2024.03.30
ハイブリッド開催って何？オンラインとの違い・メリット・運営ポイントを解説！
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Zoom等を使ったセミナーや講演会などのハイブリッド開催は、コロナ禍をきっかけに一気に需要が高まりました。
しかし、一方で「ハイブリッドってよく聞くけど、実はあまりよくわかってないんだよね……」と思う方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、今更聞けない「ハイブリッド開催」について解説します。
- ハイブリッドとオンラインって何が違うの？
- ハイブリッド開催はどんな目的で行うの？
- ハイブリッド開催ってどうやればいいの？
など、上記の疑問をもっている方は、ぜひ参考にしてください。
そもそも「ハイブリッド開催」って何？
ハイブリッド開催とは、オンラインとオフラインを組み合わせたイベントの開催方法です。
従来は「対面のイベント（オンラインイベント）」「オフラインイベント」と分かれていましたが、ハイブリッドイベントであれば一つの会場に対面参加者もオンライン参加者も集まれます。
イメージとしては、テレビの中継が近いです。
その場で参加している人もいれば、画面を通じて参加している人もいるような状態です。
ハイブリッド配信の概要については、以下の記事でも解説しているので、参考にしてください。
ハイブリッド開催が向いているイベント
ハイブリッド開催は、多くの人が集まる、または多くの人を集客したいイベントに向いています。
なぜなら、オンライン・オフラインのどちらでも参加できる利便性から、人が集まりやすいからです。
たとえば
- 講演会
- セミナー
- 交流会
などに向いています。
とくに海外からの登壇者がいる講演会やセミナーには、ハイブリッド開催がおすすめです。
海外から渡航していただく必要がないので、「渡航費用・チケット、移動の手配・時間の確保」などを用意する必要がなくなります。
どんなときにハイブリッド開催を選択すべき？オンラインイベントじゃダメなの？
ハイブリッド開催について理解していただけたと思いますが、次のように思う方もいるのではないでしょうか。
「別に、オンラインで良いんじゃないの？」
確かにオンラインイベントでも問題ありません。
会場を抑える必要もありませんから、コストも抑えられます。
しかし、実際にオンラインイベントを行っていて、以下のようなトラブルが起きたケースもあるのではないでしょうか。
- 参加者が落ちる（Zoomからいなくなってしまう）
- 参加者がうまくZoomに参加できない（入り方がわからない）
- ネット通信が不安定で固まったり途切れたりする
- オンラインイベント開催中に他の作業をされてしまう（集中してもらえない）
- 参加者同士の交流が希薄になる
オンラインならではの利便性はあるものの、やはりインターネットによるトラブルも起こりますし、人間同士の繋がりを感じにくいです。
ですから、交流が大切だったり、熱意を伝えたりするような内容であれば、ハイブリッド開催を選んだ方が良いでしょう。
ハイブリッド開催は「規模が広がる」方法
ハイブリッド開催の大きなメリットは、「規模が広がって盛り上がる」と言えます。
なぜなら、以下の要素があるからです。
- 参加者の距離の制約がない
- 参加可能人数がほぼ無限
- コミュニケーション方法の幅が広い
上記の理由によって、これまで開催できなかったような大きなイベントを実現できます。
以下で、それぞれの要素を得られる理由について解説します。
参加者の距離の制約がない
ハイブリッド開催であれば、参加者の居住地を気にせずに開催できます。
「それこそ、オンラインだけで良いんじゃない？」
と思うかもしれませんが、いくつか支店が分かれている会社で考えてみてください。
仮に、東京支店と北海道支店があるとします。
この場合、東京支店の人は東京で集まり、北海道支店の人は北海道で集まる。さらに対面で参加できない人は自宅からオンラインで参加する。
とした方が、確実に盛り上がりますよね。
実際に似たような形で同窓会をおこなった事例もあるので、そちらも参考にしてください。
参加可能人数がほぼ無限
ハイブリッド開催は、オンラインや対面開催と比べて、参加人数の枠を広げられます。
会場の場合は、当然ですがキャパに限りがあります。
Zoomの場合も、アカウントによって参加者の上限が定められています。
- 無料アカウント：100人
- プロアカウント：100人
- ビジネスアカウント：300人
- エンタープライズアカウント：500人
一方で、ハイブリッド開催でZoomと会場を使えば、参加可能人数はほぼ無限です！（無限はさすがに言い過ぎですが…）
ですから、多くの参加者が見込まれる場合には、ハイブリッド開催が向いています。
コミュニケーション方法の幅が広い
コミュニケーション方法の幅が広いのも、ハイブリッド開催ならではのメリットです。
オンラインや対面に限定したイベントだと、コミュニケーションの方法も限られてしまいます。
しかし、ハイブリッド開催であれば、以下の選択肢から好きな方法でコミュニケーションを選べます。
