2024.02.05

東京都×スタートアップ『UPGRADE with TOKYO』イベントサポート事例

フリートでサポートしたイベント事例『UPGRADE with TOKYO』について紹介します。本イベントは東京都とスタートアップ企中心となり、企業がプレゼンをしていくイベントです。

フリートでは、イベントのマニュアル作成からYouTubeライブ配信までサポートしました。

本記事ではイベント概要・サポート内容・工夫点について解説しますので

「ライブ配信を高いクオリティで配信したい」
「イベント自体を円滑に進めたい」

という方は、ぜひ弊社の取り組みを参考にしてください。

【イベント概要】UPGRADE with TOKYOとは？

『UPGRADE with TOKYO』は、東京都とスタートアップ企業の協働で都政改題の解決を目指すピッチイベントです。

これまでに累計34回開催されており、本イベントから生まれたプロジェクトも多数。

たとえば、以下のようなプロジェクトが生まれています。

• 下水道施設における新たな工事出来形確認手法の構築/株式会社Liberaware
• 家庭と仕事の両立を目指す女性向けの再就職支援サービス/エール株式会社
• 水道施設の管理におけるドローン技術の活用/KDDIスマートドローン株式会社

ライブ配信では、単に配信を円滑に進めるだけではなくテレビレベルの画作りが求められました。

『UPGRADE with TOKYO』の主な依頼内容

本イベントのメインの主な依頼は「画作りにこだわりたい」という点でした。

単に登壇者が話すだけの映像を配信するだけであれば簡単ですが、本イベントでは「手話・登壇者・登壇者のスライド・文字起こし」まですべてを映像内に納める必要があったのです。

限られたスペースでごちゃごちゃしないようにどのようなレイアウトで見せるかが大きなポイントでした。

さまざまなアイテムを並べることで安っぽい仕上がりにならないようにも工夫しています。

『UPGRADE with TOKYO』フリートサポート内容

今回フリートがサポートさせていただいたのはYouTubeのライブ配信だけに留まりません。

イベント全体のサポートもおこなっています。

大まかにサポート内容を分けると以下の3つです。

• イベントマニュアルの作成
• 会場レイアウト作成
• 機材の選定・設置

具体的にどのようなサポートをおこなったのか、以下で解説します。

『UPGRADE with TOKYO』サポート①マニュアル作成

本イベントでは、全体のマニュアルもフリートが作成しました。

マニュアルを用意することでイベントに関わる人が全体の流れを理解してスムーズに進められるようになります。

マニュアルは以下の内容を含む全44ページにわたります。

• イベント概要
• プログラム
• 当日スケジュール（機材搬入から開催まで）
• 運営体制
• 審査員情報
• 登壇者情報
• 会場レイアウトイメージ
• 会場ステージ・マイク環境
• ステージレイアウトイメージ
• 画面構成のイラスト例
• 配信機材構成
• 進行台本
• 緊急時の対応

マニュアル作成はイベントを進めるなかでとても重要です。

わかりにくかったり伝わりにくかったりするマニュアルでは意味がありませんので、必要な際にはぜひフリートにご相談いただければと思います。

『UPGRADE with TOKYO』サポート②会場レイアウト作成

マニュアルにも掲載されていますが、会場レイアウトの作成もフリートでおこないました。

会場レイアウトを周知しておかないと「誰をどこにご案内するのか」「この場所は邪魔になるのかならないのか」がわからなくなってしまいます。

そのためにフリートでは以下のように分けて細かく会場レイアウトを作成しました。

• MC台
• 登壇エリア
• 機材配置場所（モニター・タイマー表示・マイク・カメラ位置・スピーカー位置・オペレーター卓）
• 関係者席
• 審査員席
• 審査委員控室
• 業者控え室
• 登壇者控室

「こんなに細かく記載する必要ある？」と思うかもしれませんが、イベントの最中には「控室ってどこでしたっけ？」「この場所に荷物置いて大丈夫ですか？」などさまざまなケースが想定されます。一つひとつの対応が積もって全体進行の遅れや遅れからの焦りによるトラブルにつながるので、できる限り細かく作りこんでおいて損はありません。

