【座談会】Zoom配信のプロにも聞いてみた!オンライン採用の課題

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Zoom配信代行、Zoom配信オペレーションを専門に、様々な企業、団体のオンライン会議・オンラインセミナー・オンライン採用活動をサポートするフリートです。

オンラインで会社説明会や面接を催すことを余儀なくされた昨年、2020年から1年が経過し、取り組みへの勝手が分かってきた企業が増加した印象を受けます。

しかしながら、オンライン特有のトラブルが浮き彫りになったことで、より対応を困難に感じたり、いまだに苦手意識を持った人事担当者・採用担当者も依然として少なくありません。

本日は、人事経験者とZoom専門家の対談を通じ、オンライン採用で実際に起きるトラブルや注意点にどう対応すべきか語っていただきます!

近藤 誠利さん:

株式会社エム・ケイ代表。デザイナーやプログラマーのオンライン採用を実践中。リモートワークをしている社員も在籍。

本田美香さん:

株式会社セレッテで主に新卒採用を担当。新卒も中途も会社説明会のオンライン配信や、オンライン面接など社内でオンライン活用を進める。

古里 拓

合同会社フリート代表。日本一Zoomを使いこなす専門家として、数々のオンラインイベントを成功に導く。オンラインミーティング推進協会の代表理事も務める。

 

オンライン採用の課題【1】現場はオンライン対応にやっぱり苦労

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ーー2021年現在、オンライン採用に対し、今はどのような取り組み方をされていらっしゃいますか?

近藤さん(以下、近藤):元々弊社ではプログラマー・デザイナーに対しては採用過程のなかに「実技テスト」も取りいれていました。

面接と並行して実技テスト行うスタイルは、場所をオンラインに移行させた今も変えていません。

これまでの対面形式では、実技テストと面談含めて1時間程度のやりとりで済んでおりましたが、オンライン上だとその倍、2時間半ぐらいかかってしまいます。

これは、通信状況やテストに使うデータのやり取り、適性検査のサイトにログインができたかどうか。などなど……オンライン”ならでは”の手間があるためです。

また、応募者の発言内容がうまく聞き取れないことがあり、聞き返すこともしばしばあります。

面談が始まってから、まともなコミュニケーションを築ける間柄になる時間も、対面の時より多く必要とされているのです。

細かい話になれば、対面の時は、事前に、会社のパソコンにテストのデータをセットアップしておくことで準備を終わらせることができました。

しかし、同じことをオンラインでやろうとすると、たとえば「圧縮ファイルを送る」「解凍できたか確認する」だけでも時間がかかってしまいます。

この時点で既に5分から10分もロスしておりますが、加えて、応募者がテストのサイトにログインできないことも想定しなくてはなりません。

緊急時のトラブルに対し首尾よく対応できるわけではありません。『どうしましょう』とお互いに慌てて更に時間が経過してしまいます。

オンライン採用過程の効率化を計れるかどうかに悩んでおり、手立てを思案しているところでもあります。

本田さん(以下、本田):私の会社では、会社説明会から面談までのオンライン化を試しているところです。

最近では、中途採用を希望するオーストラリアからの応募者と弊社社長が「Google Meet」や「Zoom」を使って面談を終えたところです。

国をまたいで採用と面談を済ませることができたので、効率化が実現できたと言えるでしょう。

しかし、新卒採用にも同じ手法が取れるとは思いません。

オンラインで催せる限界は会社説明会までだと感じています。

オンライン面接を行なっているなかで「応募者へのフォローが困難」であると感じるためです。

事故的にログアウトしてしまったり面接に必要なデータが相手に届いていなかったり……。1度でも通信のトラブルが起きてしまうと、元のフローに戻すまでに時間がかかってしまいます。

たとえば近藤さんの会社では応募者もITリテラシーが高い方が多いので、幾分オンラインの採用活動のハードルも低いと推測します。

ですが、弊社の応募者の中にはパソコンを持っていない方や、急遽スマホから参加される方もいらっしゃいます。

こちらで万全を期しても、応募者の使っているスマホが古いことで通信に耐えきれなかったり、そもそもアプリが開けなかったりした場合、面接どころではなくなってしまいます。

