2022.07.10
多拠点ハイブリッド配信！同窓会オペレーションサポート事例！
今回の事例は「富岡東高等学校 第６回 東京琴江同窓会の集い」です。
多拠点を繋ぎ、ハイブリッド配信で行った同窓会です。
これまでは対面で行われていた同窓会ですが、コロナウイルスの影響により開催できなくなっていたものを、オンラインで開催。
メイン会場を銀座と徳島県阿南市に分け、会場とオンライン、全3カ所からの珍しい配信となりました！どのような工夫を行ったのか、紹介していきます。
同窓会サポート「富岡東高等学校 第６回 東京琴江同窓会の集い」概要
「富岡東高等学校 第６回 東京琴江同窓会の集い」は、以下の流れで行われました。
１ 開会の言葉 （東京）
２ 東京琴絵同窓会 会長挨拶（東京）
３ 琴絵同窓会（阿南）
４ 富岡東高校 校長挨拶（リモート）
５ 来賓祝辞（東京）
６ 乾杯の挨拶 富岡東高校教頭（オンライン）
７ 参加者自己紹介 歓談（東京→阿南→オンライン参加者）
８ ご当地クイズ大会（阿南）
９ 一本締め(リモート)
10 閉会の言葉（東京）
会場は、東京銀座と徳島阿南市の2つ。
それぞれの会場に6～7名が来場しました。
来場できない20名ほどは、オンラインで参加されました。
Zoomならではのタイムラグが面白い
同窓会では、じゃんけんによる景品争奪戦が行われました。
元々はクイズ大会で、ご当地にまつわる選択式のクイズからでした。
そのなかで、正解数の多い人が好きな景品を選べるといった内容なのですが、正解数が被ってしまう人もいたのです。
そこで、じゃんけん大会となったのですが……タイムラグによる、後出し論争が巻き起こりました。
ただ、なかには「誰が見ても明らかに後出しだよね」という人がいたのですが「これはタイムラグだから」と会場を笑わせていました。
こういったzoomのデメリットであるタイムラグが盛り上がるのも、同窓会などのメリットですね。
地元の繋がりが生まれる同窓会
今回の同窓会は「同窓会」という名前でありながらも、年齢は関係ありませんでした。
下は29歳、上は82歳の方まで、同校の卒業生であればみんな集まろうというイベントです。
参加者のなかには、現学校の先生が、学校から参加していたのですが「俺の頃にはそんな良いテーブルとイスなかったぞ」など、昔の話題で盛り上がりました。
年齢問わず参加できるので、地元の繋がりに結びつく良いイベントになったと感じています。
ハイブリッド同窓会オペレーションサポート | 東京会場の工夫点
今回東京会場で行った工夫は、以下の点です。
・阿南会場をピン留め表示
・2つのモニターを設置
・360度カメラ「ミーティングOWL」の設置
なぜそれぞれの工夫が必要だったのか、どのように活用したのかを、以下で解説します。
阿南会場をピン留め表示
東京の会場では、基本的に阿南会場の全体をピン留めで映していました。
状況によって、オンライン参加者や阿南会場で個人を映している画面に切り替えを行いました。
特定の部分を映したい場合、通常のzoomでは「スポットライト」機能を使いますが、今回ピン留めにしたのは理由があります。
スポットライト機能というのは、参加者全員に対して同じ、特定の画面を固定する物です。
そのため、スポットライト機能を使用してしまうと、東京会場でギャラリービューの小画面モニターと阿南会場で設定中の画面を崩してしまいます。
東京会場と阿南会場、それぞれの会場で映し出したい画面を見せるために、ピン留めにしました。
2つのモニターを設置
東京会場では、2つのモニターを設置しました。
大画面モニターでは、阿南会場の全体ピン留め映像。
小画面では、ギャラリービューで参加者全員を表示しました。
2つのモニターがあることで、全体の雰囲気と参加者それぞれの表情などがわかります。
360度カメラ「ミーティングOWL」の設置
東京会場からの映像は、三脚にジンバルをつけたカメラと、「ミーティングOWL」を使用しました。
とくに大きく役だったのがWebカメラの「ミーティングOWL」です。
ミーティングOWLは、会場を360度見渡せるカメラで、全体の様子もわかります。
画像では、上の画面が360度カメラの映像です。
下の画面は、声を出している人がピックアップされます。
たとえば上記の画像は、下に3名映っていますが、これは3名が同時に話しているためです。
もし一番左の人がずっと話していると、一番左の人の画面が、どんどん大きくなっていきます。
