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2024.06.30

Zoomウェビナー「設定・操作・進め方」完全マニュアル!

Zoomウェビナーを使用する際は、注意してください。

「Zoomミーティングの使い方わかっているからウェビナーも使いこなせるだろう」

と思っていると……

「あれ?Zoomミーティングではできたのに、ウェビナーではできないの?」

「Zoomミーティングにはなかったこの機能なに?」

など、Zoomミーティングとの違いに困惑してしまいます。

そこで今回の記事では、Zoomウェビナーの【設定・操作・進め方】を完全解説します!

  • 初めてZoomウェビナーを利用する
  • Zoomウェビナーで失敗した経験がある
  • Zoomウェビナーをもっとスムーズに使いたい

上記に当てはまる方は、ぜひ最初から最後まで参考にしてください。

 

Zoomウェビナースケジュール設定

ZOOMウェビナーをスケジュールする方法は、ZOOMのWEBポータルを利用します。

まず、ブラウザからZOOM.USにアクセスし、画面右上にある「サインイン」ボタンをクリックします。

サインインの際は、ZOOMに登録したメールアドレスとパスワードを使用するか、シングルサインオン(SSO)など、組織が指定した方法でWebポータルにログインしてください。

ポータルにサインインしたら、画面左側のメニューリストから「ウェビナー」を選択。

次に、画面右上にある「ウェビナーをスケジュールする」ボタンをクリック。

このプロセスで、簡単にZOOMウェビナーのスケジュールを設定できます。

なお、ZOOMウェビナーの機能を利用する際は、使用しているブラウザが対応しているかどうかを事前に確認しておきましょう。

対応ブラウザは、以下の4つです。

  • Google Chrome
  • Mozilla Firefox
  • Safari
  • Microsoft Edge

ZOOMウェビナーのスケジュール基本設定

Zoomウェビナーのスケジュール設定画面では、基本項目を順番に入力していきます。

最初に、ウェビナーのトピックと説明を入力します。これらの情報は登録ページに掲載されます。

次に、開催日と所要時間を設定します。

定期的にウェビナーを開催する場合は、「定期的なウェビナー」にチェック。定期開催の頻度は「毎日、週ごと、毎月、固定時刻なし」の中から選択できます。

さらに、リピート頻度を設定することで、より細かい間隔での開催が可能です。例えば、毎月の設定とリピート頻度を3ヶ月に設定すれば、3ヶ月に1度のウェビナー開催をスケジュールできます。

視聴者の事前登録が必要な場合の設定方法

Zoomウェビナーに参加する視聴者に事前登録を求める場合は、「必須」のチェックボックスを選択します。

定期開催のウェビナーを設定している場合、参加者の登録方法について3つのオプションが用意されています。

  • 1回の登録で全ての定期開催ウェビナーに参加できるオプション
  • 毎回新たに登録が必要なオプション
  • 初回登録時に参加したいウェビナーを選択できるオプション

これらの中から適切なものを選択してください。

また、セキュリティを強化したい場合は、「認証」にチェックを入れることで、パネリストや視聴者がZOOMにサインインしていることを確認してから参加を許可できます。

オプション項目

オプションでは、主に以下の項目をカスタマイズできます。

  • Q&A…質疑応答など行う場合はチェックを入れる
  • 練習セッション…本番前のリハーサルとして活用されている機能
  • パネリストの外観をホストが制御…全体の壁紙、バーチャル背景、名前タグのカスタマイズが可能
  • 通訳者の設定…アドレス登録・通訳内容の設定

これらをすべて確認したら、視聴者のカレンダーへ招待状を送ります。

ZOOMウェビナーのカスタマイズ

Zoomウェビナーのスケジュール画面から下にスクロールすると、「招待・メール設定・ブランディング・投票」などのタブが表示されます。

それぞれの項目についても確認しておきましょう。

パネリストの招待

パネリストは必ず事前に登録しておきましょう。

登録方法には、CSVファイルからのインポートと直接編集の2つのオプションがあります。

CSVインポートを選択する場合、ZOOMのサポートサイトから専用フォーマットをダウンロードし、メールアドレスと名前の順でデータを入力、カンマ区切りでCSVファイルとして保存します。

