【大規模ミーティング】労働組合の総会Zoom配信事例

大規模ミーティング総会

昨年2020年より脚光を浴び始めたオンライン配信も生活の一部となり、この1年で様々な活用用途が見出されるようになりました。

今や、会社内では気軽なミーティングのほか全社員が集まる総会、セミナー(ウェビナー)の開催にもオンライン配信の選択肢が持ち上がります。

場所を問わない利便性のほか、イベント内容に左右されないメリットも評価され始めた証とも言えるでしょう。

とは言え、オンライン配信は規模や内容によっても”やり方”が変化します。

ひとつ例をあげるなら「ハイブリッド配信」です。

オフィスや自宅よりオンラインで参加する方と、イベント会場に登壇するオフラインの参加者が混合するオンライン配信スタイルはここ最近、需要を伸ばしておりますが成功させるために相応の準備が必要とされます。

ハイブリット配信にとどまらず、オンライン配信に多様な使い道が見出されるに伴って、お客様の『困った』声にもバリエーションが見られるようになりました。

 

本日、焦点をあてたいのは参加人数です。

具体的には、「参加者が100名を超えるオンライン配信」を催す場合の注意点をご紹介します。

100名以上の参加者が集うイベントに相応の準備が必要であることは、対面でもオンラインでも変わりありません。

今回は、300名以上が参加するオンライン配信の代行事例も持ち出しつつ、実際に対策すべき箇所を細かく見ていきましょう。

 

参加者300人以上のオンライン配信の注意点

100名を超えるオンライン会議は…ライセンスを購入する所から始める。

大規模オンラインミーティング労働組合総会

まず大前提、オンライン会議にZoomを用いる場合、1アカウントで招待できる最大人数は100人に制限されています。

それ以上の参加者を招待する場合は「大規模ミーティング ライセンス」を購入し、主催者のアカウントへ付与する必要があります。

ライセンスを購入することで、最大1000名までオンラインミーティングに参加することが可能になります。

 

配信当日の1〜2週間前には必ず接続テストを行う

接続テストとは、インターネットが安定して繋がるかどうか、参加者が問題なくZoomにログインできるかどうか…確認する準備を指しますが、この接続テストも大人数だからこそ細かくチェックする必要があります。

普段のオンラインミーティングと違い、大人数がアクセスすることで回線が落ちてしまう可能性が格段に高くなるからです。

本番当日の1~2週間前を目安に、本番当日と”同じ時間帯”にテスト時間を設けると良いでしょう。

時間帯まで合わせる理由は、1日の時間帯によって通信速度が左右されるためです。

テストを行う日はミーティングルームを3時間ほど解放し、当日参加者全員にアクセスを試してもらうことで完了します。

また、この接続テストは機材の事前チェックも兼ねています。

仮に「用意していたマイクに音が入らない」「カメラが全く映らない」機材トラブルが見つかった場合は、もちろん買い換えが必要です。

テスト日を1~2週間前に設定しておけば、トラブルの原因究明・機材の買い換えにも余裕が持てます。

このことは主催だけではなく参加者も同様です。

100人を超える規模のミーティングともなれば、そもそもZoomに不慣れな方もいらっしゃる可能性も高いです。

参加者全員が安心して本番に臨まれる体制を整えるためにも、テスト日を設ける意義があります。

 

配信開始の30分前から参加者のログインを済ませてもらう

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オンラインミーティングは参加者が多いほど、配信中のトラブル対応が困難です。

1度トラブルを起こしてしまえば、進行の中断を余儀なくされますし、参加者も戸惑いを覚え、会議は目標を達成できずに終わってしまうことも懸念されます。

そのため、そもそもトラブルを起こさない事前対策が欠かせません。

300人規模であれば、参加者全員が開催時刻より30分前にはログインできている状態が理想でしょう。

本番までの30分の間、主催者は映像やBGMを流すことで参加者の受信状態に不具合がないか確認することができます。

主催者・参加者側の機材、設定ミス、Zoomの操作…。

トラブルの原因もひとつではありませんが、いずれの場合にせよ、開始までに猶予があれば、主催者・参加者共に落ち着いて対処することができます。

また、BGMや映像を流すことで参加者の緊張を和らげる効果も期待できます。

Zoomでは特定の人にのみに話しかけることができません。

発言は参加者全員に届いてしまうため、イベント開始前は参加者全員がミュート状態にしたまま無言で待機することが常です。

もちろんイベント規模が大きければ大きいほど、参加者は何百名もの方が沈黙したまま硬直している映像を目の当たりにすることになりますが、この時間が緊張感を高めてしまう原因になり得ます。