- 対面での会話
- 会場とオンラインの双方向での会話
- チャット
- 挙手機能
- Q&A機能
工夫次第でいくつものコミュニケーション方法を選択できるので、参加者の交流を促しやすいです。
ハイブリッド開催はデメリットにも注意
ハイブリッド開催は、残念ながらデメリットもあります。
- 一体感が生まれにくい
- 機材を扱える人が必要
- 管理の人手が多くなる
上記のようなデメリットもありますが、対策もできます。
以下でデメリットが生まれる理由と対策について解説します。
一体感が生まれにくい
ハイブリッド開催は双方向でコミュニケーションをとれるものの、一体感は生まれにくいです。
会場の空気感をそのままオンライン参加者に伝えることは、やはり難しいです。
オンライン参加者からすると「会場のテンションに対して置いてけぼりにされている」という感覚になってしまうかもしれません。
しかし、ここはイベント進行するスタッフの腕次第です。
進行台本を作りこんだり、司会者が上手にオンライン参加者に話を振ったりすれば解消できる問題です。
ただし、ここまですべてを自社だけで行うのは難しいので、イベントを全体的にサポートしてくれる会社を見つけて依頼しましょう。
機材を扱える人が必要
ハイブリッド開催をおこなうにあたっては、機材を扱える人間が必要になります。
会場の音・映像をオンライン参加者へ、オンライン参加者の音・映像を会場へ送るには、ある程度の知識がになるからです。
また、ハウリングしない工夫や聞こえやすい音への調整、見やすい映像にするための画角の調整や画作りなどもできなければいけません。
これらをすべて満たすには、やはり専門の業者に依頼するのがベストな選択です。
管理の人手が多くなる
ハイブリッド開催は、他の方法と比べて人手が必要になります。
会場側の管理スタッフと、機材を扱うスタッフで分かれるからです。
そして、人手が増えれば管理コストもかかってしまいます。
ただし、この点においても私たちのような専門業者がお役に立ちます。
私たちはハイブリッドイベントに慣れているので、最小限の人数で効率的にイベント管理をおこなえます。
予算に合わせて人数を増やしたり少なくしたりすることもできるので、無駄な管理コストがかかりません。
配信の専門家だからわかる！ハイブリッド開催をスムーズに運営するポイント
単にオンラインとオフラインを合わせれば良いわけではありません。
ハイブリッド開催をスムーズに運営するためには、
- 全体の進行を作りこむ
- 配信に必要な機材を揃える
- ハイブリッド開催に向いている会場を選ぶ
上記のようなポイントが大切です。
以下で、配信会社だからわかる、成功させるためのポイントについて解説します。
全体の進行を作りこむ
ハイブリッド開催を上手に進めるには、全体の進行を作りこみましょう。
進行がしっかり決まっていないと、全体的にグダグダした流れになってしまいます。
- どこで誰が何を話すのか？
- どこで誰がオンラインorオフラインで登壇するのか？
- どこで何を映像として映すのか？
- どこで誰に話を振るのか？
など細かく決めておけば、スムーズにイベントが進みます。
フリートでも、進行台本の作成からおこなっています。
配信に必要な機材を揃える
ハイブリッド開催を成功させるための機材は、単にパソコンやインターネット環境があれば良いわけではありません。
会場の大きさや環境に合わせた適した機材を用意しなければいけません。
マイクやカメラなども必要なので、そのあたりは専門の業者に依頼して機材を用意してもらった方が良いです。
フリートではどのような会場・環境にも合わせられる機材を用意しておりますので、ご相談ください。
ちなみに、ハイブリッド会議におすすめの機材について以下の記事で紹介していますので、参考にしてください。
ハイブリッド開催に向いている会場を選ぶ
ハイブリッド開催をおこない際に大切なのが、会場選定です。
私たちのような専門家であっても「この環境でハイブリッドをおこなうのは難しい……」という会場があります。
どうにか開催できたしても、その分、余計に機材を用意しなければならないため、通常よりもコストが発生してしまいます。
ですから、ハイブリッド開催に適した会場選びをおこないましょう。
私たちフリートは、会場選びからおこなっていますので、ぜひご相談ください。
ハイブリッド開催はフリートにお任せください
オンラインとオフラインの良いとこどりができるハイブリッド開催は、今後必ず主流になってきます。
しかし、今回解説したように、主催者側だけでハイブリッド開催を成功に導くのは難しいです。
ですから、ハイブリッドイベントを成功させるために、ぜひ私たちにご依頼ください。
フリートでは、「目的のすり合わせ・マニュアル作成・会場選定・会場レイアウト・機材の設置」などからおこない、当日のイベントを成功に導きます。
「絶対失敗できないハイブリッドイベント事例特集！」から過去のハイブリッド開催事例についても確認できますので、ぜひそちらも参考にしてください。
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