Zoom配信リハーサルの重要性!オンライン配信代行の成功の鍵は本番さながらのリハーサル

Zoom配信代行のリハーサル

Zoom配信代行、Zoom配信オペレーションを専門に、様々な企業、団体のオンライン会議・オンラインセミナー・オンライン採用活動をサポートするフリートです。

早い更新頻度のZoomにアンテナを貼り続け、ご要望に応える最適解を一緒になって考え抜く。

オンライン配信の代行業者に求められている品質は、Zoomに対する見識の深さと、現場数をこなして初めて得られる経験が可能にする提案力にほかありません。

しかしながら、これまで承ってきた数々のご依頼に対し、弊社が最も大切にしてきたことは本番を想定した「リハーサル」です。

もちろん、会議やセミナー(ウェビナー)の重要性が高ければ高いほど、お客様も練習をされて挑まれるはずですが、オンラインならではの落とし穴やシチュエーションによっても盲点は様々。

本日はオンライン配信を失敗に導くポイントをお知らせするとともに、弊社の対策をご紹介してまいります。

 

オンライン配信は事前準備で決まる!プロの代行業者が懸念する初歩的なミス

オンライン配信 代行

対面形式と違い、オンライン配信(Zoom会議)は場所や時間を限定しない利便性から飛躍的に需要を高めました。

オンラインなら外出をする手間を取らせません。

極端な話、会議が始まると同時にログインさえしてしまえば、ギリギリまで寝ていたとしても出席が可能です。

 

しかしながら、利便性と事前準備を軽視してよい事とは全くの別問題。

弊社は、コレまでの経験から、

「オンライン配信だからこそ、事前準備を徹底しなければならない」

「オンライン配信が失敗に終わる原因は、事前準備不足に尽きる」

ことを断言できます。

たとえば、機材の動作確認を行わなくてならないのは主催だけではなく、出席者全員。

通信環境も会議を予定されている時間帯に大人数のアクセスが集中することで通信速度が遅くなることが懸念されます。

回線が落ちてしまい会議そのものが無為に終わってしまうケースだって珍しくありません。

 

会議が始まってからも、心配ごとはつきないでしょう。

スライドや映像の切り替えに手間取ってしまった場合、対面であればアドリブで場を繋ぐこともできますが、オンラインは場の空気感まで伝えられないため、お茶を濁すことも簡単ではありません。

また、対面であれば出席者の目線も無意識に発言者に集まりますが、オンライン上では発言者ごとのマイクにリアルタイムでフォーカスする必要も出てきます。

慣れないオンライン配信に準備不足で挑めば、どこかで必ず不備が露呈することでしょう。

付け加えるなら、オンライン配信は原則1人で挑むモノ。

過集中から参加者も疲れやすい状況に置かれているため、たった数秒の不備が招くストレスも対面形式の比ではありません。

 

絶対に回避したいオンライン配信「当日のトラブル」。プロの代行業者は予定外も視野に入れる

オンライン配信 代行

オンライン配信も対面形式と同じナマモノです。

事前準備の一環として、入念なリハーサルを行うことが重要視されるのは、当日を迎えてからの急展開やトラブルを予見、対策を講じることを目的としているからです。

 

たとえば、当日に参加者の増員が決まることだってあり得ますし、本番中に資料を共有すべき参加者が発覚したとしても即座の対応は困難。

進行の内容によっては、事前に予定されていなかった資料共有や、参加者から提案される動画共有、「アンケートを取りたい」要望に応える必要も出てくるでしょう。

オンライン配信後に懇親会を行う流れであれば、本番中、新しいミーティングルームの作成を作る作業も同時進行で行わなくてはなりません。

少人数ごとにグループを分けてディスカッションを行う「ブレイクアウトルーム」の作成を本番中に求められることもあります。

実は利用している配信ツールのプランによって、対応の負荷が決まってきます。

もしセミナー形式に適した「Zoomウェビナー」を使用していれば、そもそも「ブレイクアウトルーム」機能が付いていないため、いきなり配信本番中に変更となっても対応ができません。

もっと言えば、カメラシーンの切り替えやBGMの差し替えや、強調すべきポイントに追加テロップの作成など。

用意してある進行台本の改善点はリハーサルを通して見えてくるモノばかりです。

 

参加者の満足度が高い配信を実現するためには、徹底した事前準備の上に成り立つ柔軟な対応力も不可欠です。

オンライン配信の成功を導く要は、本番さながらのリハーサルにあることがお分かりいただけたのではないでしょうか。

 