直接編集を選択する場合は、名前とメールアドレスを直接入力します。

登録後、専用のチェックボックスを選択することで、各パネリストに個別の参加用URLをメールで送信できるようになります。

出席者の招待

視聴者の登録用URLは「登録リンク」に表示されているURLです。

このURLをメールやホームページでの案内に記載して、参加希望者に周知しましょう。

また、右側にある「招待状のコピー」機能を使用すると、招待状の全文をコピーできます。

視聴者の登録後、自動的にURL付きの確認メールを送信したい場合は、「確認メールをオンにする」をクリックし、「登録者に確認メールを送信」にチェックを入れて保存します。

この設定を行わないと、ホストが手動で参加案内メールを送信しなければなりません。

ウェビナー登録設定

ウェビナーの登録設定では、視聴者からの登録に対する承認方法を細かく調整できます。

詳細設定画面に進むには、「編集」ボタンをクリックします。この画面では、登録タブで参加希望者の承認を自動で行うか、手動で行うかを選択できます。

さらに、新規登録があった際にホストにメール通知を送るかどうかも設定可能です。

中央の質問タブでは、登録時に収集する情報とその必須項目を選択できます。右側のカスタム質問タブでは、主催者が独自の質問を追加できます。

ウェビナー参加登録状況の確認

ウェビナーの参加登録状況は、「出席者を管理」セクションで確認できます。

「編集」をクリックすると、詳細な情報が表示されます。

既に登録した参加者のリストがここに表示され、各参加者の情報を確認できます。また、必要に応じた様々な管理タスクの実行が可能です。例えば、参加者の登録をキャンセルしたり、確認メールを再送信したりできます。

メール設定

自動メールを送付する場合の設定は、メール設定から確認できます。

登録者への自動確認メールの設定では、「確認メールをオンにする」をクリックして、「登録者に確認メールを送信」にチェックを入れて保存します。

さらに、リマインダーメールの機能もあり、ウェビナー開始の1週間前、1日前、1時間前など、複数のタイミングでメールを送信するように設定できます。

その他、ウェビナー終了後の参加者や欠席者へのフォローアップメールの設定もこのメニューから設定可能です。

ブランディング機能

ブランディング機能では、ウェビナー全体の壁紙、参加者全員に適用されるバーチャル背景、名前タグのデザインをカスタマイズできます。

ウェビナーの画面に統一感を持たせたい場合に役立ちます。

さらに、登録ページのカスタマイズオプションも表示されます。

カスタマイズオプションでは、登録ページにバナーやロゴを追加することができ、組織のアイデンティティを表現できます。

投票クイズ

Zoomウェビナー中に参加者の意見を集めたり、理解度を確認したりするための効果的なツールとして、投票機能があります。

この機能を利用するには、事前に「作成」ボタンをクリックし、質問文と選択肢を準備しておきましょう。

質問のタイプは、以下から選べます。

  • 単一回答
  • 複数回答
  • マッチング回答
  • 順位回答
  • 自由回答

アンケート機能

Zoomウェビナー終了後の参加者からのフィードバックを得るために、アンケート機能が用意されています。

新しくアンケートを作成するには、「新規アンケートを作成」をクリックし、質問文と選択肢を入力します。

質問の種類は、「単一回答・複数回答・自由回答・スケール評価」などから選択可能。

アンケートの作成が完了したら、「保存」をクリックして設定を確定させます。

また、オプションの編集画面から、ウェビナー終了直後にブラウザ上で表示させたり、後日送信するフォローアップメールにアンケートリンクを含めたりする設定もできます。

Q&A質疑応答

Q&A質疑応答の初期設定を変更したい場合は、右側の「編集」ボタンをクリックします。

ここでは、「匿名での質問を許可するかどうか」「視聴者に表示する質問の種類」などをカスタマイズできます。

詳細タブでは、より高度なマーケティングオートメーションツールとの連携や、ライブストリーム配信の設定が可能です。

ただし、ライブストリーム配信を行う際には、ZOOM側の設定に加えて配信先のプラットフォームでのストリームキーの取得など、追加の設定が必要になります。 また、組織の管理者の許可が必要な場合がありますので、必ず管理者に確認しておきましょう。

Zoomウェビナーを開始!

