2023.08.06
旅行業界の国際会議「WiT JAPAN & NORTH ASIA 2023」イベント制作事例
2023年7月5日〜6日にかけてウェスティンホテル東京で開催された「WiT JAPAN & NORTH ASIA 2023」。 （https://witevents.com/witjapan-northasia/）
約3年間という旅行業界にとっての厳しい時期を乗り越え、再始動のためのアイディアやイノベーションが活発に議論される、旅行業界の盛大な国際カンファレンスです。
「WiT JAPAN & NORTH ASIA 2023」のイベント制作・運営を弊社フリートが担当いたしました。
（企画・集客・事務局（会場手配）・掲示物などの制作・当日の運営・予算管理）
フリートは、Zoomでのオンライン配信やハイブリッド配信の「Zoomオペレーション」を得意としていますが、ベースにあるのは「イベント制作・運営」です。
イベント制作の確かなキャリアがあるからこそ、単なる配信会社ではなく、会そのものの企画や運営にまで自信を持って支援に入れるのです。
▽その他の事例もcheck！世界中のノーベル賞受賞者の方々も参加した、国際会議の運営実績
今回のWiT JAPAN & NORTH ASIA 2023では、旅行業界にとって重大な意味を持つ巨大国際カンファレンスのイベント制作・運営を日本語と英語を交え担当させていただきました！
イベント制作担当スタッフの紹介（各役割）
古里
全体の統括プロデュース、運営マニュアルの作成、定例ミーティングの実施
塩見
予算管理、スポンサーとのやり取り、登壇者とのやり取り、制作物管理
リッキー（英語対応）
シンガポール本部とのコミュニケーション
進行台本の制作、当日の登壇者・来場者のアテンド
天川
チケット販売管理、システム管理、アプリ管理
右田（英語対応）
制作物のデザイン、当日の登壇者・来場者のアテンド、舞台進行のサポート
栗原
当日の受付対応
粕谷
当日の受付対応
「WiT JAPAN & NORTH ASIA」とは
WiT Japan & North Asiaは、共同創業者である柴田啓、浅生亜也、Web In Travel（Yeoh Siew Hoon代表）によって、震災の翌年である2012年に日本の旅行市場の復興を願い、
日本で初めて”テクノロジー x トラベル・ツーリズム” をテーマとした国際カンファレンスとしてスタートしました。
国内外のOTA（オンライントラベルエージェント）、旅行会社、 宿泊（ホテル、旅館、民泊など）、航空、レンタカー、タクシー、鉄道など
幅広い旅行・観光関連分野における主要企業、ベンチャー企業のトップリーダー達をスピーカーやパネリストに迎え、最新のトレンドや業界の課題について活発な議論を交わす場として広く認知されています。
WiT Japan ＆ North Asia 2023では、アジア太平洋地域および世界における旅行業界において、インスピレーションに富んだ新しいアイデアを発見するための新たな一歩を踏み出します。
また、旅行業界の枠を越えて世界で何がおきているか、別の観点から学びを得る機会を提供します。
「WiT JAPAN & NORTH ASIA」は日本の観光業・旅行業を盛り上げようという形で始まり、今回で11年目。今回はパンデミック後のイノベーションや変化、トレンドについて学べる内容となりました。
当日、参加されたお客様は350名以上。
JTB・リクルート・楽天・ANA・Airbnb、Booking.com・Expediaなど、旅行業界を牽引する企業がスポンサー提供や登壇されました。
世界各国から参加者の集まるイベントです。
イベント制作・運営事例
【1】企画と機材選定
過去の担当者不在・引き継ぎなしでもやり切るコミュ力！
「WiT JAPAN & NORTH ASIA」の開催は11年目。
今回はゼロから全ての企画を新しく生み出すのではなく、前例を基にアジェンダを組み立てていきました。
前例をブラッシュアップしたコンテンツを提案・議論し進めていきました。
しかし4年ぶりの開催だったために、前任のご担当者さま不在、引き継ぎも無しという状況で、過去に運営に携わられた方々お一人お一人とのコミュニケーションを繰り返し、当時の様子を伺いながらカタチにするプロセスが必須でした。
皆さまのご協力の甲斐あって、プログラムの構成、適正な機材提案、予算の削減を実現しました！
お客さまの「ちょうどいい」を大事にした機材選定
