2023.04.12
STSフォーラム配信サポート事例！「配信を行う」ではなく「イベントをサポート」するのがfleet
fleetでは昨年、STSフォーラム2022の配信サポートを担当させていただきました。
（出典 STS forum：Executive Summary of the STS forum 2022 – 19th Annual Meeting）
STSフォーラムとは、「科学技術と人類の未来に関する国際フォーラム（Science and Technology in Society forum）」の略称です。
同種の国際会議としては世界最大規模。
ノーベル賞受賞者の方々も参加し、世界の気候変動やテクノロジーに関してディスカッションする、歴史ある会です。
このフォーラムは、すべて英語で行われますが、英語に対応できたのもfleetの強みと言えます。
そこで今回は、STSフォーラムの配信サポートにおいて
- fleetが行ったこと
- 今回のサポートの中で特に重要視した部分
について解説します。
依頼の理由はfleetのバックアップ体制
STSフォーラムがfleetに依頼した経緯としては、「Zoomに強い配信会社を探していた」という部分でした。
初の打ち合わせの段階では「全世界の人が入室して問題ないか？」「接続環境は大丈夫なのか？」などの心配面が多くありましたが、それぞれの心配面について対策を回答し、バックアップ体制についてもお伝えしたところ、信頼してくださり、ご依頼いただきました。
Zoomを用いた企画やZoom自体の性能に詳しいといった点も、決め手になったかと思います。
STSフォーラム配信サポートの基本的な流れ
今回の配信は、実施までに長い準備期間を設けています。
実際の実施までの流れは、以下のとおりです。
- 仮見積もりを提出
- 詳細見積もりのためのロケハン実施
会場で使用できる機材や持込可能な機材の確認 - 詳細見積もりを提示して合意
- 各担当者との打ち合わせ（週1回）
進行の確認/イベント登壇者の人数やオンライン・リアルでの参加などの概要をまとめる/プレレコーディングの体制について/スタッフの手配、アサイン など - 進行台本のすり合わせ
ステップとしては5つですが、配信の実施までには半年ほどの期間がかかっています。
STSフォーラムでfleetが行った9つの内容
今回のSTSフォーラムにおいて、fleetでは主に8つのサポートを行いました。
- 登壇者に向けたマニュアル作成
- バックステージ機能を使った打ち合わせ
- オーディオダイヤルイン機能
- 英語でのサポート
- YouTube用動画作成
- 適切な機材の提案
- スタッフ管理・共有
- 資料作成
- リアル・オンラインのブレイクアウトルーム
それぞれ、具体的にどのような内容でサポートしたのか、以下で解説していきます。
登壇者に向けたマニュアル作成
登壇者に向けたマニュアルの作成では、Zoomやパソコンの使い方について、以下のような内容を英語でまとめました。
- サインインの方法
- どのようなメールが来てどのURLから入室するのか
- Zoomを最新のバージョンにしてもらう
資料自体は誰でも作成できるかもしれませんが、すべて英語で作成できるのは、fleetならではの強みと言えます。
バックステージ機能を使った打ち合わせ
バックステージ機能というのは、ミーティングが始まっている裏でパネリスト同士が会話できる機能です。
通常のZoomウェビナーであれば、パネリストはZoomの配信が始まると、常に参加者に見えている状態になります。
そのため、従来はパネリスト同士のやり取りは、ZoomをしながらチャットやLINEなどの連絡ツールを用いなければいけませんでした。
しかし、バックステージ機能であれば、Zoomが進行している裏で主催者とパネリスト同士が会話できるので、とてもスムーズに進行できるのです。
今回は、登壇していただく先生方との打ち合わせとして、このバックステージ機能を使用しました。
バックステージ機能については、以下の記事でも解説しています。
いざというときの為のオーディオダイヤルイン機能
様々な国や環境から参加頂くので、全てのオンラインの登壇の通信環境が万全とは言えません。本番中にネットの通信環境が悪く、接続が落ちてしまう事も考えられます。