ZOOMウェビナーを開始する方法には2つの方法があり、どちらもZOOMのWEBポータルから行います。

まず、ポータル上でウェビナーを選択し、該当するウェビナー名を見つけます。そこから、直接「練習セッションを始める」をクリックするか、またはウェビナー名をクリックして詳細画面に進み、右上に表示される「練習セッションを始める」ボタンをクリックします。

これらの方法のいずれを選択しても、練習セッションを設定している場合は、まず練習セッションに入ることになります。

Zoomウェビナー開始前【練習セッション】での確認事項

Zoomウェビナー開始前には、必ず練習セッションを行いましょう。

トラブルを避けるためには、とくに以下の項目の確認が重要です。

  • オーディオ・ビデオ・バーチャル背景の設定
  • 画面共有、Q&A投票、などの操作方法に問題がないか?全てのパネリストに問題がないか?
  • 視聴者のビュー設定
  • 通訳が入る場合の通訳開始

練習セッションを有効にしている場合は、ホストとパネリストのみが参加可能です。視聴者にはまだ見えていない状態なので、上記の項目を必ず確認しておきましょう。

以下で、具体的な確認内容や方法について解説します。

オーディオ・ビデオ・バーチャル背景の設定

ZOOMウェビナーでは、オーディオとビデオの設定が画面下部のコントロールバーから行えます。

オーディオ設定は、マイクアイコンの右上にある上向き矢印をクリックしてください。使用するデバイスの選択や詳細設定にアクセスできます。

ビデオ設定も同様に、カメラアイコンの上向き矢印から行え、さらにビデオ設定からはバーチャル背景の確認も可能です。

コントロールバーに表示されるアイコンは、ユーザーの役割によって異なります。

ホストが最も多くの制御オプションを持っており、パネリストがそれに続きます。

視聴者は視聴に集中するため、ビデオや画面共有のアイコンは表示されません。

画面表示の種類とスポットライト機能

ホストやパネリストは、ビュー画面の見た目を設定できます。

それぞれの特徴を理解して、必要に応じて設定してください。

  • スピーカービュー…スピーカーが大きく表示されます
  • ギャラリービュー…参加者全員が均等なサイズで表示されます
  • イマーシブビュー…ホストやパネリストが単一のバーチャル背景上に配置されます

また、スポットライト機能についても覚えておきましょう。

スポットライト機能は、特定の参加者に注目を集めるツールです。

スポットライトを設定された参加者は、発言中でなくても常に画面上で大きく表示されます。

この設定はホストが行い、すべての参加者の画面に反映されます。

スポットライトを設定するには、対象となる参加者の画面右上にカーソルを合わせ、表示される「…」アイコンをクリックします。

そこから「全員のスポットライト」を選択すると、その参加者が画面上で大きく固定表示されます。

スポットライトを解除したい場合は、画面左上の「スポットライトを削除」をクリックするだけで、元の表示に戻ります。

視聴者側のビュー設定

Zoomウェビナーはミーティングと異なり、視聴者は自身でビューの設定を行えません。

ホストが視聴者ビューをコントロールすることになるので、設定方法を確認しておきましょう。

視聴者のビュー設定については、「出席者ビュー」として設定できます。

選択肢は、以下の3つがあります。

  • ホストのビューに合わせる「ポストのビューをフォロー」
  • 発言者を中心に表示する「スピーカービュー」
  • 参加者全員を均等に表示する「ギャラリービュー」

