Zoomブレイクアウトルーム配信事例歯科マーケティング革命セミナー第3弾

Zoomブレイクアウトルーム配信事例歯科マーケティング革命セミナー第3弾

2022年2月20日『DECT株式会社』主催「歯科マーケティング革命セミナー第3弾」が行われました。

「歯科マーケティング革命セミナー第3弾」では、会場でリアルに参加する人の他、リモートでの参加者もいたため、fleetがZoom配信のサポートとして携わらせて頂きました。

Zoom配信というと、社内会議などで用いられるイメージですが、fleetでは、このようなセミナーもサポートのサポートも行っております。

今回は、fleetのZoom配信事例として、どのようにセミナーを円滑に進めたのか、解説していきます。

「歯科マーケティング革命セミナー」をZoomブレイクアウトルームにて配信

Zoomブレイクアウトルーム配信事例歯科マーケティング革命セミナー第3弾

「歯科マーケティング革命セミナー」は、以下のような内容で行われました。

開催日 2022年2月20日
開催時間 9:30~17:00
視聴対象 開業歯科医•開業予定歯科医師30〜35名(リアル参加者15名、他リモート参加者)
セミナー内容 伊勢海伸宏先生「院内マーケティング」
中原維浩先生「待合室マーケティング」
丸橋伸行先生「院外マーケティング」

歯科医院におけるマーケティングの戦略としてお客様に対して何をどのように伝えていくのか、ワークを交えながら進めていくセミナーです。

今回で3回目となりますが、第3回目は「参加型」として、リアルでもZoomでも参加できる、ハイブリッド型で行われました。

講演者は、自分で画面共有し、PowerPointでのスライドや動画を使用しながら講演を進めていきます。

そのなかで、最重要項目となるのがブレイクアウトルーム。

本セミナーでは、同じホール内で約5名ずつ3グループのテーブルに分かれ、それぞれのグループにリモートでの参加者5名が合わさり、1グループ約10名ずつでグループワークを行いました。

「歯科マーケティング革命セミナー」で行われたグループワーク例

Zoomブレイクアウトルーム配信事例歯科マーケティング革命セミナー第3弾

「歯科マーケティング革命セミナー」は、7時間以上にも及ぶため、さまざまなグループワークが行われました。

ブレイクルームを行った合計回数は、約7~8回。

グループワークで行われた内容の一例として、看板の文字サイズに関するワークがありました。

「看板の文字のサイズは何cmが良いのか?」「人の注目を惹く文字のサイズとはどのくらいか?」など。

実際に各歯科医院は「どのような看板を出しているのか」「どんなフレーズをつけているのか」「どのように周知してもらうのか」などを、グループワークで語り合います。

その他、歯科医院に関するマーケティングの知識や技術などを、Zoomブレイクアウトルーム配信にて、何度も行われました。

fleetはZoomでのブレイクアウトルーム配信をサポート

 

本セミナーにて、fleetはブレイクアウトルーム配信をサポートしました。

セミナー当日の機材の設置、カメラの配置や画角を調整。

リアルで参加している人とZoomで参加している人がスムーズにグループワークを行えるよう、サポートさせて頂きました。

以下では、fleetがどのようにサポートを行ったのか、解説します。

Zoomブレイクアウトルーム配信の事前準備

Zoomブレイクアウトルーム配信事例歯科マーケティング革命セミナー第3弾

Zoomブレイクアウトルーム配信は、同じホール内で3つのリモート会議が行われているようなイメージで行われました。

「リアルで参加している約5名+リモート参加約5名」のテーブルが3つある形です。

ただし、それぞれのテーブルの準備も重要になります。

fleetが行った準備は、以下の2つです。

  • 各テーブルにスピーカーとPCを設置
  • 会場内グループ間の距離を3〜4メートルに設定

各テーブルの5名は、パソコンを見ながら、同じグループの人とワークを進めていきます。

リモートの約5名、リアル参加者の5名を合わせて行うワークの方法として、最善の策になったのではないでしょうか。

また、会場内のグループが近いと、他テーブルの声を拾ってしまう可能性があるため、距離を3〜4メートルあけました。

Zoomでのブレイクアウトルーム配信に対して設置した機材例

Zoomブレイクアウトルーム配信事例歯科マーケティング革命セミナー第3弾

グループワーク中のマイク•スピーカーには『Anker PowerConf』を使用しました。

Anker PowerConfの特徴は、以下のとおり。

  • マイク:6つの全指向性マイクで360°全方向の声を拾える
  • 音声処理:エコーや残響を抑制
  • オートゲイン:声の大きさや距離の関係なく音量を最適化

Anker PowerConfを設置することで、リアル参加者一人一人にマイクを立てる必要がありません。

さらに、オートゲイン機能により、参加者それぞれの声や距離による音量のバラつきを平均化します。

また、Anker PowerConfはZoomミーティングの公式認証を取得。

今後、複数人のミーティングやセミナーなどに、必須のスピーカーと言えるでしょう。

fleetでは、このAnker PowerConfをかくて―ブルに1代設置しました。

Zoomブレイクアウトルーム配信の重要事項はハウリング防止

本セミナーにおいて、重要な課題となったのが、ハウリング防止です。

「リアル参加者5名+リモート参加者5名」が、1つのテーブルであれば、ハウリングを気にする必要はありません。

しかし、今回のセミナーにおいては、テーブルが3つあったため、ハウリングが懸念されたのです。

以下では、fleetがどのように対策を行ったのか、解説します。

Zoomブレイクアウトルームによるハウリングの原因とは?

