オンライン配信代行事例:Zoomウェビナーの活用例 当日のトラブルを回避する心構え

Zoomウェビナーの活用例 当日のトラブルを回避する心構え

Zoom社公認、Zoom専門オンライン配信代行企業のフリートです。

会議にセミナー、講演会に舞台挨拶。

対面形式を当たり前としていたイベントをオンライン開催するにあたり、トラブルがつきものである理由は、イベントごと・お客様ごとにお悩みや注意ポイントが異なるためです。

これまで弊社は、主催であるお客様の立場に立ち、多角的なサポートをご提案、さまざまなイベント配信を成功へ導いてまいりました。

今回は、先日2022年2月に催された「医療セミナー」の配信代行事例をご紹介します。

参加者約400名にまでのぼる大型のセミナーならではの注意点から当日のトラブル対処方法。さらには、今更聞けない(?)「Zoomウェビナー」の仕様まで、順にご説明してまいりましょう。

Zoomを用いるオンライン配信、事前準備は登壇者の足並みを揃えることから

同時通訳 オンライン 熱気

本題に入る前、今回オンライン配信を代行した医療セミナーの概要からお伝えしていきましょう。

 

発達障害児への理解を深め、支援策を講じることを目的に掲げたセミナーは、2006年に催された第1回を皮切りに過去複数回の開催経験を持ち、年々関心を高めている学術集会です。

登壇者(パネリスト)は専門分野の異なる医療のスペシャリスト7名。それぞれ約1時間の講義を行うほか、プログラムには視聴者との質疑応答を行う時間も組み込まれておりました。

ご相談を頂いた背景には、先日2022年の回、”初”のオンライン開催を予定されたことにあります。

 

以上を踏まえ、今回の弊社の仕事を大きく2つに分けてご説明していきましょう。
まず1つめキーワードは「ハイブリッド配信」です。

 

Zoomを用いたオンライン配信スタイル「ハイブリッド配信」のご提案

ハイブリッド配信とは、登壇者の参加にオンライン・オフラインが両方採用された形式を指します。

簡単には、新型コロナウィルス流行後のテレビのニュース番組を思い出されると理解が早いでしょう。

スタジオで番組進行を担当する司会者とモニター越しにリモートで参加されるパネリストが一緒に番組を作り上げていく……”あの”形式をZoomで行うスタイルを、ハイブリッド配信と捉えていただいて問題ありません。

 

「ハイブリッド配信」を行う前に、オンライン配信だからこその事前準備

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今回は7名の登壇者のうち、会場に来られる登壇者が4名。ほか3名の方がリモート出演で会を進めていくことが予定されていました。

会の格式を上げられるメリットから、昨今需要を伸ばし続けているハイブリッド配信ですが、もちろん、スムーズな進行を実現させるためには万全の準備が必要です。

 

準備にも段階がありますが「登壇者全員の足並みを揃える」ことが最低条件です。

会場に登壇される方とリモートで参加される方、全員の「電波状況」「マイク」「カメラ」が配信に耐えうる状況であるかどうかの事前チェック。と、言い換えることもできるでしょう。

特に電波状況は時間帯によっても左右される特徴を持つため、当日の配信時間に合わせて入念にチェックを繰り返します。
登壇者全員が当日安定した環境下でZoomを起動させることができなければ、スムーズな配信を行うことはできません。

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通信環境とデバイス、周辺機器、共有される画面の映り方をチェックしてもまだ課題は山積み、当日のプログラムを簡単になぞるリハーサルを通して見えてくる問題も山ほどあるのです。

もちろん、登壇者全員が同じだけZoomに慣れているとも限りません。

少しでも本番に懸念を残すようであれば、イベント直前までチェックを怠らない理由は、配信成功の鍵が事前準備にあると言って過言でないからです。

オンライン配信ゆえの緊急事態? Zoomに不慣れでは解決も困難……

オフラインで開催するにせよオンラインを採択するにせよ……大勢の視聴者を前にリアルタイムで行うイベントが「生モノ」であることに変わりはありません。

もっと言えば、当日を迎えてはじめて発覚するアクシデントは、Zoomを用いるからこそ解決が困難に思えてしまうモノも存在します。

 

遠方からのZoom参加を余儀なくされた登壇者、オンライン配信における緊急対応

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今回のセミナーでは、会場に登壇される予定だった方の1名が、イベント当日に急遽リモート参加になる変更がありました。

当日、弊社が真っ先に対応した緊急対応は、会場に来られなくなった登壇者が用意されていた動画ファイルを会場スタッフと共有することです。

 

登壇者1人1人が講義を行う今回のイベントでは、それぞれが画面に映し出す資料を用意しておりましたが……先述の通り、電波通信環境はリモート参加者や参加される場所によってもまばら。統一されている訳ではありません。

用意されていた動画が満足に再生されなければ、登壇者はもちろん、視聴者の満足度の低下をも招いてしまいます。

 

イベント当日にリモート先から動画を流すチェックを行い、画面がカクついてしまう問題を事前に発見できたことが不幸中の幸いでした。
プログラムに組み込まれていた動画を会場から再生するよう舵を取り、トラブルを未然に防ぐことができたからです。

 

Zoomのオンライン配信を成功させるなら「有線」一択?