ただし、特殊なケースとして、イマーシブビューやスポットライト機能が使用されている場合は、視聴者側の設定に関わらず、特殊ビューが優先して適用されます。

Zoomウェビナー開始後の設定

ウェビナー開始後の設定として、「ライブストリーム配信・レコーディング・通訳」の3つについて解説します。

ライブストリーム配信については、ホストが「詳細」メニューから、希望する配信媒体を選択してストリーム配信を開始できます。

レコーディングを行う場合は、レコーディングを開始して、ローカルまたはクラウドのいずれかの保存先を選択してください。

多言語対応のウェビナーでは、通訳機能が利用可能です。ホストが通訳を開始すると、視聴者の画面に「通訳が利用可能です」という通知が表示されます。

視聴者は通訳アイコンをクリックして、希望する言語や手話を選択できます。

以下では、より細かい機能について解説します。

Zoomウェビナー視聴者の管理

ウェビナーが開始されると、ホストには視聴者を管理するための追加機能が利用可能になります。

画面下部の参加者アイコンをクリックすると、右側に「出席者」として視聴者の一覧が表示されます。

各視聴者の名前にカーソルを合わせると、管理メニューが表示されます。

このメニューの中で「トークを許可」をクリックすると、その視聴者にミュート解除の依頼を送ることができ、視聴者が承諾すれば発言できるようになります。

ただし、視聴者は音声のオン/オフは自身で操作できますが、ビデオの切り替えはできません。

さらに、視聴者名の右側にある「…」をクリックすると、追加のオプションメニューが表示されます。

この設定からは、個別にチャットメッセージを送ったり、視聴者をパネリストに昇格させたりできます。

画面共有

動画や音声を含むコンテンツを共有する際は、「音声を共有」にチェックを入れてください。

同時に「ビデオクリップ用に最適化」オプションを選択すると、動画のスムーズな再生が可能になります。

画面共有の設定画面は、「ベーシック」「詳細」「ファイル」の3つのタブに分かれており、共有したいコンテンツの種類に応じて適切なタブを選択できます。

それぞれの特徴は、以下のとおりです。

  • ベーシック…デスクトップ全体・PowerPoint・Excel・Webブラウザなどの特定アプリケーションの共有
  • 詳細…バーチャル背景としてスライドを設定したり、カメラが2台ついている場合に第2カメラのコンテンツの共有など
  • ファイル…ストレージからファイルを共有したい場合

画面共有時に使える機能

画面共有時には「注釈機能」を使ってみましょう。

注釈アイコンをクリックすると、多様な機能を含む注釈バーが表示されます。

この機能を使用すると、共有画面上に線やオブジェクトを描画したり、スタンプを押したりできます。

また、スポットライトや矢印を使用して特定の箇所を強調したり、ペンツールで直接書き込むなどもできるので、重要な説明をするときに便利です。

チャット設定

チャットは、主にホストとパネリスト間のコミュニケーションツールとして使用されます。

チャットアイコンをクリックすると、チャットウィンドウが開き、メッセージのやり取りが可能になります。

ホストの設定によっては、視聴者を含む全参加者間でチャットを有効にすることもできますが、あまりおすすめはできません。

なぜなら、視聴者からの質問がチャットに投稿されると、内部連絡と入り混じって重要な質問を見逃したり、メッセージの宛先を間違えたりするリスクが高まるからです。

そのため、チャットは主に運営側の内部連絡用として使用し、視聴者からの質問や意見は専用のQ&A機能を活用する方法をおすすめします。

また、ホストには視聴者のチャット機能を完全に無効にする方法もあります。

設定方法は以下のとおりです。

  1. 設定メニューの「…」をクリック
  2. 出席者チャット可能対象
  3. 該当者なし

Q&Aの見方

Q&Aアイコンをクリックすると、視聴者からの質問が蓄積されている画面が表示されます。

質問への対応方法は主に二つ。

ライブ回答の場合、「ライブ回答」ボタンをクリックすることで、質問者と他の参加者に口頭で回答する意思を示せます。回答後は「完了」をクリックして、質問を「回答済み」タブに移動させます。