音楽や映像を流すことは、イベント直前のトラブルを未然に発見する目的のほか、参加者をリラックスさせる役割も持たされています。

また、イベント自体の格式を上げる導入としても最適です。

 

【Zoom配信事例】労働組合総会のオンライン化

それでは先日弊社フリートが配信代行を務めたオンライン配信の事例も取り上げつつ、ポイントをより細かく見ていきましょう。

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一度自分たちでチャレンジしたものの難しかったオンライン配信

ご依頼いただいた運送業の労働組合は、3万名が所属する大規模な労働組合であり、その中でも300人を超える組合員が総会へ参加する予定でした。

今回はオンラインから参加する組合員だけでなく、会場にもオフラインの参加者がいるハイブリッド型での配信。加えて、総会全体の進行自体も”複雑”でした。

難点【1】オンラインイベント中、複数の会議が同時進行される

総会のなかで、全体での質疑応答や決議投票を行う本筋とは別に、議題ごとに各グループに分かれて話し合う時間も設けられておりました。

議題ごとに小党に別れて話し合う時間にはオンラインとオフライン、いずれの参加者も小さな会議室を設ける必要があります。

難点【2】ITツールに慣れない方も参加、会議は2日に渡る

300名以上が参加する総会、関わる全ての方が普段よりITツールを使いこなしているわけではありません。そのうえで、総会は2日間に渡ります。

成功させるには、タイムキーパーが細かく時間を把握することはもちろん、随所に細かいフォローも求められてもいます。

以上の難題をクリアするために、大規模オンライン配信のプロフェッショナル、数々の実績を持つフリートへご依頼いただきました。

 

オンライン・オフライン参加者全体で同時に情報共有できている状況を作り出す

今回は大規模かつハイブリッド配信のため、オンラインにもオフラインにも大勢の参加者がいらっしゃいます。

まず、重要視するべきは、双方向にリアルな空気感を同時に伝える工夫です。

対面の会議は発言内容や視線のほか、たとえば他の人のちょっとした所作など、参加者が会場の空気感を感じ取りながら進行することが通常です。

しかし、オンライン配信では映像と音声のみがコミュニケーションの全て。

オンライン参加者は映像より会場の様子を伺うことこそできますが、得られる情報には限界があります。

加え、パソコンの音飛びや映像の乱れのトラブルも参加者の人数分だけ懸念せねばなりません。

一度内容を聞きそびれてしまうことで、その後の議題についていけなくなる参加者が出てくる可能性も考慮する必要があります。

受け取る情報に差が出続けると、オンライン・オフライン参加者の両者の微妙な空気のズレに繋がり、円滑な議論や会議進行が難しくなることは想像に難くないでしょう。

大規模ミーティング総会

上は当日の機材、参加者の配置を簡単にまとめた図です。

確認して欲しいポイントは、まず会場にカメラ3台を準備したこと。

それぞれのカメラはオンライン参加者に向けて「議長」と「司会者」、「会場全体」を映しています。

反対に会場の参加者に向けては、300名近くのオンラインの参加者を一目で確認するためのスクリーンを設置しました。

また、会場のスピーカーでオンライン参加者の声を流し、個別視聴で起きるトラブルを回避する工夫も欠かしません。

音声と映像だけで会議が進んでいくからこそ、参加者全員が同時に同じ情報を共有することが今回の会議の大前提。議論に集中していただける環境を整えることから弊社の仕事は始まりました。

オペレーションにもトラブルに備えて万全な体制を整える

弊社の配信時の人員体制も併せてご紹介いたします。

300名以上が参加する今回のオンライン配信に対し「スタッフ8名」「PC10台」で対応いたしました。

各スタッフの役割は大きく4つに分かれています。下図をご覧ください。

大規模ミーティング労働組合総会

まず一番左端は、音響と実際の配信されている映像をチェックするモニター担当です。主に会場に設置されたカメラの映像や、主催者側に映る画面などをチェックしています。

次に左から二番目はZoomの管理担当です。スポットライト機能を操作したり、資料の画面共有をコントロールします。

右から二番目は「ブレイクアウトルーム」機能の操作担当です。参加者を小グループに分けるブレイクアウトルーム機能の管理や参加者の表示位置や名前の変更を行います。

一番右端は、会場のスクリーンに映る映像を管理しています。先述の通り、今回の会議では常に全参加者の顔をオフライン参加者に見えるようにスクリーンで映す必要がありました。