本番まで〇〇日、プロの配信業者の事前準備

余裕を持ってオンライン配信に挑むため、準備は本番当日より最低2週間前から始まります。

弊社が施す事前準備を

(1)打ち合わせ

(2)環境の再現

(3)リハーサル

の3ステップに分けてご紹介していきましょう。

 

オンライン配信当日までのプロの配信業者の事前準備

【1】打ち合わせを通じ、お客様と配信会社が足並みを揃える

オンライン配信 代行

事前準備の第一段階。台本をもとにした打ち合わせは、当日の動きを確認すると共に、弊社とお客様それぞれの役割分担を明確することを目的としております。

と、申しますのも、オンライン配信は(依頼費用や会社の持つノウハウ関係なく)代行業に「丸投げ」して成功するモノではありません。

仕事の一部をお客様に委ねるワケでなく、成功させるためにはお客様の要望やビジョンを共有しておく必要があるのです。

台本ひとつとっても、お客様の大事な会議・ウェビナーの構想を弊社にゼロから任せることはできないでしょう。

もちろん細かな詰めのサポートこそアドバイスさせていただきますが、ご要望や着地点を明確にしないことには弊社も満足のゆくサポートが叶いません。

 

たとえば、Zoomの画面共有。

弊社が担当することも可能ですが、お客様によっては自身のタイミングを優先させたい方もいらっしゃいます。

また、先にも申し上げた当日の急なトラブル。

テレビの生放送などでは画面を切り替えたり、中継映像に繋いだりと対処法も様々ありますが、機械・ヒューマンエラーが起きた時の適切な判断や解決はお客様との認識の擦り合わせがあって初めて可能になります。

 

「オンライン配信を全て承る」配信会社も存在しないことはありません。

しかしながら、代行会社に一任することで、本番当日の動き方はもちろん、今何が起きているか分からない状況に陥ってしまうことも懸念されます。

また、配信代行者の都合に合わせて準備されてしまうため、お客様の理想とズレた状態で配信されてしまう恐れもあるでしょう。

 

【2】リハでの本番環境再現は大前提、懸念を残さない

オンライン配信 代行

打ち合わせの後は当日と同じ環境を再現し、上に書いた事前準備のチェック項目をひとつひとつクリアしていく工程に移ります。

実際に催される会場に機材を組み立てるほか、会場の電波状況の確認もこの時に済ませてしまいます。

回線が不安定と判断できた場合には「マルチSIMルーター」を持ち込む手段も講じます。

ほか、配信前に表示する蓋画に画角(参加者の写り方)、スライド・BGMのチェックを行い、リハーサルに移行します。

 

配信者だけでなく参加者の通信環境を整えることも非常に重要です。

冒頭でも述べましたが、Zoomにおいては配信者だけでなく視聴者も参加者の一員であり、参加者、配信者含めた全参加者の通信環境が大きく影響するのがオンライン配信の特徴です。

配信者の音はクリアに聞こえても、参加者の一人の声が聞き取りづらかったり、安定しなかったりすれば、それだけで視聴のストレスになります。

特に総会など発言が多い会議や100名以上参加する大規模ミーティングなど、当時参加する人全員に対して通信環境・音声の問題は最低限確認が必要です。

徹底的にトラブルを回避するために、弊社ではミーティングの規模によって参加者への通信環境や操作レクチャーも行なっています。

 

【3】配信の課題を浮き彫りにするためにリハをやる!

オンライン配信 代行

オンライン配信のリハーサルは「原稿の読み合わせ」練習に終始してしまうことが一般的でありますが、フリートは1時間の配信予定ならキッカリ1時間、テレビ制作会社も驚愕する水準の入念なリハーサルを行うことを心がけております。

司会者、ファシリテーターの進行やカメラアングル、オンラインで参加する演者への画面切り替え、資料共有時のワイプの位置の調整など。

確認事項は多岐に渡ります。

上にも書いた通り、一連を通して初めて気が付ける改善点を浮き彫りにさせることもできますし、テンポ・スピード感を演者が掴めるため、焦らずに本番を迎えることにもリハーサルの有用性が認められます。

理想は2週間前から準備を整えた後、午前の配信であれば前日、午後の配信であれば午前中。事前に本番と同じように練習を行えることで、より当日での配信のトラブルを減らすことに繋がります。

そのため、通しの事前リハーサルを徹底したいところが業者としては本音です。

しかし、もちろん「時間をそこまでかけていられない」お客様もいらっしゃいます。

時間の捻出が困難な場合、最低限、画角のチェックと演者の切り替え方法を確認することが、リハーサルの及第点と考えています。

 