ハウリングとは、マイクから入力された音がスピーカーから発せられ、スピーカーから発せられた音を再びマイクで拾ってしまう、音のループによる現象です。

今回に関してはZoomですが、音楽ライブなどでも度々見られます。

これを今回のブレイクアウトルーム配信でいうと、以下のような形です。

  1. Aのパソコンから音が出る
  2. BのパソコンがAから発せられた音を拾う
  3. Bが音を拾い、スピーカーから発信
  4. Bの音をAが拾ってしまう

Zoomブレイクアウトルームによるハウリングの原因とは

上記の状態が繰り返されるので「A→AB→ABA→ABAB→ABABA」のように、どんどん音が増幅されてループしてしまうのです。

今回のセミナーに関しては、3台のパソコンがあったため、3台でループしてしまう可能性がありました。

Zoomブレイクアウトルーム配信でハウリングを起こさないための対策

前提として、ブレイクアウトルームに入ってしまえば、それぞれのスピーカーから音がでても、ブレイクアウトルームが分かれているため、ハウリングの心配はありません。

たとえば、Aのテーブルの声をBが拾ってしまったとしても、リモート参加者には「少し後ろの音が聞こえる」程度で、ハウリングの原因にはならないのです。

しかし、問題はブレイクアウトルームが終了した後。

ブレイクアウトルームが終了すると、それぞれが一斉に同じ部屋に戻ってきてしまうため、ハウリングの原因となってしまうのです。

そこでfleetが行った対策は、3台のパソコン(Zoomに入っているアカウント)を待機室に送る方法。

待機室は、入室した際に許可が出るまで待つためのルームで、音声は出せません。

しかし、3台のパソコンを待機室に送るのは、多少時間がかかってしまいます。

何の前触れもなくブレイクアウトルームを終了した場合、fleet側でも振り分けを行えません。

そのため、ブレイクアウトルーム終了を押してから、カウントダウンとして1分設けました。

1分の間に各テーブルのPCを待機室に送り、同じミーティング内から排除。

これにより、ハウリングの可能性をゼロにしました。

弊社fleetがZoom配信で行える内容

弊社fleetでは、以下のプランを用意しております。

オンラインミーティングプラン ・全員の声がクリアに聞こえる
・ノイズがない音声
・適宜ミュートの確認設定
・落ちてしまった場合の入室サポート
・入室できない人への入室サポート
など
セミナー配信プラン ・映像や音声が途絶えない通信環境の整備
・参加者の入室管理
・入室前のBGM
など
ハイブリッド配信プラン ・スタジオ、会場の手配
・機材の選定
・インターネット環境の手配
など
パネルディスカッションプラン ・画面構成
・タイムマネジメント
など
企業研修プラン ・研修サービスのオンライン化
・オンライン研修でのホワイトボード導入
・参加者のZoom利用フォロー
・ブレイクアウトルームの割り振り
・アンケートや投票機能の実施など
生中継配信プラン ・TV番組のようなリアルタイム配信
・中継先のネット環境手配
など

今回のセミナーのような例では「ハイブリッド配信」「ウェビナー配信」「大規模オンラインミーティング」が当てはまります。

以下で、fleetがそれぞれのZoom配信で、どのようなサポートを行うのか解説しますので、これからZoom配信、とくにブレイクアウトルームに分けるような配信を行う際に、ご検討ください。

大規模オンラインミーティング

今回の事例セミナーはリアル参加者リモート参加者合わせて30名ほどですが、それ以上の人数の場合でも、対応可能です。

大規模オンラインミーティングは、50~100名以上の参加者が集まります。

大規模であるために、映像や音声の乱れで一度進行が止まると、参加者全員のモチベーションが一気に差が行ってしまいます。

そのため、設備の入念なチェック、タイムマネジメント、イベント運営準備などが必要です。

大規模オンラインミーティングでfleetができるサポート例は、以下のとおり。

  • イベント趣旨に合わせたコミュニケーション活性化の提案
  • 機材準備
  • 司会者の派遣手配
  • 進行台本の作成
  • イベントに沿った投影資料作成・演出
  • インターネット環境の機材用意
  • 撮影機材の用意
  • 音響設備の用意