少し細かく説明すると、特定の話者をピックアップする「スポットライト機能」を使うと、参加者全ての顔を映すギャラリービューから一律で画面が切り替わってしまうため、スクリーンに映った映像をギャラリービューに元に戻すなど、進行に応じて臨機応変に映像を切り替える役目も担っております。

また、4つの役割を担うスタッフとは別に、全体のサポート役として3名を常駐させました。

たとえば会員番号順の画面並び替えや、画面の切り替えは全て弊社のスタッフでコントロールしています。

弊社の仕事はオンラインの諸問題をお客様の代わりに解決すること。参加者は原稿のチェックや議会の進行など、通常の会議と同じように集中していただくことができます。

 

万全のオンライン配信に向けては、スタッフ体制だけでなく機材準備も欠かせません。
弊社の機材準備の様子もご紹介いたします。

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今回は会場に適当な機材が揃っていたことから、コストダウンのご提案させていただきました。現場の機材を活用すれば、機材の持ち出し費用を浮かせることが可能です。

意外に思われるかも知れませんが、お客様がお持ちの機材を使うことで機材レンタル代を抑えられるケースは少なくありません。

敢えて強調する理由は、配信業者のなかには普段使用している機材を持ち込むことを前提に話を進める会社も存在するからです。

業者が自分たちの使い慣れている機材を配信を行うことは、”やりやすさ”を重視した業者の都合に他ありません。無論、お客様には「機材レンタル代」として10万円〜余分なコストがかかってしまいます。

正確に言えば、機材やケーブルの種類、Zoomとの接続方法、音響・映像に対して幅広い知識を有していない業者は、配信を行うにあたり慣れた機材を持ち出すしかない事情もあります。

もちろん、万が一のトラブルに備えて、現地の機材の利用だけでなく弊社で予備機材も用意することも徹底しております。

配信に必要な機材はスピーカーやマイクだけではありません。

オンライン配信の肝は回線を安定させることにあります。突然通信回線が落ちたり、接続不良になったりすると、会議どころでは無くなってしまうことは明白です。

そのため、弊社では予備ルーターの準備も欠かしません。

特に今回の配信はPC10台を繋ぐ必要があったため、複数のパソコンの接続に耐えつつ通信速度を常に一定に保ち続けることも求められていました。

弊社では予備のルーターとして電波の通じにくい山奥やトンネルでも強力な通信を確保できうる「マルチSIMルーター」を用意しています。

突然会場のシステムが使えなくなったとしても、万が一の事態を起こさないため、万全の態勢を整えて会議の配信に挑みます。

Zoomを熟知したプロフェッショナルだからこそ、Zoomの機能を活用してオンライン配信をサポート

大規模オンラインミーティング労働組合総会

Zoomやオンライン配信の前提を知らないままに、オンライン配信に不必要な機材を持ち込む配信業者もいるので注意が必要です。

たとえば、「ハウリング」現象。

ハウリングとは、スピーカーとマイクの間で音が回ってしまう現象です。

スピーカーから出ている音をマイクが拾い、再度スピーカーへ流れ、またその音をマイクが拾ってしまう……。

ハウリング現象を起こすと、会場に「キーン」とイヤな音が響き渡り、参加者に不快感を与えます。

このハウリング現象は、テレビ等の生放送であれば「ミキシングコンソール(ミキサー)」と呼ばれる大型の機械を使い、音の信号のバランスを細かく制御したり、一人ひとりにワイヤレスイヤホンを提供することで対処が可能ですが、Zoomにはエコーをキャンセルする機能が既に備わっているので、簡単な接続設定でハウリングを避けることができ、そうした特別なミキサーや個別のイヤホンを準備する必要はありません。

