2023.06.05
絶対失敗できないハイブリッドイベント事例特集！
この記事は⏱約16分で読めます
Zoomだけでなく、リアルイベントも復活してきた昨今、これからハイブリッドイベントを行おうと考えている企業もいるのではないでしょうか。
しかし、ハイブリッド配信は特殊な配信のため、様々な不安があるかと思います。
なかでも、最も不安に感じるのは、会社の大事なイベントで失敗してしまうことではないでしょうか？
とくによくある失敗が
- ホストのパソコンが突然落ちる
- Zoomが思ったように機能してくれない
- 著名人をリモート登壇者として呼んでいるのに映像がプツプツ途切れる……
など。
想像しただけでゾッとしてしまいますよね……。
では、そんなことが絶対許されない、ハイブリッドイベントを運営オペレーションした事例をいくつか紹介します！
ハイブリッドイベント事例特集
【1】失敗が許されないハイブリッドイベントの事例を集めました！
フリートでは、これまで数々のハイブリッド配信のサポートを行ってきました。
数々の事例から、とくに大きな、まさに失敗が許されない（もちろん他のイベントも失敗は許されません！）イベントの事例を、以下で紹介します。
①STSフォーラム
画像引用：Executive Summary of the STS | STS forum (NPO)
STSフォーラムは「科学技術と人類の未来に関する国際フォーラム（Science and Technology in Society forum）」の略称で、同種の国際会議としては世界最大規模のイベントです。
ノーベル賞受賞者も参加するような、格式の高い、歴史ある会です。
本イベントで、とくにポイントとなったのは、以下の4つです。
- 複数の会場での同時開催
- 様々な国の登壇者への説明
- オンサイト会場での運営サポート
- 進行台本の作成
とくに、登壇者への説明や進行台本の作成は、フリートのサポートの腕の見せ所でした。
本イベントは、登壇者だけでも20名以上が参加し、様々な国の方がいます。
そのため、登壇者がZoomやパソコンの使い方に迷わないように、一つひとつの使い方をマニュアルにまとめ、英語を用いて資料を作成しました。
その他、トラブルが起こらないよう「バックステージ機能」や「オーディオダイヤルイン機能」も駆使しています。
具体的な内容については、以下の記事も参考にしてください。
②株式会社エクサウィザーズ様
公式ページ：https://dx-lp.exawizards.com/exawizards-forum-2022
株式会社エクサウィザーズ様では、「ExaWizards（エクサウィザーズ） Forum 2022〜Web3時代にAIで未来を切り開く」というハイブリッド大規模イベントをサポートさせていただきました。
参加人数は約2,500名。
登壇者は著名人ばかりです。
- 株式会社ディー・エヌ・エー 代表取締役会長 南場智子氏
- 米イェール大学助教授（経済学）成田悠輔氏
- 女優・経営者・研究者 いとうまい子氏
- Astar Network ファウンダー 渡辺創太氏
などなど……。
登壇者の方々は海外に拠点を置いている方ばかりであったため、リアルだけではなくZoomを用いたハイブリッド配信を行いました。
本イベントでとくにフリートが重要視したのは、限られた予算での最大のパフォーマンスです。
なんとこちらのイベントは、これだけ豪華な内容でありながら、参加費が無料でした。
そのため、知恵とアイデアで参加者の満足度を高めなければいけなかったのです。
そのような状況でも、主催者、参加者に満足していただけたのは、フリートの機材への知識、Zoomへの知識があったからだと自負しています。
イベントというのは、予算をかければ良いイベントができるわけではありません。
高額な機材がなくても、Zoomの機能を上手く使うだけで、様々なことができます。
そのため、高額な機材や派手すぎる演出については「本当に必要かどうか？」を検討することをおすすめしています。
私たちフリートは、イベント参加者の体験価値を上げるために注力しているので、本イベントにおいても「コスト」をかけるのではなく、「知恵」で満足していただけるイベントを実現しました。
本イベントの具体的な内容については、以下の記事でも解説しております。
③ディープラーニング協会様
2022年に、ディープラーニング協会様「総会・感謝の会」のZoom配信をサポートさせていただきました。
ディープラーニング協会は、ディープラーニングを事業の核とする企業が中心となって設立された協会で、ディープラーニング技術を日本の産業競争力につなげていこうという意図のもと設立された一般社団法人で、全ての会員を合わせると90以上もの企業が参加しています（2023年5月時点）。
本イベントは、オンラインとオンサイトの見せ方や、ウェビナーとミーティングの切り替えがポイントとなりました。
とくにプログラムの中の「表彰」においては、Zoom側でみる画面とリアル会場で見る画面とで、見やすいようにレイアウトにこだわっています。
また、本イベントは、前半・後半でウェビナーとミーティングを切り替えなければいけなかったので、事前のアナウンスをしっかり。