私たちは過剰な機材導入はしません。
機材構成は「最適」を常に心がけています。
それこそ、
- 弊社で持参するよりもイベント会場から借りたほうが安く済むもの
- 逆にこちらで手配した方が安価なもの
ということも、鑑みて判断しています。
映像機材や音響機材は揃えていますが、
大切なのはお客さまが選択肢を持てることだと考えています。
どこまでのクオリティを求めているのか、
どこまでお金を掛けて良いのか、
ここは費用抑えたいけれどここは盛大に豪華にいきたい
など、必ずあるはずです。
その「ちょうどいい塩梅」を汲み取って、代替機材やアイディアを駆使しながら最適な選択肢をご提案しています。
イベント制作・運営事例
【2】集客
今回、集客面の主なサポートとして、以下をフリートで担いました。
- SNSの更新
- 情報発信
- イベントの受付システムやチケット購入サイトの整備
- 価格設定（早期購入割引など）
これら全てにおいて工夫した点は、日本語と英語、２カ国語での対応です。
今回のイベントは、海外のお客様が7～8割だったため、問い合わせやSNSでの発信も英語でも行いました。
フリートは英語対応も可能！
フリートには英語を流暢に話せるスタッフも在籍しています。
そのため、企画段階や情報発信、問い合わせ対応なども、英語でのやり取りが可能です。
『WiT JAPAN & NORTH ASIA』においては、シンガポールに本部があるので、最初の本部とのやり取りの段階から英語で対応し、コミュニケーションの齟齬無く終了まで走りきりました。
イベント制作・運営事例
【3】会場の手配
会場手配についてはお客さまからのご要望があり、いくつかの会場から見積りを取り、ロケハンもし、最適な会場を探しました。
お客さまからのご要望は以下の2点でした。
- 歴史あるイベントで、海外からの来場者も大勢いるため格式のある会場が希望
- 都内でアクセスが良好な場所
上記の点を踏まえた上で、2～3箇所をご提案。
また、本イベントにおいては、来場者の動線が重視されました。
- 基調講演会場
- スポンサー出展ブース
- コーヒーブレイクや食事
- 待ち合わせスペース（専用アプリで会場内の会いたい人に直接コンタクトが取れる）
- ネットワーキングスペース
各所をいかに回って楽しんでいただくか。
会場レイアウトや音響や設備を吟味し、恵比寿にある「ウエスティン東京」に決定。
初日には別会場でカクテルパーティーが開催されましたが、会場移動にはシャトルバスも手配することができ、スムーズな人の流れを促せました。
ウェスティン東京では、過去にもWiT JAPAN & NORTH ASIAのイベントを開催した実績があったため、主催者側も会場側も勝手がわかっているという点でも心強く、スムーズな運営・進行を実現できました！
会場探しからロケハンをして吟味します！
弊社にはイベント制作会社でのキャリアを持つスタッフが在籍しています。
ご要望がぼんやりとした状態でも、スピーディーな会場探しとご提案が可能です。
要件に沿ったレイアウト、会場設備、サポート力までを考慮し、時間の掛かる「最適な会場探し」をお手伝いいたします。
イベント制作・運営事例
【4】出演者との連携
当日登壇する方々とのコミュニケーションを代行しました。
- 資料等に使用する写真のデータ入手
- プロフィール情報の入手
- 当日のプログラム、流れのご案内
これらのやり取りを、出演するご本人や秘書の方を通じて連携を図ります。
今回は出演者が多数おり40名を超えていましたが、入手した情報の管理も弊社で行いました。
このような重要なコミュニケーションを図る上でも、フリートが大切にしていることの1つは、何よりもお客さまが「どのようなイベントにしたいのか？」という想いを尊重し、ただサポートする外注先業者という立ち位置ではなく、「お客さまと同じチーム」として伴走することです。
イベント制作・運営事例
【5】制作物
イベント会場で使用する制作物も弊社で準備させていただきました。
今回用意したのは
- スポンサーバナー
- パネルボード
- 各案内の掲示物
など。
社内にデザイナーがいるため、このような制作物もスピーディーに自社で制作できるのは大きなポイント。当日まで日数が少ない場合にも対応できます。
WiT JAPAN & NORTH ASIAのように多くの来場者が集うイベントでは、ブランドコンセプトに合わせたデザインやカラーの訴求、一貫性はもちろんのこと、初めて会場を訪れた方にも見やすく認識しやすい「視認性」が大切です。