そのときに、バックアップの手段として利用する機能がオーディオダイヤルイン機能です。
オーディオダイヤルイン機能というのは、電話でZoomミーティングに参加できる機能です。
ダイヤルイン番号で電話をかけると、自動音声でミーティングIDとパスの入力を求められ、入力すると電話からZoomに参加できます。
契約によっては、フリーダイヤルの番号が発行され、登壇者が通話料を負担することなく参加可能。
fleetはフリーダイヤル番号発行のサポートも行います。
登壇者に国ごとに異なる、最寄りのダイヤルインの電話番号をお伝えしておくことにより、いざというトラブルのときにも、音声により参加頂くことが可能になります。
英語によるサポート
STSフォーラムは、先述したように、すべて英語で行われます。
当然、打ち合わせなども英語で行います。
fleetは、英語ができるZoomオペレーターがいるので、これらの打ち合わせなどを、すべてスムーズに行えました。
Zoomについても理解しているかつ、英語で対応できるスタッフがいるというのは、fleetの強みです。
YouTube用動画作成
今回の配信は、後にYouTubeでも配信するということでした。
そのため、配信後すぐに動画にして納品するための作業も並行して行っています。
STSフォーラムに限らず、後から動画で確認したり、当日参加できなかった人が見られるようにアーカイブとして残しておきたいというクライアントは多いです。
fleetでは、ご希望する形に応じて対応できる編集スタッフも抱えていますので、テロップを追加でいれたり、その他の効果追加や編集等にも柔軟に即時対応します。
適切な機材の提案
STSフォーラムでは、リアル会場にて、メインホールとサブホールの他、2つの部屋を使用しました。
それぞれ部屋の大きさが異なるので、その会場、その部屋に合った適切な機材を提案します。
どれ位の部屋であればどのような機材が最適かとわかるのは、fleetの実績・経験が豊富だからこそわかることです。
スタッフ管理・共有
STSフォーラムでは、全27名のスタッフで挑みました。
そのため、「誰がいつ来て誰がいつ現場を出るか」と一目でわかるような資料を作成しました。
それぞれのスタッフは、大きく分けて「映像関係」「進行関係」「配信関係」と分かれますが、進行と配信においては、英語ができるスタッフを配置しています。
このようなスタッフのアサインが可能なのは、fleetがこれまでパートナーとの信頼を積み重ねているからです。
ただ仕事があれば依頼するだけの関係ではなく、日常の案件の対応や実績の積み重ね、Zoomについての共有なども行っています。
また、fleetはいち早く「海外の登壇者が出てくるようなハイブリッド配信の需要がある」と予測していたので、今回のような英語ができるスタッフもアサインできました。
資料作成
今回とくに力を入れたのは、資料の作成です。
まず、会場レイアウトの資料です。
会場レイアウトを作成して「どこに機材を置くか」をクライアントと共有します。
このような資料がないと、クライアント側がその場所に参加者を座らせてしまう可能性があるからです。
登壇者についての資料も作成します。
今回、最低でも20カ国の登壇者が参加していましたが、そのすべての人を、オンラインで登壇する人とリアルで参加する人にわかりやすく分けて資料を作成しました。
資料を作成する際に重要なのは、クライアントとすり合わせを行うことです。
クライアントからいただく資料には、クライアント側が普段当たり前に使っているけどこちら側には伝わらない言語があります。
このような部分は、事前に解読したり質問したりして、お互いに答え合わせをしておかなければいけません。
この一つひとつの確認作業が、トラブル防止に繋がるのです。
さらに、イベントによっては、クライアントに資料などをいただくスケジュールも作成します。
「いつこの資料を依頼して、いつもらって、いつ作成して……」といったものです。
このスケジュールを作成しておくことで「クライアントから必要な資料が来ない」といった遅れを防げます。
また、これらすべての資料は、進行リーダー・映像リーダー、メインルームのリーダーと事前に共有してすり合わせを行っています。
リアル・オンラインのブレイクアウトルーム
STSフォーラムでは、ノーベル賞受賞者の先生と参加者でディスカッションできる時間が設けられていました。
