【チェックシート付】Zoomオンライン配信イベント、企画ガイドラインのチェックポイントはここだ!

zoom配信代行シートプレゼント

Zoom社公認、Zoom専門オンライン配信代行企業のフリートです。

参加者の場所を選ばずにオンライン上で集まれるツール、Zoomは今やビジネスマンの必須ツールとなりました。

 

日常の社内会議は当たり前。
株主総会や講演会など様々な利用シーンに期待が寄せられるZoomは、オンラインイベント配信のツールにも活発に用いられています。

 

しかしながら、計画を安易に考えた結果、Zoomを用いたオンラインイベント配信が失敗に終わってしまうケースは後を経ちません。

 

普段Zoomを使っていることと、オンライン配信を成功させることとは、全く別の能力であるからです。

 

そこで、今回は、配信代行会社のフリートがお客様のご要望を形にする 「オンラインミーティング開催ヒアリングシート(以下、チェック項目シート)」を参考に、イベント計画に目立つ注意箇所と、イベントの組み立て方についてご紹介して参ります。

 

zoom配信代行ヒアリングシート

(↑クリックするとご活用いただけるスプレッドシートが開きます)

 

また、今回のブログ記事の末尾にシートのダウンロードリンクも掲載しておきますので、参照しながら読んでいただくこともオススメします。

 

 

まず「目的」を決定!対面イベント・オンライン配信イベントに共通する項目

ハイブリッド配信

まず、チェック項目シートを埋める前の大前提。
さまざまなオンラインイベントを見てきた弊社は、

「目的・目標が定まっていないイベントは失敗する」

ことを、断言できます。

 

イベントを催すにあたり、初めに定めるべきは具体的なコンテンツや招待するゲストスピーカーではありません。

 

・自社のサービスを広めたい

・商品を売りたい

・大人数で意見を交わして、決議を取りたい

 

オンラインイベントは開催した結果「どうしたいか」「何を得たいか」を発端に、目的から逆算して作られていくからです。

企画のモチベーションを明確にしてゴールを定めなければ、イベントの計画を立てることはできない。
と、言い換えることもできるでしょう。

ハイブリッド配信

もちろん、目的・目標の設定がイベント成功の鍵を握るのはオンライン配信に限った話ではありません。

しかしながら、ノウハウが一般に浸透していないオンライン配信だからこそ、企画時のゴール設定は正確性を極めねばなりません。

以下で、オンライン開催”ならでは”のチェック項目を例にとりつつ、詳細にお話していきましょう。

Zoomを用いる、オンライン配信と対面形式の決定的な違い

オンライン配信 代行

目的を定めた後は、イベントの「形式」を決め、骨組みを作っていく工程に入るのですが……弊社のチェック項目シートには「形式」の欄が2種用意されています。

それぞれ、

(1)イベントの内容(配信側と視聴者の関係性)
(2)配信の形式

オンラインイベントは内容のみならず、「内容をどのように配信するのか」にも着目、2軸の骨組みを意識して、計画を練る必要があります。

 

Zoomでオンライン配信するイベントの種類とは?

Zoomが実現するオンライン配信イベントは種類も豊富です。

たとえば、主催と参加者の対話に重きをおく総会を企画する場合、参加者全員の能動的な参加を促す「Zoomミーティング」機能を採用する必要があります。

一方、セミナーや学会イベントなど。主催側から参加者へ向けた一方的な配信を計画されるのであれば「Zoomウェビナー」機能を用いて、視聴者からのリアクションを制限するスタイルが好ましいかもしれません。

zoom オンライン配信

もちろん、イベントの目標設定や参加人数規模によっても望ましい形式は異なります。

内容によっては「アンケート」の有無を決める必要もあるでしょう。

また、「ブレイクアウトルーム」機能を用いればイベント中、少人数グループ単位でテーマごとの会話を促す工夫を講じたり、イベント後の懇親会へ誘導する手立ても考案することもできます。

 

ほか、Live配信を考える場合でも「YouTube Live」「Facebook Live」など選択肢も豊富……。

目標を達成へと導くため、配信の内容によって参加される視聴者のスタンスをあらかじめ決めることは、オンラインイベント成功に欠かすことのできない目線です。

 

Zoomでオンライン配信する、配信形式の種類とは?