オンライン採用に取り組んでみて、自社の通信環境チェックを徹底する必要は感じておりましたが、相手の通信環境にも気を配らなくてはならない課題に頭を抱えています。

古里:オンラインで面接や説明会を催す場合は、「ただオンラインに繋ぐだけ」では満足のいく結果を得ることはできません。トラブルを避けるための事前準備が何よりも大事になってきます。

それに加え「準備をしっかり行ったつもり」になっていないかどうか、チェックを怠らないこともポイントでしょう。

当日にデータ送信履歴やサイトログイン履歴を確認することで発覚するミスも少なくありません。そうなると、本来の面接時間を短くしてしまうことにも繋がります。

会社説明会に面談、いずれの催しにせよ必ずリハーサルを行い「音声・映像が途切れないか」「手順や流れに問題がないか」も確認しておく必要があるでしょう。

また、よくあるトラブルとして、社内通信環境を利用したが故に映像の乱れや回線が落ちてしまうケースが報告されることも少なくありません。

大勢が同時間に接続する会社説明会では、普段の業務よりも通信にかかる負担が大きくなります。

そのため、「安定的に5bps以上が確保されているかどうか」にも目を光らせておくべきです。

たとえばGoogleで「スピードチェック」と検索すると、速度テストを行えるサイトがたくさん見つかります。

大事なオンラインイベント前には、サイトを利用して自社の通信環境を見直すことも有用でしょう。

本田さんも仰っていたように、オンライン採用は相手の通信環境にも左右されます。

応募者の方も万全の体制で臨めるよう、企業がビジュアル化したマニュアルを用意することも徹底できれば、なお良いのではないでしょうか。

「環境設定の事前チェックをお願いします」「速度テストを必ず行ってください」とご案内をすると、応募者も準備しやすくなります。

面接前日にもリマインドを促し、当日両者がストレスなくイベントを迎えられるようにする工夫が必要です。

 

オンライン採用の課題【2】オンラインでのコミュニケーション

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ーー面接中や企業説明会中での、トラブルはありますか?

近藤:面接では、ログイン場所を配慮していない方もいらっしゃいます。

たとえば喫茶店からログインしてくる応募者もいらっしゃいましたが、喫茶店員の『いらっしゃいませ』に始まり、店内の環境音が面接を邪魔してしまいます。

もちろん、参加の場所を選ばないこともオンラインのメリットのひとつですが、ノイズを考慮しない姿勢に応募者の”本気度”を疑ってしまったこともあります。

古里:家に安定した通信環境がない場合、外のWi-Fi環境に頼る応募者の方もいらっしゃいますよね。

集中できる環境ということであれば、100歩譲って、カラオケ店など周辺の音をシャットアウトできる個室からログインする配慮を応募者にも期待してしまいます。

先にも例で出ましたが、Wi-fi環境が無いため、スマホからログインする方も少なくありません。

スマホから参加する方は、環境のほかにも、1ヶ月のデータ通信量を使い切ってしまっている、いわゆる「ギガ死」をおこしているケースを想定する必要もあるでしょう。

回線が異常に遅くなっていることから、そもそも画面にログインできない事態も起こり得ます。

近藤:画面をONにするか、OFFにするかも企業としては気になるところです。

中途採用でオンライン面接を希望された方のなかに面白い意見を持つ方もいらっしゃいました。

その方は画面をOFFにしたまま面接を始めようとしていたので「顔を見せていただきたいので画面をONにできませんか」と私からお願いしたのですが、「画面をONする必要があるのかわかりません」と返されてしまいました。

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本田:私も、行政が主催した事業でオンライン合同説明会に参加しましたが、似たような経験があります。

企業側が画面をON、参加者の画面共有は任意だったのですが、誰ひとりとして画面をONにせず、真っ暗な状態のまま説明会が進んでいったのです。

説明している途中から「参加者はサクラなんじゃないか」と疑心暗鬼になってしまいました。説明が終わったら、即座に接続を切られてしまったことも相まり、あまり参加者に良い印象を持つことはできませんでした。

古里:顔が見えないのであれば、極論、電話でも同じことができますからね。応募者も、なぜ企業が「Zoom」を採用しているのか。その意図を汲む必要もあったでしょう。

近藤:逆に、企業側は企業側でオンライン上でのコミュニケーションに注意するべきポイントがあることを自覚する出来事も起こりました。

ある新卒の方と面談している途中、応募者から『私は子供っぽいですか』と、尋ねられたことがあります。

私も咄嗟に『個性が出ていらっしゃって良いと思いますよ』と、返答したのですが応募者の琴線に触れた返答内容であったためか、画面越しに突然泣き出されてしまい戸惑ってしまいました。