『UPGRADE with TOKYO』サポート③機材の選定・設置

機材の選定・設置もフリートでおこなっています。

イベントをどう見せるかによって適している機材は異なるので、機材の選定は我々のようなプロに任せていただけた方が理想的なイメージに近づけます。

細かい機材については省かせていただきますが、配信に大事なカメラについては計4台を設置しました。

なかでも今回特殊なカメラとして『PTZオートフレーミングカメラSRG-A40』を使用しました。

『PTZオートフレーミングカメラSRG-A40』は、リモートコントロールできるカメラで、ボタン一つで映す相手を切り替えてくれる高性能カメラです。

今回のイベントではプレゼンに対して数名の審査員がお話をするのですが、その話をしている審査員に映像を向けなければいけませんでした。

このような場合、審査員分のカメラを用意しなければいけません。（テレビなどで一人ひとりの席に小さいカメラが設置されているのをイメージしてください）

しかし、実際に一人ひとりの席にカメラを配置するとなると機材の数が多くなり費用もかかります。

『PTZオートフレーミングカメラSRG-A40』であれば、自動的に審査員にカメラが向いてくれるので、本来数多くカメラが必要なところを1台で対応できました。

『UPGRADE with TOKYO』のフリートだからこその工夫ポイント

『UPGRADE with TOKYO』で工夫が必要だったポイントについて解説します。

「どんな対応ができるのか？」
「どんなイベントにしてくれるのか？」

の参考になるかと思いますので、ぜひご確認ください。

『UPGRADE with TOKYO』工夫①時間のない中でもミスをしない工夫

今回のイベントでは、当日に時間の余裕はそれほどありませんでした。

数日借りられるような会場ではないので、当日設営・当日リハ・当日本番・当日撤収までおこなわなければいけないからです。

一つひとつの作業で遅れをとってしまうと全体がだらけてしまうので、最初から最後まで集中を切らさずに心がけました。

また、スムーズに進行するために数日前から搬入経路の確認や下見をしています。

『UPGRADE with TOKYO』工夫②目的のすり合わせ

本イベントに限らず、フリートでは目的のすり合わせを最も大切にしています。

「なんのために、誰に届けたいのか？このイベントで何がしたいのか？」

イベントを成功させるためにはこの共通意識が必須です。

なぜなら、目的さえ共有していれば大きなミスにならないからです。

反対に目的が共有されていないと、ミスではない内容でさえミスや不満になります。

たとえば時間がおしてどこかのプログラムをカットするとしたときに、目的がわからないままだとどのプログラムをカットするべきかの判断軸がありませんよね。しかし、目的さえ決まっていれば「今回の目的においてこのプログラムは優先度が低いからここをカットしましょう」と判断がスムーズになります。

もし後々「なぜここをカットしたのか？」という話になっても「この目的のために…」という話で納得を得られます。

全員が同じ気持ちで同じ目的を達成するために、すり合わせは必要不可欠なのです。

ライブ配信はYouTubeとZoomどっちを使うべき？

昨今ではライブ配信のできるプラットフォームがいくつもありますが、とくにどのプラットフォームだから難易度が変わるというわけではありません。

ついプラットフォームの違いで考えてしまいがちですが、すべて「ライブ配信」であることに変わりがないからです。

ですから、YouTubeやZoom以外のプラットフォームを利用したい場合でも、ご相談いただけます。

YouTubeとZoomの使い分け

ライブ配信のプラットフォームとして、どちらを使うべきとは言い切れません。

用途によっての使い分けの例は以下にまとめましたので、参考にしてください。

理想イメージを具現化するために

イベントの理想イメージを具現化するためには、業者への依頼を検討してください。

「こんなことをしたい」
「こんな見せ方をしたい」

といった場合に、業者の手を借りずにやろうとしても理想通りにはいきません。

その結果「この位までできればいいか……」と妥協してしまう企業もあるのではないでしょうか。

フリートであれば、その理想を求めるレベルにまでもっていけます。

今回はYouTubeを使った配信でしたが、YouTube以外のプラットフォームも利用可能です。

また、適しているプラットフォームの選定も当社でアドバイスいたします。

ぜひイベントを検討されている企業は、一度ご相談ください。

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