オンライン配信 代行

配信の形式もさまざまありますが、それぞれの形式は「イベント主催側と視聴者の両者がオンラインとオフラインどちらから参加するか」。によって区分されます。

ざっくりと、

 

・参加者全員が自宅やオフィスからオンライン参加

・主催はイベント会場から参加、視聴者はオンライン参加

・主催と視聴者、共にイベント会場とオンラインの両方から参加

 

更に細分化することもできますが、オンライン配信の”配信自体”の形式は以上のように分類することができます。

一般的に使われる「Zoom会議」とは、参加者全員が別々の場所より参加される形式を指す場合が多いのではないでしょうか。

しかし、オンラインイベントとして格式をあげるのなら、スタジオに見立てた会場を用意する必要もあるでしょう。

zoom オンライン配信

ややこしいのは参加者・視聴者共にオンライン・オフラインが入り乱れるケース、「ハイブリッド配信」です。

メインとなるスタジオ会場に登壇される方のほか、オンラインより参加される登壇者も交えてイベントを進行させていくハイブリッド配信は、新型コロナウィルス流行以降のテレビ番組でも散見できる通り、近年注目を集めている配信スタイルです。

開催を試みる団体や企業も珍しくありませんが……。

 

この「ハイブリッド配信」の難しさに、オンライン配信の難所が凝縮されていると言って過言ではありません。

 

以下を「ご自身でハイブリッド配信を企画する」と、仮定して読み進めていただければ、チェック項目シートを読み解く目線の解像度もグンとあがるはずです。

 

Zoom越しの参加者は何を見ている?オンライン配信最大の難所

オンライン配信の難しさとは、これまで対面形式で催されていたイベントをオンラインへ移行させるときに、最も見過ごしやすいポイントでもあるでしょう。

結論から申し上げると、オンラインイベントを成功させる要・満足度向上の肝は、オンラインとオフライン参加者、両者にむけた配慮です。

 

オンライン参加者は、Zoom越しに、イベント中何を視聴している?

イベントのオンライン配信とは、会場の様子をそのままカメラで映し、オンラインで発表することではありません。

正しくは、当日会場に来られる参加者とオンライン参加者、両者に向けたコンテンツを作ることこそがオンライン配信です。

 

会場にいないリモート参加視聴者の画面を想像すると理解が早いでしょう。

 

たとえば、会場登壇者がスライドを用いるコンテンツを用意される場合、来場されたゲストは登壇者からモニターへと目線を自然に移してくれます。

ハイブリッド配信

しかし、オンライン参加者はどうでしょう。

会場全体を捉えていたカメラ映像が映し出されたまま、コンテンツが始まってしまえば、スライド内容を詳しく確認することができません。

会場モニターの位置やカメラの方向によっては、肝心のスライドがまるで映っていないまま、イベントが進行される事態も起こりえます。

また、オンラインから登壇される参加者の映像をオンラインの視聴者に伝えるためには、視聴者の画面をスイッチさせる必要もあります。

ハイブリッド配信

もっと言えば、「会場のトイレの位置」を知らせるアナウンスは、オンライン視聴者に不必要な情報でしょう。
その逆、本番前の音声・カメラアングルのチェックは来場者にとって不必要な情報です。

 

イベントは、当日の会場全体の動きが書かれた台本とイベント中の動きを記した2本の台本を軸に進められていきますが、その中身はオフラインとオンライン、場所の異なる2者に向けて設計することが原則であるのです。

 

「誰が」「何を」「どこで(オンライン・オフライン)」で喋っているか…

その時オンライン視聴者のモニターには何が映り、どんな音声が流れているか…

イベントをオンライン配信を成功させるためには、登壇者と視聴者、オンラインとオフライン、それぞれの立場に向けた配慮を欠かすことができません。

 

Zoomを用いるオンライン配信、外堀が埋まってやっと中身を考案

オンライン配信 代行

ここまで、

・オンラインイベント、企画はイベント後のゴールを見据えることから始まる。

イベントの成功は、オンラインとオフラインの両参加者を満足させることと同義であるため、内容に適した配信スタイル・それぞれの状況を考慮した台本やコンテンツを用意する。

必要性をお伝えしてまいりましたが、イベントの中身については全く触れていません。

いえ、正確に言えば、ここまで綿密に骨組みを立ててから、やっとイベントの中身を計画することができるのです。

 

Zoomでのオンライン配信を成功に!必要なヒト・モノもチェック

・「イベント中にスライド・ムービーを流したい」

・「登壇者公演後、視聴者からの質問コーナーを設けたい」

 