さらに、ウェビナーからミーティングに切り替える際に、参加者が違和感をもたないように、同じ機材で同じ設定で、スムーズに参加できるように心がけました。
本イベントの具体的な事例については、以下の記事でも解説しております。
④【記者会見】Deloitte.&TOM’S様
デロイト トーマツ ファイナンシャルアドバイザリー合同会社と株式会社トムス（以下：Deloitte.&TOM’S）による記者会見を、ハイブリッド配信でサポートさせていただきました。
Deloitte.&TOM’Sでは、2021年から協業しており、新しいモビリティ社会の確立に向けた業界変革を構想し実現することを目的としています。
今回の事例は、包括協業開始から1年目の成果に関する記者会見です。
本イベントは、とても急な相談で、実施までの期間が短いというのがポイントでした。
さらに、お客様からの依頼も「いい感じにお願いします」というもの。（笑）
実施までの期間もないため、すべてフリートに任せてもらい、バッチリ満足していただけるイベントに仕上げました！
また、記者からの質問を司会に繋げる方法も一つのポイント。
オンライン、オンサイト両者の質問を受け取ってスムーズに対応するために、フリートも裏で対応。
裏ではバタバタしていましたが、イベント自体は全体的にスムーズに進みました！
本イベントの具体的な事例については、以下の記事でも解説しております。
⑤【同時通訳】公益財団法人 国際労働財団様（以下：国際労働財団）
公益財団法人国際労働財団は、1989年から活動しているNGOでありNPO団体です。
名前のとおり、国際的な組織であるため、本イベントでも複数の言語が飛び交っていました。
そこでフリートがとくに注力したのは、Zoomの同時通訳機能を使ったハイブリッド配信！
同時通訳というのは、話し手の言葉を通訳者が同時並列で別の言語へと訳して、聞き手に伝える方法です。
話し手と同時に通訳されるので、タイムラグなく話しを聞けます。
そんな同時通訳にはZoomの機能が最適！
とくに通訳が必要な登壇者がリモートで参加する場合、Zoomが最も適していると言えます。
Zoomであれば、通訳者の指定、通訳する言語の設定が可能だからです。
実際の同時通訳の使い方については、以下の記事で解説しているので、参考にしてください！
ハイブリッドイベント事例特集
【2】本当に心配してることって、こんなことではありませんか？
ハイブリッドイベントを行うにあたって、一番の心配は大きく2つではないでしょうか。
一つは「失敗したくない」。
当然ですよね。
せっかくのハイブリッド配信で失敗してしまうと、会社の看板に泥を塗るようなことになってしまいますし、失敗してバタバタしてしまうと、社外的にも社内的にも恥ずかしいです……。
そして、もう一つの大きな悩みは、やはりコスト。
「ハイブリッド配信をやりたいけど……お高いんでしょう？」
と不安に感じるお客様がほとんどです。
さらに、数社から見積もりや詳細をもらっても
- 「この金額が高いのか安いのかわからない」
- 「そもそもどうしてこの金額になるのかよくわからない」
- 「スタッフ人数ってこんなに必要？でも業者が言うなら間違いないんだろう……」
- 「機材の名前が並べられてるけど、どれが何かわからないから何とも言えない」
という状態になってしまいます。
この状態では、気持ちよく次に進んでいけませんよね。
ハイブリッドイベント事例特集
【3】あなたの不安が解消されない理由はこれ
ハイブリッド配信を行う上で、多くのお客様がモヤモヤを抱えたままになってしまう理由は、ずばり「配信業者の言ってることがわからない」ではないでしょうか。
いわゆる業界用語ではないですが、配信業者は配信業者の言語をベースに話してしまいやすいです。
Zoomの機能も機材のことも、ハイブリッド配信のことわからないのに
「この機能がこれで、この機材が必要で～……」
と言われても、理解できませんし判断できませんよね。
そんな中で
「とにかくこれが必要なんですよ！」
とごり押しされてしまったら、腹落ちしないまま進んでしまいます。
つまり、コミュニケーションが上手くいっていないんです！
フリートは、このコミュニケーションを最も大事に、お客様に安心してもらえるような説明を心がけています。
ハイブリッドイベント事例特集
【4】何を達成したくてイベントをやるのか、「目的」を共有できていなければ上手くいくはずがない
ハイブリッドイベントを行うにあたって、大事なのは「コスト」や「機材」ではありません。それよりも、もっと前の段階、「イベント開催の目的」が大事なのです！
目的が明確になっていないと、次に何をするべきなのかが決まりません。
だから、私たちフリートは、目的を共有しながら進めることを大事にしています。
では、そのために何が大事なのか？
ここで「丁寧な説明」が必要になってくるのです！
難しい言葉をどれだけ説明したって、それは丁寧ではありません。
「じゃあ丁寧な説明って何？」
その答えは、お客様に合わせた共通言語です。
例えば、会場でイベントを行う「リアル開催」についても
- リアル
- インパーソン
- オンサイト
と3つの言い方があるんですよ！
