目的は代行ではなく「成功」、Zoom配信代行をプロに任せる本当の理由

オンラインでの採用活動にオンライン研修。
昨年2020年に流行した新型コロナウィルスをきっかけに、これまで対面形式に価値が見出されていた場が急速にオンラインへと移行する動きは加速の一途を辿っています。

伴って、「機材に明るい人材がいない」「自社の職員で対応が満足に行えない」ニーズの高まりから、配信代行サービスを提供する企業も日に日に増えておりますが……あまりに急速な変化を求められた結果

  • 配信代行を行う会社が実際にどんなサービスを提供するのか
  • 会社によってサービスの質が異なる

依頼する会社を選定するにあたり、肝心なサービスの比較が軽視される傾向も見えてきたのも事実。

ひとつひとつの会社の吟味を行うことより、「とりあえずでもオンラインに対応することが喫緊の課題であった」、と言い換えることもできるでしょう。

本日は、商談やカンファレンスなど、大きな会議の開催にZoomを用いる方に対し、陥りやすい問題をご紹介すると共に、会社選びの目線までもお伝えしてまいります。

 

そもそもZoom配信代行会社はZoom会議の何を解決してくれる?

言うまでもなく、Zoom配信代行をプロに委託する理由は、自社の職員でオンラインの対応が困難を感じられることにあります。

事実、これまで対面形式を敷いていた場をオンラインに移行させることは簡単なことではありません。

技術的な問題で言えば、「通信が途中で途切れてしまう」「音声・映像の乱れ」「録画ができていなかった」などのアクシデントを筆頭に挙げることができます。

他方、オンラインと言えど、コミュニケーションの場であることに違いはありません。
対面とZoomとでは空気感が違うため、少しの沈黙や間(ま)に焦ってしまった経験をお持ちの方も少なくないはずです。

雰囲気を共有できないことは、コミュニケーションを円滑に進みにくくするほかにも、対面で取れていた、当たり前の行動をも制限します。

仮に同じ資料を参照していたとしても相手と自分とでは見ている箇所が違うかもしれませんし、その確認をとるにも工夫を凝らさねばなりません。

対面であれば、隣の出席者に資料の該当ページを尋ねたりすることもできますがZoomは原則1人で臨むため、勝手が随分と違ってまいります。

また、決められた時間を有意義なモノにするため、事前準備を怠らないことは対面でもZoom会議でも一緒のことのように思えますが……

たとえば『画面共有の許可をもらえますか?』といった具合に、自分だけが準備を進めていても、相手がZoomに明るくなければ会議はスムーズなモノにならない可能性だってあります。

これらZoom会議ならではの諸問題に対し、技術的な面、対面の場としての両面を鑑みた上、会議を円滑に進めるためにZoom配信代行会社が存在するのです。

 

Zoom会議に慣れている会社がZoom配信代行会社を依頼する理由

全くZoomを活用したことがないお客様から、操作はできるものの細かい仕様がわからないお客様。

Zoomの仕様は理解しているものの、クオリティをあげたいお客様などなど。
弊社に持ち寄せられる依頼は、企業によって状況も課題のレベル感も様々です。

特筆すべきは、「Zoomをいつも使っているお客様」であっても、絶対に失敗が許されない……ここぞという場面でZoom配信代行会社へのご依頼を検討されるお客様が増えていることにあります。

失敗が許されない会議とは、冒頭でも申し上げた通り、株主総会やカンファレンス、有料のセミナーなどなど……社外の目線が大きく介入する類(たぐい)の会議です。

Zoom配信代行

社内のみで行われるZoom会議と違い、大きなお金のやり取りが発生する会議ともなれば、以上に並べた諸問題をクリアしてなお、「相手を不快にさせない」、「目的を達成する」ハードルが浮上してまいります。

『弊社はZoom会議に慣れているから大丈夫』

とお考えになられるお客様からも依頼が増えているのは、Zoom配信代行会社に「代行」ではなく、会議そのものの「成功」を期待されているからです。

 