イベントに組み込みたいコンテンツもお客様によって異なりますが、主催の目的同様、コンテンツから逆算して必要な機材・設備を明確にしていく流れは変わりません。

もちろん、イベントに必要なスタッフの人数も、コンテンツと設備が明るみになって初めてクリアに把握することができます。

 

チェック項目シートには、マイクやカメラをはじめとし、モニターや証明。
イベントを進行させるために欠かせない機材・設備ごとに欄を設けておりますが、各々に触れて注意点を書き並べればキリがありません。

そこで、取り立てて重要な「ネット環境」を軸に、付随する懸念点をご紹介していきたいと思います。

 

Zoomを用いたオンライン配信 最悪のケースは通信状況に起因する(1)

Zoomウェビナー 配信代行 配信オペレーター 機材

会場をレンタル、利用する際には下見を欠かすことができません。

会場に併設されたモニターや音響をチェック、当日に必要な機材やカメラアングルなどを決めることを目的としています。

 

あらかじめ確認・チェックするポイントも多岐に渡りますが……絶対に確認しておかなければならない箇所(ポイント)こそ、会場の通信状況です。

 

言わずもがな、オンラインイベントにおいて、通信状況は配信の命綱。

イベント途中に回線が不調をきたせば、満足な配信は行えません。

ハイブリッド配信

音声や映像が途切れ途切れに配信されてしまう状況すら致命的ですが……

オンライン視聴者の画面に何も映らない

集中的なアクセスに耐えきれず、回線が落ちる

 

事態に陥ってしまえば、どんなに中身を充実させようと、参加者の満足度は暴落してしまいます。

 

未然の対処方法としては、本番と同時刻のリハーサルを行い通信状況のチェック、電波に不安が残る場合は機材の持ち込み。などがあげられるでしょう。

 

Zoomを用いたオンライン配信 最悪のケースは通信状況に起因する(2)

オンライン配信 代行

通信状況に関しては、別の角度からも懸念点が浮かび上がります。

いくら会場の通信状況が良好であっても、リモート参加者の家・オフィスの通信状況が悪ければ、やはり配信に不安を残してしまいます。

 

仮にリモート出演者1人が進めるコンテンツが用意されていたとして、その該当者1人が通信不良を起こしてしましょう。イベントに大きな穴を開けてしまうことになり、やはりイベントの満足度低下を免れることはできません。

同時通訳

上に対処方法としてリハーサルをあげたのは、リモートで出演される登壇者のデバイス及び電波状況を事前確認する目的も担わされているためです。

また、「リハーサルの有無」がチェック項目シートの1番上に記載されている理由も、イベントの成功を妨げる、あらゆる「万が一」をしらみつぶしにチェックすることが最重要項であるからにほかありません。

まだまだ課題は山積み。度重なる入念なリハーサルが欠かせない項目チェックシートをダウンロード

ハイブリッド配信

「投票システム」機能に「Q &A」機能、「チャットデータ」の有無、「画面共有」は誰と行うのか、トラブルがおきた際の対処、代替案はどうするか。

そもそも、登壇者全員がZoomを使いこなせるかどうかも疑問……。

 

今回は、弊社がお客様のオンライン配信イベントを代行・成功へと導くため活用する「オンラインミーティング開催ヒアリングシート」のなかでも、

超重要項目にスポットをあて、Zoomを用いたオンラインイベントの設計手順もお伝えして参りました。

 

しかしながら、本日紹介できた項、懸念点は、ほんの1部に過ぎません。

 

お客様のご意向や企画されるイベントは、二つとして同じ内容が存在しないからです。

留意するポイントもイベントや会場、規模によって異なるため、本日お伝えしてきたことは、あくまで「オンライン配信を行うための最低限のガイドライン」と捉えていただきたく思います。

 

それでも、まだまだ未知の多いオンラインイベントですので、以下に貼ったシートが少しでも役に立てば幸いに思います。

 

★オンラインミーティング開催要件ヒアリングシート★

 

確認後、わからない箇所に関してのご質問も、もちろん承っております。
もし、「わからないことからわからない」状態に陥ってしまうようであれば、どうぞ弊社を頼る選択肢もご考慮いただければと思います。

 

未曾有のコロナ渦、オンラインでもイベント開催をする理由は……それだけ重要度が高く、絶対に失敗できないから。ではないでしょうか。

弊社は、お客様ごと、最適をご提案を実現し、配信代行を成功に導いてきた実績を持ちます。

ともに、オンラインイベント配信を成功させるパートナーとして尽力させていただくことをお約束します。
 
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