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2024.06.23

ウェビナー運営がパネリストCSVエクスポートで楽になる!

パネリストリンク

ウェビナー運営に携わる方必見!

Zoomの新機能で、パネリストリンクがCSVでエクスポートできる機能が追加されました。

これにより、パネリストの管理がこれまで以上に簡単になります!

そこで今回は、具体的にどのようにアップデートされたのか、従来と現在のパネリストリンクの管理方法について解説します。

そもそもパネリストリンクって何?

パネリストリンクって何?

パネリストリンクについて解説する前に、ウェビナーについて理解しておきましょう。

Zoomには大きく分けて、ZoomミーティングとZoomウェビナーがあります。

端的に解説するのであれば、

  • 登壇者から参加者へ一方通行になるのがウェビナー
  • 一つの会議室で全員がワイワイ話せるのがミーティング

といった違いになります。

ですので、セミナーなどのように話す人が一定数決まっているものの場合はウェビナーが向いています。

ZoomミーティングとZoomウェビナーについては、以下の記事も参考にしてください。

zoomミーティングとzoomウェビナー双方の機能で最低限押さえておきたい知識

そして、Zoomウェビナー上の登壇者のことを「パネリスト」と呼び、そのパネリストが参加するためのURLが、パネリストリンクです。

ウェビナーは基本的に参加者と別のURLから入室

ウェビナーを行う場合には、パネリストと参加者を分けるために、異なるURLから入室しなければいけません。

そこでパネリストにだけ与えられるURLが、パネリストリンクです。

このパネリストリンクは、言うならば会場の裏口や関係者入口のようなものだと考えてください。

パネリストリンクは、一人のパネリストに対して1つのURLが発行されます。

たとえば5名のパネリストがいる場合には、5つの専用URLが作られるのです。

パネリストリンクをCSVでエクスポートできると運営が楽になる!

ここまでで、パネリストリンクが発行されることまでは理解していただけたかと思います。

しかし「それがCSVでエクスポートできると何が良いの?」と疑問をもつでしょう。

結論から言いますと、管理がとても楽になります!

実際に、従来の方法とアップデートされた後の方法を比べてみましょう。

従来の方法は、以下のようにパネリストリンクが発行され、パネリスト一人ひとりにメッセージを送る流れでした。

このメッセージ送信を、パネリスト一人ひとりに送信するとなると、手間がかかってしまいます。

URLをエクセルやスプレッドシートで管理する場合も、一つひとつをコピーして作らなければいけません。

しかし、アップデート後は以下の画像のように「リストをエクスポート」をクリックするだけで一覧をダウンロードできるのです。

では、このCSVダウンロードができるようになったことで、具体的にどのように運営が楽になるのか、以下で解説します。

パネリストへのリマインドがスムーズ

パネリストリンクのCSVダウンロードができると、管理やリマインドがスムーズになります。

たとえば、よくあるのが、パネリストリンクのメールを送ったがメールを見落としてしまっているというケースです。

ここでパネリストから「パネリストリンクがまだ来ていないんですけど……」と連絡が来ると、Zoomを開いてその人用のパネリストリンクを確認して、再度送信して……と手間がかかってしまいます。

しかし、CSVダウンロードができるようになった現在であれば、迅速にリンクを確認して共有できます。

運営のヒューマンエラーを防げる

パネリストリンクのCSVダウンロードは、ヒューマンエラーを防げるメリットもあります。

なぜなら、従来の方法は想像以上に手間がかかっていたからです。

たとえば、パネリストが3名~5名程度なら良いですが、まれに20名~30名ほど登壇するケースもあります。

このようなときに、Zoomを開いてパネリストリンクURLをコピーしてエクセルやスプレッドシートに貼り付けて……としていると物凄く時間がかかります。

また、手作業でコピーペーストしなければならないので、間違えて貼り付けてしまう可能性もあります。

しかし今回のアップデートでこの手間がなくなるので、間違えて貼り付けてしまう恐れはありませんし、貼り付け作業に気を取られずに他の作業に集中できるようになります。

やり取りの手間が少なくなる

イベント主催者とパネリストとのやり取りの手間が少なくなるのはもちろんですが、当社のような会社が間に入る場合にもCSVエクスポートが役立ちます。

従来の場合、たとえば、主催者側でパネリストリンクを発行した際に不備があると、その確認だけでも手間がかかっていました。

しかし、CSV エクスポートできるようになったことで、主催者側で発行だけしてもらって共有してもらえば良いだけになります。

なお、当社でサポートをする場合は、ほとんどのケースでパネリストリンクの発行から管理までおこないます。

フリート実践!パネリストリンクの応用方法

パネリストリンクの応用方法

実際にフリートがおこなっているパネリストリンクの応用方法について解説します。

ここまでで「パネリストリンクはパネリスト用のリンク」と考えていると思いますが、当社ではスタッフ用としてもパネリストリンクを発行しています。

なぜなら、運営を管理する側として、パネリスト側からの映像なども確認しておかなければならないからです。

また、ウェビナーの場合、視聴者用リンクではオープン前にZoomに入室できません。

ですから、本番前に映像・音声の確認をするために、配信スタッフもパネリストリンクで入室する必要があるのです。

実際にウェビナーが始まってスタッフ用のパネリストリンクが必要でなくなった場合は、役割を視聴者に変更することもできます。

このようにパネリストリンクを使うのも、運営をスムーズにするコツです。

パネリストリンクのCSVダウンロードで痒い所に手が届く!

パネリストリンクのCSVダウンロードは大幅な変更とは言えませんが、運営側からすれば痒いところに手が届くとても便利なアップデートです。

ぜひパネリストが多く参加するウェビナーを行う際には、使ってみてください。

フリートはZoomを隅々までチェック!

今回解説したように、フリートではZoomのアップデートを逐一チェックしています。

今回の内容においても、小さな変化ではありますが、それがどのように運営に関わってくるのかを確認しています。

これはすべて、スムーズで安定的なイベント運営をおこなうためです。

そのほかのアップデート内容も今後解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

また

「もっとスムーズにイベントを運営したい」
「アップデートについていけなくて運用に手間取っている」

など、Zoom配信についてのお悩みがあれば、フリートにご相談ください。

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