え!?主役が来ない?!オンライン配信緊急事態の対応措置

オンライン配信 代行

ここまで、「本番を迎えてからも突然のトラブルに見舞われるオンライン配信だからこそ事前準備を徹底する」重要性を説明して参りました。

しかしながら、リハーサルをどれだけ入念に行っても回避できないアクシデントもございます。

リモートで出席されるはずの重要人物がギリギリまでログインされない状況です。

その方の機材トラブルや回線落ちなど、原因も様々考えられますが、登壇者が揃わないままにオンライン配信が始まってしまった場合、進行台本と大幅に内容を変更することも余儀なくされます。

進行がアタフタしてしまっている様子が映ってしまえば、参加者全員の士気も下がり、オンライン配信が大失敗に終わってしまうことも懸念されるでしょう。

 

一見回避できなそうに思える危機的状況も、臨機応変に対応できるプロの司会者・ファシリテーターを採用することで解決が可能です。

会議にログインされない方のセリフパートを先読みすることで段取りを変更することもできますし、時間が経っても現れない場合、いわゆる「カンペ」を司会者に出す連携プレーを駆使し参加者の満足度を下げないまま、オンライン配信を終えることができます。

火種を見つけ、先回りする進行はプロだからこそ成せる技。最悪のケースまでも見越した場合、社内の人材に司会を任せることはリスクのある決断です。

また、配信には、担当者とクラアント様との連携を潤滑にするため、双方に伝達役をおくことも望ましいでしょう。

 

規模の大きい配信時には、緊急時に全体進行の管理とクライアントの調整を任せられる、柔軟な動きの取れる人材を保険として用意しておくことも予防策となります。

話は前後しますが、このような緊急時の対応を可能にするのは、やはりお客様と代行業者との間で認識を共有、同じゴールを目指してこそなのです。

 

オンライン配信の台本には何を書く?

オンライン配信 代行

最後に、弊社フリートにオンライン配信代行をご依頼される際、お客様に事前に用意していただく台本の中身に関して記述し、本記事を終わりにしたいと思います。

 

「こうしたいから、こうして欲しい」を明確に!

用意していただく台本は当日全体の流れが記載された全体台本と、オンライン配信のタイムテーブルが記載された当日台本の2種類です。

特に後者の当日台本には「いつ」「誰が」「どこで(会場・オンライン)」「何を」話すのかを明確に、時間軸(タイムテーブル)もザックリとでいいので記載していただけると、クライアント様も進行の無理を見つけやすいため、話がスムーズに進みます。

意外と確認漏れが起こりやすいのは「どこで(会場・オンライン)」話すのか。

リモート参加、会場参加によって対応が変わってくるので、どこから誰が参加するのか事前にご連絡いただくと、配信代行業者も準備がしやすくなります。

 

もちろん、その台本がそのまま完成形になるワケではありません。

その台本は、あくまでお客様の希望がダイレクトに反映された叩き台として重要になってくるのです。

そのため、Zoomに映っていて欲しい方、登場して欲しい方、流したい音声、動画の内容まで……。

当日の「こうしたい!」構想から「困っている」内容までも、記載していただきたく思います。

過去に弊社が承った要望の一例には、

「開始前のアナウンス、ビデオは流さなくて良い」

「司会者が話す間にも、主演や登壇者を映しておいてほしい」

などがありました。

 

準備の項にも触れましたが、接続テストは本番2週間前がデッドライン。

オンライン配信は主催のみならず、視聴者の機材にも目を光らせる必要がある。と、書いた通りです。

参加者個人の機材に不備が見つかっても、2週間前であれば「機材を送る」「入れ替える」「購入」を勧めるなど様々な手段が取れます。

もちろん、ご依頼の連絡も早ければ早いほど、弊社もお客様の理想をできる限りより良い形にするご提案をすることが可能になります。

さて、本日はオンライン配信開催に伴う事前準備・リハーサルの重要性をご説明してきました。

細かいチェック項目に開催前より疲弊させてしまったかもしれませんが……。

「オンライン配信に何を望むのか」さえ依頼前に明確にしていただければ、弊社が万全のサポートで配信を成功に導きます。

もちろん、慣れないオンライン配信だからこそ代行をご依頼することも理解してもいるので、まずはお困りごと、開催予定の企画概要や構想からお気軽に弊社にお伝えしていただければと思います。