同時通訳

遠方からの動画再生がうまくいかない理由がPC(デバイス端末)にあったのか、電波状況によるものなのか……。
不具合の原因も複数考えることができますが、自宅から失敗のできないZoomに臨むのであれば、弊社は強く「有線ケーブル」をオススメします。
本題から少しズレてしまいますが、電波状況に関し、補足説明をさせてください。

「wi-fi」の通信環境が不安定になる原因は、先にあげた時間帯のほか、会場からは確認することのできない家の構造や物理的な要員も考えられます。

たとえば、wi-fiを飛ばすルーターとPC端末とが別の部屋に存在すれば、部屋間の壁が電波の行き来を滞らせる原因となってしまいます。
今回とは別に、リモート参加者のPC前に置かれた障害物が電波状況を悪化させていたケースも存在しました。
アクシデントの原因を減らすためにも、安定した回線を約束する有線ケーブルをオンライン配信用に用意してもいいかもしれません。

ハイブリッド配信

対面形式であれオンライン開催であれ……イベントは生モノでありますし、失敗できないことも変わりません。
配信に慣れないZoomを用いるのであれば、オンライン”ならでは”のトラブルに見舞われる事態も想定せねばなりませんが、咄嗟のアクシンデントに適切な対応をとることも、前例が少なければ一筋縄ではいかないでしょう。

 

極端な話でなく、思いがけない当日のトラブルが会そのものを失敗に導いてしまうケースも数多く報告されております。

 

弊社が事前準備を怠らない理由もお分かりいただけたのではないでしょうか。
Zoom社公認のZoom専門オンライン配信代行企業と言えど、イベントごとに異なるトラブルに対処できるのは事前の準備を徹底している下地あってこそなのです。

オンライン配信、Zoomにも種類がある。「ウェビナー」とはなんぞや?

ここまで、「ハイブリッド配信」をキーワードにオンライン配信の注意点、ならびに解決策を説明してまいりました。
次に第2のキーワード「ウェビナー」を中心に、今回の配信事例をまた別角度からご紹介してまいります。

 

ウェブとセミナーをかけた造語。一方通行の「Zoomウェビナー」を理解

“ウェブ”上で行う”セミナー”。両ワードを掛け合わせた造語こそウェビナーですが、今回の記事で抑えたいポイントは、普段活躍する機会の多い「Zoomミーティンング」と、ツールとしての「Zoomウェビナー」の違いです。

 

少人数の会議や「オンライン飲み会」などでも用いられるZoomミーティングは、参加者が全員の顔が画面に映し出され双方向のコミュニケーションを促すことに有用なツールです。
皆さんも一度は使ったことがあるかもしれません。

一方、「Zoomウェビナー」はホスト側が作成したバーチャル空間に参加者が視聴を目的に参加するツール。

双方向のコミュニケーションを目的としておらず、今回のようなセミナーや学術集会、会社説明会や勉強会、商品紹介など、一方通行の配信が好まれる場合に用いられることがほとんどです。

たとえば、今回のケースで言えば会の参加者は約400名ですが、画面に映し出されるのはホスト側、登壇者の7名です。
勉強会も兼ねた今回の集会に、参加者全員の顔を映し出す必要はないでしょう。

プログラム内、質疑応答にZoom内「Q &A」機能の活用

先述した通り、今回のセミナーには質疑応答もプログラムされておりましたが、ここにはZoom内の「Q &A」機能を活用しました。

質疑応答を実現するためには、Zoomの「チャット機能」を活用する方法もありますが、今回のイベント規模を考慮すると、チャット機能は不適切である判断ができます。

事例を交えつつ、両者の違いを確認していきましょう。

 

いずれの機能も、カメラ映像や音声とは別にZoom画面に表示される文字上のやりとりを促す、同じ役割が持たされていますが、Q &A機能はホスト側・登壇者しか投稿された質問を確認することができません。

 