Zoom会議を絶対に失敗させないチェック項目とZoom配信代行会社の選び方

コロナパンデミックから1年。Zoom配信代行会社に求められているサービスにも変化がみられる今、改めてZoom配信代行会社を依頼する基準に着目してみましょう。

お客様の事情や環境を考えないまま「いっぺん通りの機材を用意してオシマイ」にしてしまう会社が増えてきている現状を無視することはできません。

 

機材は適切?大前提は ①通信環境 ②音声 ③映像(ビジュアル)

依頼をお願いする会社かどうかを見極めるにあたっては、まず、物理的な問題(保有する機材・知識)に目を向けることが大前提となります。

無論、意思疎通の手段がシャットアウトされてしまった時点で、会議は成り立たなくなってしまうため、安定した通信環境・音声を途切れさせるわけにはいきません。

通信を安定させるためには、予め回線の種類・有線/無線・回線の利用状況(ケーブルの種類、利用人数、時間帯)、デバイスの種類/性能を企業ごとに細かくチェックする必要があります。

少し細かい話になると、通信のセキュリティ設定が高くてそもそも社内で普段使用しているインターネット回線ではZoomが使えない問題、普段の業務以上の人数が集中アクセスしたために社内のインターネット回線が落ちてしまう最悪のケースも想定せねばなりません。Zoomに慣れている企業でも、意外とケアし忘れるポイントです。

回線が落ちた場合に対し、ネット環境がなくても安定して通信をすることができる「マルチ SIMレーター」を用意、バックアップの機材(万が一の時のフォロー機材)も準備することは、Zoom配信代行会社に求められる、最低限のクオリティと言えます。

そのうえで、相手にとって聞きとりやすい音声を確保する必要もあります。Zoomの音声処理の特徴を理解したうえで、イヤホン・マイクなどの機材の選定からノイズやエコーの原因を未然にシャットアウトすることも、依頼される会社に求められる品質でしょう。

Zoom 配信代行

他方、映像に関して注意するポイントは、Zoomの性能を無視したオーバースペックなカメラ機材を持ち込まれることにあります。
テレビに用いられるような高画質カメラは存在感もあり、一見して「依頼した甲斐があった」雰囲気を演出してくれますが、Zoomは画像を圧縮させるため、高額な機材は機能過多。不要な費用がかさむ原因につながります。

もとよりZoom会議の目的は、相手に画面の隅々までを高画質に見せることにありません。必要な情報をしっかり映す優先事項をみたすのであれば、最近の「iPhone」でも画質を落とさず、滞りなく会議を進めることが可能です。

以上に増して大事なことは、Zoomや機材を扱う上で最新情報をどこまで追っているかです。
特に「Teams」や「Zoom」のソフトウェアのアップデートの頻度は高いため、依頼する会社の情報感度の高さはZoom会議のクオリティに直結します。

 

お客様と配信代行会社で目的がズレている?

Zoom配信代行

また、会社選びには「Zoom配信代行会社がお客様の目的を理解しているか」どうかにも、目を向ける必要があるでしょう。

たとえば「綺麗な動画をお届けする」ことを仕事と捉えている配信代行会社は、Zoom会議の中身までを考えたり、お客様に寄り添った提案を軽視する傾向にあります。

(機材は持っていても)Zoomに関する知識が乏しいため、細かな提案ができない。と、言い換えることもできるかもしれません。

Zoomの仕様に明るくないからこそ、配信代行の依頼を検討されるお客様が多いなか、依頼を受注する会社もZoomを熟知していないとなれば……配信代行会社に依頼をすること自体無駄になってしまいます。

イベント前のレクチャー、参加マニュアル、カスタマーセンターの窓口の作成、本番の台本読み込み、リハーサルが終わった後のマイナーチェンジに臨機応変に対応してこそ、Zoom配信代行会社に依頼する価値が見出せるのではないでしょうか。

会社の配慮は、会場の手配にも現れます。

お客様の中には会場先のホテルや別の会議室を先に予約してから、配信代行を頼む方もいらっしゃいます。しかし、よくよくご要望を検討してみると、別の会場でなくとも社内の会議室スペースで十分な場合があります。オンライン配信用の機材を用意していると謳っているホテルでも、Zoom配信に必要なカメラやスイッチャーなどがないことも多いのです。

最適な会場を相談できる配信代行会社であれば、目的に合わせた会場を用意することができます。また、映像配信と会場先でのやりとりも一括して行ってもらえるため、お客様の会場管理の手間も省けて楽になります。

 

ではZoom配信代行会社が大事にしていることとは?