文字で回答の場合は、回答を入力し送信すると、同様に「回答済み」タブに移動します。

Q&Aの詳細設定は、画面右上の歯車アイコンから行えます。

たとえば、匿名質問の許可や、視聴者が閲覧できる質問の範囲などの設定が可能です。

質問管理においては、各質問の右側にある「…」メニューから、質問の却下や削除ができます。

却下された質問は後で再検討できますが、削除された質問は完全に除去されます。ただし、質問者本人には却下や削除の通知はされません。

投票機能の設定

ZOOMウェビナーの投票機能は、参加者に質問を投げかけて回答してもらう機能です。

投票を開始するには、ウェビナー中に「投票」ボタンをクリックします。

すると、事前に作成された質問が視聴者に表示されます。

視聴者には質問画面が表示され、選択肢から回答を選んで「送信」をクリックしてもらいます。その間、ホストは回答率や途中結果をリアルタイムで確認できます。

「投票を終了」すると、即座に集計が始まります。

このとき、ホストが「結果を共有」をクリックすると、集計された結果を全参加者に公開できます。

リアクション機能

視聴者の反応を即時に確認できるツールとして、リアクション機能があります。

リアクション機能の種類は、主に2つ。

一つ目は「手を上げる」機能です。視聴者が手を上げると、ホスト側で誰が手を上げたかを確認できます。

ホストは参加者ウィンドウで該当する視聴者の名前にカーソルを合わせることで、発言を許可したり、パネリストに昇格させたりすることができます。

二つ目は絵文字によるリアクションです。視聴者がリアクションアイコンから絵文字を選択すると、その絵文字がホスト、パネリスト、そして全視聴者の画面右下に数秒間浮かんで表示され、自動的に消えます。

Zoomウェビナー終了後も気を抜けない!

ZOOMウェビナーを終了する際は、画面右下にある「終了」ボタンを押してください。

このとき、ホストの動きとしては「全員に対してウェビナーを終了する」「自分だけが退出する」の2パターンがあります。

ただし、自分だけ退出する場合には、パネリストの誰かに新しいホスト権限を割り当てる必要があります。

この場合、画面に表示される指示に従って、次のホストを指定してから退出します。

レコーディングの共有

ウェビナー終了後のレコーディング共有方法について知っておきましょう。

レコーディングされたデータは、ZOOMのWebポータル内の「レコーディング」セクションから確認できます。

クラウドに保存した場合は、「クラウドレコーディング」タブから該当するデータを選択します。

共有設定は、右上の「共有」ボタンをクリックしてください。

設定では、レコーディングの視聴権限を細かく設定できます。

例えば、「リンクを持つ全ての人に公開」「ZOOMアカウントにサインインしているユーザーのみ」「特定の個人だけに共有する」などの選択が可能です。

さらに詳細な設定として、レコーディングの有効期限を設定したり、視聴者によるダウンロードを許可するかどうかを決定したりできます。

全ての設定が完了したら、生成されたリンクをコピーし、メールなどで対象者に送付してください。

ウェビナーレポートの出力

ウェビナーレポート作成のプロセスは、ZOOMのWEBポータルから行います。

「レポート」セクションを選択し、左側のタブから「使用状況レポート」の「ウェビナー」を選択。

レポート作成は3つのステップで進みます。

  1. 出力したいレポートのタイプを選択
  2. 分析対象となる特定のウェビナーを選択
  3. CSVレポートを作成

レポート機能を活用することで、参加者数、質疑応答の内容、参加時間などの詳細なデータを取得でき、ウェビナーの成功度を測定したり、今後の改善点を見出したりすることができます。

Zoomウェビナーを成功させましょう!

Zoomウェビナーを成功させましょう!

Zoomウェビナーを開催するときは、ぜひ今回の記事を参考にしながら一つひとつ進めていってください。

着実に設定していけば、ミスを防いでスムーズな進行ができます。

ウェビナー前に時間があれば、ぜひ一度練習してみてくださいね。

とはいえ、なかなかすべてを読みながら進めていくのは大変だと思います。

とくに、自社のみで行う場合は、ホストとパネリストの一人二役をしなければならないケースもあるでしょう。

このような状態だと、ミスを起こしやすくなるので注意してください。

どうしても自社だけで難しい場合は、ぜひフリートにご相談ください。

フリートは「Zoomミーティング・Zoomウェビナー」どちらの操作も熟知しており、スムーズな進行を行えます。

そのほか、Zoomウェビナーを成功させるためのイベント進行の方法についてもアドバイスします。

ぜひ一緒にウェビナーを成功させましょう!

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