一方で、チャット機能は参加者約400名全員が質問内容を確認することができる機能。参加者のモニターが質問で溢れかえってしまう事態が懸念されるばかりか、全員分の書き込みがモニターへ煩雑に映し出されてしまうことで、質問の見落としにも繋がる恐れがありました。

 

具体的に、今回のケースは、視聴者から投稿された質問を会場(主催者事務局)が拾いあげ、座長に紙で書いて伝える……少しアナログにも思える手法を採用しました。

もちろん、この伝達方法も本番を想定し、リハーサルを行って採用に至ったスタイルです。

Zoomを用いるからといって、全てをオンラインツールで解決するわけではありません。目指すべきは、登壇者が一番やりやすい手法を模索・提案することにあります。

 

大規模Zoomミーティングも、できない…ワケではない

大規模オンラインミーティング労働組合総会

今回、Zoomウェビナー・Q &A機能を採用した理由は、いずれもイベント内容と参加人数を踏まえたうえでの判断でしたが、もちろん、同じ規模感のイベント配信にZoomミーティング機能を用いることも可能です。

 

顔出しで質疑応答を行なったり、双方向のコミュニケーションに軸をおいた……たとえるなら、「大規模な『座談会』のようなイベントをオンライン開催したい」。希望をお持ちのお客様もゼロではないでしょう。

現に「ブレイクアウトルーム」機能を使えば、全体のミーティングルームとは別に、少人数のルームを作成することができます。
テーマごとに分かれて意見を交わすコンテンツをプログラムに組み込みたい需要に応えることもできないワケではありませんが……プラスαの作業が発生することも覚えておきましょう。

Zoomオンライン配信

大規模のZoomミーティングでは、参加者全員の入退室の管理が求められます。
「ルームに入れない」「画面が映らない」など。参加者ごとの事情から、事務局へ連絡が殺到する可能性も視野に入れる必要があるでしょう。

弊社にご依頼される場合、(あくまで今回の規模感であれば)追加でスタッフを1名加えることで、対処することもできますので、お気軽にご相談していただければと思います。

オンライン配信に少しでも不安を感じたら、Zoomのプロ集団にお任せください!

大規模オンラインミーティング労働組合総会

今回は、Zoomウェビナーを活用した、大規模オンラインセミナーの代行事例をお伝えしてまいりました。

普段活用されているZoomミーティング(会議)の延長で対応できる内容でない、ことをご理解いただけたのではないでしょうか。

 

今回の配信代行ご依頼の背景には、開催事務局の「スタッフ全員がZoomに慣れているわけではない」不安もありました。

しかしながら、会を執り仕切る座長の方がZoomに長けていたことがイベント成功に大きく貢献した。と、振り返ることができます。

 

ご依頼時より、座長の方がオンライン配信を見越した当日のプログラムを用意されていたため、弊社もスムーズなアシストを行うことができたのです。

そのため、本日の記事でご紹介できたポイントはほんの一部に過ぎません。
今回のイベント代行事例から振り返ることができない注意点を数えあげれば、キリがないでしょう。

 

たとえば……

 

オンライン配信イベントには、当日の流れ全体をまとめた台本と、プログラムの進行内容がタイムテーブルにそって記された、2冊の台本を用意する必要があります。

弊社はこれまでの経験から台本に助言をすることこそできますが、「どういうイベントにしたいのか」叩き台がなければ、助言をすることも叶いません。

また、今回は会場も安定した回線環境に恵まれましたが、古い施設や屋外など。会場を下見してより、機材の持ち込みを想定しなくてはならないケースだって少なくありません。

(この記事では繰り返し書いてまいりましたが)Zoomへの理解度をはじめとし、会場にイベント内容に参加人数に規模も違えば、予測されるトラブルだって、ひとつとして同じ内容のものは存在しないのです。

それでも弊社にご相談していただけた全てのお客様に共通しているものもあります。

それは「イベントを失敗させたくない」想いです。

「開催を試みるなら、代替案としてのオンラインではなく、オンラインゆえの利点を活用して、成功させたい」強い気持ちから。弊社は選ばれ続けてきました。

 

と申しますのも、弊社の本懐は、お客様の慣れないオンライン配信を代行をすることにありません。
オンライン開催を採択されたイベントを成功させることに、代行会社としてのプライドを持っているのです。

Zoomもまだまだ新しい技術、アレルギーを感じてしまう方も珍しくありません。

それなら、分からないことから一緒に解決していきましょう。

オンライン配信開催の不安を、お客様ごとになったつもりで一緒に解決、費用から内容までご納得していただけるご提案をお約束します。
 
 
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