加えて人々の動線を想像しながら「どこに・何が・あったほうが良いか」を考え必要な誘導の案内パネルなどを配置します。
「ここが受付なら、ここに案内があった方が親切だね！」
「人が溜まってしまわないように、誘導する案内を置こう」
といったように、理想的な人の動きに合わせ、制作物を用意いたしました。
最後まで頭を使う！臨機応変な対応でより良い場作り！
どれだけ事前に案内やパネルを用意していても、当日の来場者の動きというのは完全には予測できません。実際にイベントが始まってから
「ここにこの案内がないと人が流れてくれない！」
といったことが起こることもあります。
そのため、フリートではA3やA2を印刷できるプリンターを会場に持ち込み、その場で貼り紙などを制作できる体制も整えています。
イベント制作・運営事例
【6】定例ミーティングと予算管理
開催において毎週のミーティングで予算管理や各種契約の管理、プログラム全体の打ち合わせなど、
主催者側からの指示を待つのではなく、積極的に「主催者の負担を巻き取ろう！」という姿勢で関わらせていただきました。
イベント制作会社のそうした姿勢があって初めて、お客さまから「イベントを成功に導く仲間」として見ていただけるものと考えています。
また、今回のイベントはチケット購入制だったため、チケットの販売管理も対応いたしました。
販売状況を適宜お客さまと共有しながら、予算の管理及び最後まで費用の調整を試み、来場者の満足度向上を追求。
「費用の抑制」と「満足度」を常に照らし合わせ、最善な選択を取っていきます。
煩雑になりやすい数字の管理もお任せいただけたことで、主催者の方々のご負担を最大限軽減できたのではないかと思います。
イベント制作・運営の私たちのこだわり
WiT JAPAN & NORTH ASIAでは、イベント運営のほとんどをフリートに任せていただきました。
ここまで任せていただけたのには、それだけの理由があったのではないかと考えています。
海外からのゲストも安心してお迎え！万全な英語対応！
弊社には、ビジネスから英語ギャグまで！海外からの登壇者のアテンド、ブリーフィングも行うスタッフが在籍しています。
加えて多数の通訳の方々とのネットワークもあり、英語対応力には自信があります。
今回も登壇者・ゲスト共に大勢の海外からの来場者がいらっしゃいましたが、無事に当日を満喫していただくことができました。
一緒に盛り上げる姿勢で期待値を越える！
先述した話に通ずることですが、私たちのクレドには
「お客さまの期待値を110%叶えよう！」
「常に101%頑張ろう！」
があります。
▽企業理念について詳しく
決して「請負業者」というスタンスにはならず、イベントを一緒に作っていく、一緒に成功させていくチームとして動いています。
同じチームとして同じ船に乗る意識で対応していくので、任された作業をこなす作業員にはなりません。
その上で「期待値を超える！」ことを意識し、WiT JAPAN & NORTH ASIAでも、終了後にメールで送付した来場者アンケートでゲストの方々から「満足度が非常に高かった」という回答をいただきました！
緊急対応どんと来いマインド
今回の事例でも解説したように、適した機材や制作物など、私たちはその場の状況に応じた緊急対応が得意です。
オンライン配信やハイブリッド配信で培われた経験が圧倒的であることが、その自信に繋がっています！！！（オンラインもオンサイトも）
コロナの時のように、リアル開催を予定していたものを、急遽オンラインに切り替えなければならなくなった、という状況もあります。来るはずだった登壇者が突然会場に来られなくなったということもあります。
そのようなときにも安心してお任せください。
イベント制作・運営のことはお気軽にご相談ください！
フリートはイベントの企画・制作から運営、さらにはオンライン&ハイブリッド配信、通訳まで全て自社にて一貫して対応可能です。
「これはあっちの会社、これはそっちの会社」と、いくつもの会社に依頼すると主催者側の労力も費用も多分にかかってしまいます。
「イベント制作を初めて依頼する…」
「運営の手が足りない…」
「オンラインでやるかリアルでやるか迷っている」
「イベントの満足度が低い」
上記のような悩みを抱えている方は、ぜひ一度フリートにご相談ください。
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