繰り返しになりますが、Zoom配信代行会社にご依頼する目的は、お客様の会議を”限りなく成功に近づける”ことにあるはずです。

お客様と向き合うことをに重きを置いた弊社、フリート合同会社は、以上の配慮は大前提、そのうえで、正しいZoom配信代行会社選びにあたり、弊社の心がけと、実績をご紹介していきたいと思います。

 

MDRT明治安田生命分会の事例

zoom配信代行

MDRT明治安田生命分会では約300名が参加されるオンラインでの総会開催をフリートでサポートさせていただきました。

ご参加された会員の皆様が、ITツールに慣れている訳ではなかったため、円滑にオンラインでの総会が行えるのかが大きな懸念点でした。また、主催者自身も初のオンラインでの総会開催な上に、普段の社内ミーティングよりも参加人数が多いのでそもそもいつものようにできるだろうかと不安を抱えていらっしゃいました。Zoomに対する操作のハードルを下げて、いかにリアルと変わらず進行できるかが課題となっていました。

まず、フリートではツールに対する不安を取り除くため、主催者だけでなく参加者もZoomに慣れられるように、接続テスト日を設け併せてZoomレクチャーを参加者に行いました。ご自宅や職場など、参加者はそれぞれから参加してもらい本番に向けて接続方法や通信環境を確認することができました。アフターフォローとして接続不良であった参加者のリストを主催者にお渡しして、当日までに改善していただけるようにお声がけさせていただきました。

進行も、Zoomに不慣れな方が多いということで、予め主催者側でミュートやZoom画面も操作できるようにしました。このことで、参加者のZoom操作のハードルも低くなり、会議に集中していただけるようになりました。

当日のサポートも欠かせません。通信回線が落ちてしまった時のためのバックアップ用の機材も準備させていただき、万全の体制で配信に臨みました。

当日まで、フォローを徹底させていただき大きなトラブルもなく、総会を開催することができました。また、この総会を機に、Zoomのレクチャーを受けた方々からは「商談でもZoomをスムーズに使えるようになった」とお声もいただけて普段の業務にも活かされた方もいらっしゃるようです。

以上の事例を出した理由は、弊社がお客様の要望にどこまでも向き合ったことで、望まれている以上の結果を出せたことにもあります。

 

Zoom”プラスα”の価値創造がフリート社のプライドです

いろんな企業がZoom配信代行に乗り出しているなか、Zoomを代替的なツールとして考えられる方は少なくありません。

弊社は、これまでの経験から、お客様がZoomを用いるうえで「プラスα」の価値を見いだせる代替案・提案力を強みにご愛顧頂いております。

Zoomを知り尽くし最新情報を常にキャッチアップしているからこそ、サポートや細やかな配慮も行えます。日々アメリカ本社のサイトをチェックしながら、実際に検証して利用した上でお客様に自信を持ってご提案しております。また、これまで様々なタイプのZoomオンライン配信に携わったため、目的の会議に使用すべき最適な機材や、最適な場所の提案も行えます。

また、オンライン配信ならではの双方向性の特徴を活かした企画提案や進行提案もさせていただきます。フリートは大規模な会議やオンラインセミナーだからこそ気をつけるべき点も抑え、最適なご提案ができるのも特徴です。

 

Zoom配信代行ってどれくらいの費用なの?お値段サンプル見せちゃいます!

Zoomの配信代行をお願いするときに、どんなことに、どれくらいの費用がかかってくるのでしょうか?