ほとんどの場合は「リアル」と言っているのではないでしょうか。
「リアル」と言っているお客様に対して「インパーソン」と言っても「インパーソン？うちはリアルでやりたいって言ってるんだけど……」のように、話が噛み合っていきません。
さらに、これまであった例では
- パネリストと共同ホストを同じ意味として捉えてしまっている
- チャットとQ&Aを同じ意味で捉えてしまっている
- 共同ホストを設定したいというお客様が本当に求めていたのは代替ホストだった
などです。
私たち配信業者にはわかることですが、お客様が知っているとは限りません。まずは言語の認識を合わせていくことから始めます。
これが丁寧な説明であると、私たちは考えています！
ハイブリッドイベント事例特集
【5】ヒアリングから費用が出るまでの進み方
では、実際にハイブリッドイベントを進める流れについて解説していきます。
基本的な流れは、以下のとおり。
- ヒアリング
- 要件定義
- お見積り
まず最も大事と言っても過言ではないのが、ヒアリングです。
- いつ
- どのくらいの規模で
- どんな目的で
をヒアリングさせていただきます。
次に、要件定義。
ヒアリングをもとに、お客様側で決まっていること、決まっていないことを明確に洗い出していきます。
その内容をもとにして、フリートがサポートする部分とお客様側で担当してもらうことを分けていきます。
「何をどちらが行うか」を明確にすることで
「じゃあフリート側ではこれをやるので、この機材が必要になります」
といったように、大体の見積もりが出せるようになります。
反対に言えば、ここを明確にできていないと、お見積りが難しいです。
そして、細かく要件定義をした上で、お見積りの流れになります。
ハイブリッドイベント事例特集
【6】こんな失敗…考えただけでゾッとするぜ…
ここまで、ハイブリッドイベントを成功させる方法について解説してきました……が！反対に「失敗って、どんな失敗があるの？」と思う人もいるでしょう。
そこで、考えただけでゾッとするような失敗の例を紹介します。
過去にあった大きな失敗として、以下の3つがあります。
- パソコンが落ちる
- ソフトウェアが思ったような動きをしない
- ブレイクアウトルームに飛ばした時に参加者やホストマシンが落ちてしまってグダグダな流れになってしまった
どうでしょうか？
こんな状況になったら現場は大慌てですよね。
進行が途中で止まってしまいますから、参加者の集中力や緊張感も切れてしまいます。
ハッキリ言って、最悪な状態です。
その他、よくお客様から相談を受けるトラブルとして、以下の5つがあります。
- 自社ですべてを行おうとしたけど、機材の接続が上手くいかなかった
- ハウリングしてしまった
- ネット回線が落ちてしまった
- 思ったような画を見せられなかった
- パワーポイントによるトラブル
これらほとんどの原因は、お客様のやりたいことと、使用するプラットフォームの違いがあります。
「良いツールだと思って使ってみたけど、結局使いきれなかった」
プラットフォームに限らず、機材にも同じことが言えます。
つまり、トラブルを避けるためには、適切なプラットフォームと適切な機材、そして適切な知識が必要なのです！
ハイブリッドイベント事例特集
【7】「参加して良かった」という声が聞けるハイブリッドイベントに成功させましょう！
これからハイブリッドイベントを行おうと考えている方は、最終的に、イベントを行うことで何を達成したいと考えていますか？
イベント内容によって目的は異なるかと思いますが、例えば、以下のような目的達成があるのではないでしょうか。
- 記者会見、発表…とにかく多くの人に周知、認知させたい
- 社内イベント、セミナー…参加者の満足度を上げたい
- 研修…能動的に研修を受講してほしい
イベントを行って、上記のような目的を達成できるのが目的ではないでしょうか。
この目的を達成するには、専門的な業者への依頼はもちろん、業者との連携、コミュニケーションが必要になります。
イベントは関わる業者全員で作り上げるものです！
少なくとも、フリートは「配信をサポートするだけ」ではなく「イベント自体に関わる」 を重視して関わっています。
イベントが成功すれば、企業も登壇者も参加者も嬉しいですよね。それによって、私たちの信頼が高くなれば、私たちも嬉しいです。このような、Win-Winの関係を作り上げるイベントを一緒に行っていきましょう！
ハイブリッドイベント事例特集
【8】まずは気軽にご相談ベースでご連絡ください！
フリートでは、今回紹介したように、数々のハイブリッド配信をサポートしてきました。
これまでの経験があるからこそ、お客様それぞれのお悩みを事前に理解し、適切な提案を行えます。
そして、多くのお客様は「こんなこと相談しても良いのだろうか」という不安を抱えています。
しかし、相談して良いんです！
どんどん相談してください！
わからないことをわからないまま進めるから失敗してしまうんです！
Zoom、ハイブリッド配信がわからないお客様のために私たちがいるのですから、まずはお気軽にご相談ください。
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