憶測に過ぎませんが、おそらく他社の人事の方のなかにも私と同じような回答をしてしまい、突然の涙に混乱された方もいらっしゃるのではないでしょうか。

画面を挟むとリアリティが無くなるか、対面では言いづらい内容を面接者に気楽に投げかけられるようにもなります。

オンライン面接は移動の手間や距離の問題を省けるメリットを持っていますが、良くも悪くも両者の緊張感が解けやすい特徴もある。と、痛感することになりました。

古里:実際に同じ空間にいれば、会場の空気からも緊張感を肌で感じとることができますが、画面越しなので、つい応募者も気が抜けてしまったのかもしれません。

近藤:気が抜けてしまうことは企業側、採用側にも同じことが言えるでしょう。

大きな会社であれば面接人数も少なくなく、人事担当は代わる代わるずっと応募者と話をしています。

1日に大量の面接を行うことで集中力はどんどん途切れていき、やはり不用意な発言をしてしまうことも懸念されるでしょう。

古里:企業も応募者もやっとオンライン採用に慣れてきた頃。

そういった気の抜け方や面接態度は、今後注意すべきポイントとして共有されていき、減少していくと推測します。

とはいえ、オンラインは音声と画面を介してコミュニケーションを取るため、リアル(対面)と比べると必然的に伝えられる情報量が限られてしまいます。

「映りが悪い」「音声が聞こえづらい」などのトラブルを未然に防ぐ必要があるのは、コミュニケーションを円滑に行うためでもあるのです。

細かい話を出せば、たとえばカメラの位置ひとつでも参加者が企業に抱くイメージは変わってきます。

”あおり気味”にカメラを設置していれば、参加者の画面には上から目線を送る面接官が映し出されるため不必要な威圧感を与えてしまいかねません。

ちょっと大げさかもしれないと思うくらいに身振り手振りも大きく映すことも大切です。

オンライン上のコミュニケーションはちょっとした様々なズレが積もり積もって、大きな誤解に繋がりやすいので、どのように相手の画面に映っているのか、どんな受け取られ方をするのかをシミュレートしておくことも求められます。

通信環境の面でも述べましたが、事前に面接の注意事項や準備して欲しいことを応募者に伝える必要があるのは、お互いが嫌な思いをしないことを目的にもしています。

ZoomのURLをただ送付して「ここから当日ログインしてください」で終わらせず、「面接中は画面ONで参加してください」「静かな集中できる環境を整えてください」と応募者に事前に伝えることも、面接を円滑に進める上では重要です。

 

オンライン採用の課題【3】オンライン採用ではコンテンツの内容や企画に注意

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古里:オンライン説明会で進行に失敗すると、「ITツールが使いこなせない会社」とネガティブな印象を企業にもたれる恐れもあります。

そこで、今行われているオンライン採用の問題点を改めてご紹介しましょう。

まず、この座談会でも何度もご説明している通り、Zoom配信で説明会する最大の利点は、時間や場所に左右されず、双方向にリアルタイムでリアクションができるところにあります。

せっかくオンライン説明会で参加者を募っても、配信中は一方的に会社の説明をして終わり。

「後はエントリーシート書いてね」といった対応では、会社の魅力を伝えられているかどうか…参加者に何か印象を残すことができたかどうか……疑問が残ってしまいます。

もっと言えば、会社の概要や説明資料を画面上に映すだけであれば事前録画を公開する手法もあるため、一方的なアピールでよければ、LIVE配信を行う必要性から見直すべきです。