もし配信代行業者がZoomの機能を知らずにテレビの生放送と同じ要領でオンライン配信を行ってしまうと、不要な機材レンタル代がお客様にかかってきます。

また、オンライン配信に高画質を求め、ハイスペックな機材を要望される方もいらっしゃいますが、Zoomには機能過多です。

Zoomは配信時に画質を落とす仕様を持っているため、高級機材で撮影しても受信者に届く映像が高画質になるわけではありません。

フリートはこれまで採用イベントから記者会見、大規模オンラインミーティングをZoomで対応してきた経験もあり、Zoomについては日本一詳しいと自負しています。

お客様に無駄な機材や不要な設備を提案することは致しません。

大規模オンラインミーティング労働組合総会

今回は、オンライン配信のプロフェッショナルとしてZoomの機能を活用し、対面での総会よりもスムーズに進行できる工夫も試みたのでご紹介させて下さい。

「ギャラリービュー」機能で議決の集計を迅速に

今回は参加者300人中半数の組合員のみが議決権を持っており、議決権を持つ組合員と、持たない組合員が画面上で混在している状態。

スクリーンの参加者を一目見ただけでは誰が議決権を持っているのか判別つかない問題もありました。

この問題の解決手段として提案した機能が、Zoomの「ギャラリービュー」です。

簡単には、スクリーンに映し出される参加者を好きな順番に並び替えられる機能と捉えて下さい。

バラバラに表示されていた組合員を会員番号順に並び替えれば、議決権を持つ組合員は一目瞭然。

手間のかかる集計をオフラインよりも迅速に行えることはオンライン”ならでは”のメリットとも言えるでしょう。

「スポットライト」機能で会議の目線を誘導させる

加え「スポットライト」機能もオンライン配信では便利な機能です。

スポットライトとは、特定の参加者を拡大して映すことができる機能です。

最大9名まで発言者の拡大表示が可能なので、オンライン参加者の目線の誘導に重宝します。

いずれもZoomの機能を熟知してこそ可能なご提案です。

配信の代行をご依頼する業者を選ぶ際には、Zoom配信や機材に幅広い知識を持っているかどうかも指標となります。

 

紙を使ったアナログな参加でZoom慣れしていない参加者をサポート

大規模オンラインミーティング労働組合総会

以上ご紹介してきた通り、Zoomにはオンライン配信に便利な機能が多く備わっています。

しかし、オンライン配信と言えど状況に応じて”アナログな手法”を取り入れることも会議を成功に導く鍵となります。

たとえばZoomには会議を円滑に進めるため「投票ボタン」や「挙手ボタン」が搭載されております。

しかし、普段からITツールに慣れていない参加者のなかにはZoomへの参加で精一杯。

細かい操作まで手に負えない方もいらっしゃるかも知れません。

特に大規模なミーティングの場合は会議までの間、参加者全員にZoomの操作を覚えてもらうことも困難でしょう。

今回の総会ではITツールに不得手な参加者が多くいることが事前に確認できたため、可能な限り参加者がZoomの操作をしない工夫もご提案させていただきました。

投票に用いたのは「紙」です。

会議より前に、決議権を持つ組合員には画面に表示させるサイズの紙を事前配布し、投票時にはカメラの前で紙を挙げて賛成、反対の意思を表明していただきました。

また、実際に画面の前で紙や手をあげたり、ジェスチャーを行ったりしてもらうことは、参加者に会議参加の体感を得やすい演出にも役立ちます。

弊社はZoomを知り尽くしているからこそ、つまづくポイントも理解できています。参加者に応じて柔軟なご提案をさせていただくことも弊社の仕事です。

 

大規模オンライン配信の成功に向けてZoomのプロフェッショナル フリート

大規模オンラインミーティング労働組合総会

難易度の高い大規模なハイブリッド配信でしたが、例年に引き続き労働組合の総会を無事に終えることができました。

前述の通り、労働組合様と共に事前準備を行ったことが成功に結びつきました。

参加いただいた組合員の方々にも、例年と変わらない議論の場を提供できた自負を持っております。

フリートでは今回の事例以外にも、2000名以上のオンライン配信も対応した経験を持ち、Zoomのプロフェッショナルとしてお客様のオンライン配信をサポートしていきます。

  • 大規模オンライン配信を今まで一度もやったことがない
  • 突然イベントをオンラインに対応しなければいけなくなった
  • Zoomでのオンライン配信を検討しているが、全くツールに詳しくない

というお悩みをお持ちでしたら、ぜひフリートへご相談ください。

企画から配信当日まで、お客様が実現したい配信を叶えるために、全力でサポートさせていただきます。

 

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