今回はフリートのお見積もりサンプルを特別に公開いたします!

 

自社会議室を利用したオンラインカンファレンスのお見積もり

まず一つ目の事例が、自社会議室などを利用した大規模なオンラインカンファレンスです

登壇者2名、司会者1名、視聴者500名ぐらいまでのZoomウェビナー配信をした場合のお見積もりとなります。

Zoom配信代行

大まかには、機材費や機材移動費用、スタッフ費用が含まれております。

ディレクションとして打ち合わせ3回分が含まれた費用となっています。

 

フルリモートサポートプランのお見積もり

続いては、フルリモートの会議などの場合に適したオンラインミーティングリモートサポートプランのお見積もりになります。

Zoom配信代行

配信オペレータが一人、配信機材としてPC2台、打ち合わせと基本的に必要なことが含まれた、とてもシンプルなプランです。

先ほどのような大掛かりなイベントとは違い、社内での重要な会議で進行やサポートが必要な時のお見積もりになります。

 

オーバースペックな機材の提案で高額になったり、打ち合わせのフォローが一切なく配信しか代行せずに安い価格に設定されているところなど依頼する配信会社によっては、価格差が大きく変わります。

オンライン会議を依頼するにあたって、きちんと最適なプランがご提案できるかは重要ですよね。

フリートでは、参加人数や会場、会議の目的に合わせた人材や機材をご提案できますので、お気軽に見積もりをご相談ください。

 

Zoom配信代行はフリートへ!

Zoom配信代行

いかがでしたでしょうか。実績と信頼があるからこそ、これまで様々なオンライン配信代行をさせていただきました。

フリートでは、オンライン配信をさらに業界全体で盛り上げていくために、2つのコミュニティとも連携しています。

それぞれ、オンライン配信のノウハウの共有や最新情報のキャッチアップを行うことで、フリートは常により良いオンライン配信をご提供させていただいております。

ライブ配信向上委員会

ライブ配信向上委員会は、あらゆる映像のプロが集まったコミュニティです。ミュージックビデオ映像制作者、テレビの生中継の専門家、そしてスタジオ機材を扱う専門家まで、様々なジャンルで活躍されたプロフェッショナルが集まります。ライブ配信向上委員会ではゲストをお招きした座談会やオンライン配信のノウハウを紹介する配信を定期的に行っています。

Zoom配信代行

オンラインミーティング推進協会

弊社古里が代表理事を務めるオンライン推進協会は、ビジネス現場において急速に広がるオンラインミーティングをよりよく開催・運営できるように育成・支援するための非営利組織です。オンラインミーティングスペシャリストを養成する講座や、オンラインミーティングの運営をより良くするための研修を提供し、オンライン配信の技術を共有しています。

 

fleetの得意な領域はオンラインでの会議や総会など、ビジネスの場が中心です。大規模なオンライン会議や、企業のオンライン採用活動など、様々なビジネスの現場をサポートしてきた実績を持っています。

一方で、音楽ライブの生配信は適した機材や配信ツールも異なります。より魅力的にミュージシャンが映る撮影方法や、楽器の音がクリアなまま配信できるかがポイントになってきます。フリートでは、お客様のご要望によっては、Zoomよりも他の配信方法が適切と判断することがございます。その場合、先ほどご紹介したコミュニティを通して各分野のプロフェッショナルへおつなぎすることも可能です。

 

もし、社外とのオンラインミーティングで、

  • 外部との商談や大規模なミーティングが初めて
  • 適切な会場選びや機材がわからない
  • オンラインならではの企画をどう固めればいいかわからない

などお困りでしたら、ぜひフリート合同会社へご相談ください。

弊社、フリート合同会社は、Zoomを徹底的に熟知したオンライン配信専門会社です。

オンライン配信のための機材の準備や配信内容の企画はもちろん、オンラインでのより良い話し方やファシリテーションなどもアドバイスさせていただきます。

オンライン会議で良い成果や結果を出していきたい企業はぜひフリート合同会社へご連絡くださいませ!
 

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