実際に、400人規模でのブレイクアウトルーム配信を行った実績もあるので、ぜひfleetにご相談ください。

ウェビナー配信

ウェビナー配信とは、Webとセミナーを合わせた言葉です。

今回の事例も、ウェビナー配信に当てはまります。

ウェビナーでは、セミナーや講演会の他、会社説明会のサポートまで行っています。

「結局ミーティングではないのか?」という人もいるかもしれませんが、少数での交流はミーティング、100名以上の場合であればウェビナーと考えてください。

ウェビナーでは、以下のようなサポート例があります。

  • zoomオペレーション
  • 入室者管理
  • 画面構成作成
  • 講師の映り方指導

実際に2,000名以上の大規模ウェビナーの実績もありますので「大規模ミーティングの進め方がわからない」「大規模でzoom配信を行う方法がわからない」といった際に、ご相談ください。

ハイブリッド配信

ハイブリッド配信は、今回の事例のように、リアル会場とオンライン、どちらも使った配信方法です。

完全オンラインと比べて、ハイブリッド配信は、その場のリアルな熱量を届けるのが重要になるため、運営サポートは欠かせません。

また、会場の様子を一方的に流すのではなく、リモート視聴者も参加するような今回の事例のような場合、先述したように、ハウリングなどにも気を付ける必要があります。

さらに、ブレイクアウトルーム配信を行う場合、Zoomの知識をもった人でなければ、スムーズな運営は行えないでしょう。

ハイブリッド運営において、fleetがサポートできる例は、以下のとおりです。

  • 撮影機材の用意
  • ルーターの用意
  • 進行台本作成
  • 投影資料作成
  • Zoomの操作レクチャー

これまでハイブリッド配信を行った経験のない方でも、fleetが機材配置から配信まで徹底的にサポートします。

今回の「歯科マーケティング革命セミナー第3弾」のようなセミナーはもちろん、各種イベントや記者会見まで対応可能です。

なぜfleetがZoomブレイクアウトルーム配信をサポートできるのか?

Zoomの配信において「自分で学べばどうにかなる」「なんとなく使用できている」という人もいるかもしれません。

しかし、fleetはZoom配信において、確かな実績を持っており、確実にスムーズな運営をサポートできます。

なぜそれらが可能なのか、fleetのこれまでの実績や他社との違いを解説します。

fleetの実績

fleetは、これまでに多くのZoom配信をサポートしてきました。

ウェビナーオペレーションは500回以上、大規模なミーティングでは、2,000名以上が参加する学会の配信オペレーション実績もございます。

その他、企業イベントやセミナー、医学会に保護者会まで、これまで携わってきた内容は様々です。

また、セミナーのような堅い内容ではなく、アイドルのファンイベントや音楽ライブなどもサポートしています。

打合せ当日のオペレーションから機材設置、音響設置まで、すべてお任せ頂けます。

とくに最近では「歯科マーケティング革命セミナー第3弾」のようなハイブリッド配信も多くなっています。

しかし、先述したように、ブレイクアウトルームの設定によってはハウリングの原因となってしまったり、進行が一度止まってしまう場合もあるでしょう。

fleetであれば、多くの実績を積んでいるので、完全にサポートできます。

Zoomの機能を熟知

Zoomをスムーズに使いこなし、サポートを行うためには、Zoomの機能を熟知していなければいけません。

そのため、fleetは、Zoomの機能をいち早くチェックしております。

とくにfleetがチェックしているのは、以下の3つ。

  • Zoom公式Blog
  • Zoom公式リリースノート
  • ZoomTOPIA

公式の情報を常にチェックしているため、機能の熟知はもちろん、新機能への対応や導入を行えます。

そのため、お客様の「こんな風に配信したい」をサポートできるのです。

また、今回の事例のような「ブレイクアウトルームをいくつかに分けてハウリングしないように」といった点に関しては、機能の熟知はもちろん、これまで培った経験による応用力が試されました。

これまで多くのサポートを行ってきたからこそ、どのような配置でどのような機材が向いているのかまで、熟知しております。

fleetの企画・提案力

fleetが行うのは、Zoomの配信サポートだけではありません。

Zoomの配信を行う上で重要になる、お客様の満足度に関する部分までサポートします。

プログラムのコンテンツ自体はお客様に委ねる他ありませんが、fleetでは、その企画の魅力をいかに最大限まで引き出すかという点から、配信サポートを行います。

また、オンラインミーティングなどに欠かせないファシリテーターの育成にも力を入れており、人材の派遣まで可能です。

Zoomブレイクアウトルーム配信ならfleetまで

fleetは、Zoom配信の妨げの原因となりやすい、ブレイクアウトルームの設定まで可能です。

ブレイクアウトルームの設定は手間がかかる上に、ミーティングなどがスムーズに進まない原因となってしまいます。

しかし、fleetにお任せ頂ければ、様々な観点から、スムーズな配信を行えるように致します。

ぜひ、Zoom配信の方法で悩んでいる人は、一度お気軽にご相談ください。

 

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