そこに真ん中の女性が加わると、画面が2分割になるのです。
音声に反応して、カメラがフォーカスしてくれるので、サポート側での手間が大きくなくなりました。
音声の質も高く、合計8個のマイクを搭載し、半径5.5mまで認識可能。
エコーキャンセリングや音量均一化の機能もあり、会議中の参加者全員の声も聞こえやすいです。
使い方も簡単で、パソコンとUSBをつなぎ、zoomを立ち上げると自動的に認識してくれます。
これからのWeb会議などで、多く使われていくのではないでしょうか。
ハイブリッド同窓会オペレーションサポート | 阿南会場の工夫点
今回阿南会場で行った工夫は、以下の点です。
・必要機材の郵送
・「Anker power conf」の設置
阿南会場は離れた地域であるため、東京会場とは別の工夫点が必要になりました。
実際にどのように行ったのか、以下で解説します。
必要機材の郵送
阿南会場では、事前に機材を郵送し、配信の準備を進めていただきました。
郵送した機材は、以下のとおりです。
・iPhone2つ
・三脚2つ
・OSMO（カメラ）1つ
・OSMO用三脚1つ
・会議用スピーカー（Anker power conf）1つ
事前にすべて郵送し、機材の使い方を理解してもらうために、1週間前にリハーサルも行いました。
基本的にはフリートがオペレーションを行いますが、参加者の方々も機材の使い方や、どのような画面が映し出されるのか、どうするとハウリングしてしまうのかなどご理解いただけました。
「Anker power conf」の設置
阿南会場の音声は、主に「Anker power conf」を使用していました。
Anker power confは、コンパクトながらも質の高いマイクです。
6つの全指向性マイクを360度に配置しており、全方向からの声を集めてくれます。
エコーキャンセリングや残響抑制、ノイズリダクション機能などを搭載しているので、Anker power confからの距離に関係なく、最適でクリアな音を東京会場に届けられました。
ハイブリッド同窓会オペレーションサポート | 全体の工夫点
全体で工夫した点は、主に2つです。
・ハウリングの注意
・接続テスト
多拠点であり、多くの人が参加されるため、普段にはない工夫点もありました。
ハウリングの注意
今回の同窓会オペレーションでは、東京会場、阿南会場、どちらもパソコンが2台、携帯デバイスが1台、合計3台を使いました。
同じ会場で3台以上のデバイスでZoomに入室するため、同時に2台以上のデバイスがミュート解除されると、すぐにハウリングしてしまいます。
そのため、開催中のミュート管理を徹底していました。
ハウリングの原因や対策については、以下の事例も参考にしてください。
【Zoomブレイクアウトルーム配信事例歯科マーケティング革命セミナー第3弾】
接続テスト
工夫というよりは、苦労した点です。
当日、開始は16時からでしたが、我々は14時入り。
16時過ぎた頃からミーティングOWLを使用して、音声の確認や音がしっかり入るか、画面にどう映るかなどを確認しました。
しかし、ここでミーティングOWLの特性がデメリットとなってしまったのです。
16時から参加者が集まるので、会場の話し声にミーティングOWLが反応、スタッフの声にも反応。
音声テストしたいのに会話が聞こえない状態になってしまい、スムーズにテストが進みませんでした。
ミーティングOWLのような機材を使う場合の、今後の課題になりました。
オンライン配信で今後のコミュニケーションが変わる
今回「富岡東高等学校 第６回 東京琴江同窓会の集い」を通じて、Zoom、ひいてはオンラインの可能性を感じました。
Zoomやオンラインを使用することで、地域や年齢に関係なくコミュニケーションがとれるようになります。
学校の今後の継続にも影響してくるのではないでしょうか。
また、参加者の方は、今回でzoomやオンラインへの理解が深まったそうです。
基本的にオペレーションはスタッフが対応しますが、参加者が理解できるようになると、今後のzoomやオンラインをスムーズに進行できるようになるでしょう。
今回は同窓会という形でfleetが関わりましたが、もし同じようなシチュエーションでzoomを使いたい場合は、ぜひfleetまでご相談ください。
現地に機材を扱えない人がいても、fleetでスタッフを手配します。
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