参加されていた先生は10名以上いらっしゃり、興味のある先生のところに参加者が集まる形です。
リアルの会場では、先生のいるテーブルに参加者数名が集まってディスカッションします。
オンラインで参加している先生については、同じ会場内で行ってしまうと音が聞きづらいなどのストレスが発生してしまうため、モニターのある別部屋を借りて、モニターの前に参加者が集まる形にしました。
STSフォーラムの配信サポートで重要だった4つのサポート
STSフォーラムの配信に限らず、すべての配信サポートにおいて重要な4つのサポートについて解説します。
- 役割分担の明確化
- 構図の共有・説明
- 事前準備
- fleetの先導
なぜこれらが配信サポートにおいて重要なのか、以下で解説します。
役割分担の明確化
役割分担の明確化は、STSフォーラムに限らず、すべてのイベントで重要です。
- 主催者側で行うこと
- 会場側で行うこと
- fleetで行うこと
これらを明確にして共有しておかなければ、当日に「どの作業をどっちがやるんだっけ？」とトラブルの元になってしまいます。
構図の共有・説明
スクリーンに映す構図についても、事前に確認しておきます。
例えば、以下のようなパターンをいくつか提示して、どのレイアウトにするか決めてもらう作業です。
構図の確認をする理由は、主に2つ。
1つは、どのレイアウトにするかわからないと、必要機材の見積もりが立てられないためです。
もしレイアウトに対して必要な機材がある場合には、追加で機材が必要になること、追加費用が発生することを説明します。
2つ目は、言葉だけではクライアントにレイアウトが伝わらないからです。
例えば、以下のような構図は、オンサイト3人と記載されていますが、言葉だけで「オンサイト3人」と伝えても、クライアント側には伝わりません。
クライアントが満足できるレイアウトを見つけるためにも、共有と説明、確認が必要になります。
事前準備
どのイベントにおいても、最も重要なのは事前の準備です。
先述した資料の作成も、事前準備の一つ。
事前準備さえしっかり行っておけば、基本的にはトラブルを防げます。
トラブルが起こる要因になるのは、主に以下のようなケースです。
- 準備時間の不足
- 設営から本番までのスケジュールがタイトすぎる
- コミュニケーション不足
- 会場の下見がないぶっつけ本番
このような準備不足がないように、一つひとつを丁寧に進めていけば、進行を妨げるような大きな進行トラブルは防げます。
fleetの先導
fleetは、単にZoomの配信だけを行う会社ではありません。
主催者のやりたいことを聞き取り、会場に何を用意してもらうべきか、どのようなスケジューリングで進めるべきかまでサポートするのも、fleetの業務です。
そのなかで
- 全体のプログラムをいつまでに決めるべきか
- 登壇者への連絡をいつまでにしなければいけないか
などのスケジュールを組むことはもちろん、会場や主催者に対して「あの件はどうなっていますか？」と先導していくのも、重要な業務の一つとして捉えています。
イベント進行まで任せられるサポート力を持つのがfleet!
fleetはZoomに特化している会社ですが、ただZoomの配信だけを行う会社ではありません。
イベントの運営や企画を作るところから入っていける、サポート力があります。
イベントでやり取りを行わなければいけない多くの企業とのやり取りや役割分担も、fleetにすべてお任せいただけます。
また、Zoom配信と一重に言っても、どのタイミングで音をonにするか、どのタイミングでスクリーンに映す映像を変更するかなど、イベント進行自体を理解していなければ、できないことも多くあります。
このようなすべてをサポートできるのは、fleetがこれまで多くの実績と経験を積んでいるからです。
さらに、fleetは、できるだけクライアントの費用負担を軽減するように心がけており、常にどうしたらコスト削減できるかを考えています。
リピーターであれば、一度目の経験を元に、本当に必要な機材や本当に必要なスタッフの人数を検討し直し、コストを削減するよう努めています。
ぜひZoomを用いた配信を行う際には、一度fleetまでご相談ください！
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