その逆、Zoomに長けた企業では「ブレイクアウトルーム機能」を駆使し、参加者を小グループに分けて座談会を行う取り組みを採用しているところもあります。

しかし、話をまとめる人が不在で沈黙が続いたり、話を深めることができずに座談会が終わったりするケースも後を断ちません。

オンラインでコミュニケーションを取る場合、客観的な目線を持つ第三者「ファシリテーター」が存在しないと、話が盛り上がりづらいのです。

企業によっては新卒採用の説明会を新入社員に全て任せているところもあります。

一番応募者と歳が近く、話しやすい理由もあるのでしょうが、日が浅い分、事業内容や会社の意義に関しては芯を捉えた回答は用意できません。

会社をアピールするのであれば、やはり、勤続年数が長く、経験を持つ社員が魅力を語るに限ります。

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本田:社長や代表が望んでいるケースもありますね。

若手の社員が質疑応答や説明会を対応することで、若手社員も活躍している会社であることを会社の内外にアピールしたい思惑もあると思います。

とは言え、参加者に対し、企業の期待値を高めるような応答を新入社員に求めることは、いささか荷が重い仕事でもあるでしょう。

社会人経験不足が故に「あなただけに」という特別感は出てこず、書いてあることを読むだけになってしまいがちです。

用意した原稿を読み上げることで精一杯になってしまいそうです。

会社への情熱や温度は、会社のことを知り尽くしていないと急に言葉として出てこないとも思いますし、社会人としての経験不足がアダになる心配もあります。

ただ読むだけ、説明するためだけにオンライン配信を利用するのであれば、先にコンテンツを流し、事前にワークをやるスタイルを採用しても良いかもしれません。

正直なところ、個人的にはZoomに対し、1時間も集中力が持たない。とも思っています。

私自身も他社の商品説明会に参加する機会があるのですが、あまりにも長すぎると途中から「もう無理」となってしまうことの方が多いのです。

なので、コンテンツを減らす、時間を短くする、スライドを減らすなど、飽きさせない工夫も必要に感じておりますが、そうすると今度は、伝えたい情報の密度も下がってしまうのではないか。と、ジレンマを感じてもいます。

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古里:オンラインで一方的に喋り続けられてしまっては、受け手の集中力はどんどん削がれていってしまいます。

みんなが使い始めたとは言え、「Zoom」は比較的新しいコミュニケーションツールです。

オンラインイベントを行う採用担当者がオンライン上の場の作り方に慣れていないのも当たり前です。

たとえば、アイスブレイクひとつにしたってオンライン”ならでは”の手法を取り入れなければなりません。

オンライン上”ならでは”のコミュニケーション手法、伝え方の引き出しの数も満足でない方がほとんどではないでしょうか。

オンラインとオフライン、それぞれのコミュニケーションの特徴を理解するのに早い例は、「シーンとしてしまった」時です。

対面形式のオフラインであれば、近くにいる人を頼る、会場を動き回るなど、それなりの対策案は経験からも思いつくはずです。

オンライン上でコミュニケーションを成り立たせているのは音と画面と説明した通り、それ以外の”当たり前”の行動は大きく制限されてしまいます。

そうすると、間(ま)を必死に埋めようとしたり、どうしようと慌てちゃう。

近くの人を頼るにも本来なら「目配せ」などの予備動作が必要です。が、オンラインでは話かけるにも突然名指しで指名してから問いかけねばなりません。

指名された側も覚悟が何もできていないから、満足のいく答えを用意することは困難です。

もし、仮に私がやるとしたら、イベント開始直後はZoomの投票機能を使って「朝ごはん何食べて来ましたか」「どっから来ていますか」など簡単な設問を用意し、能動的に参加する雰囲気を作ることから始めます。

説明会の前半はオンラインでのディスカッション、チャットのやり方に参加者も慣れてもらうこと、企業とのコミュニケーションのタッチポイントを増やすことに終始。

双方満足にコミュニケーションが取れるようになってから本題に入ります。

これは、オンライン配信では視聴者をイベントに関わらせることも肝だからです。

最近では視聴者も聞くことに慣れてしまっていて、説明会で必要なところだけ聞き取って、エントリーシートを投げてしまう方も少なくありません。

企業説明会をイベントのひとつと捉えて、応募者を満足させる内容のモノを用意できたら、様々な企業がオンラインでの催しに苦戦しているなか、特段の好印象を与えることができますし、エントリー率も変わってくると思います。

 

オンライン採用の課題【4】今後のオンライン採用に向けて

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ーー今後のオンライン採用に向けて、どんな取り組みをされていますか?

本田: 選考過程も工夫をしています。説明会に参加してもらった人には、宿題として翌日の9時までにレポートを出したら、選考を進める形を取っています。
また、調べて欲しいこと・知って欲しいことは全部筆記試験にしました。

たとえば、代表のブログを読んでもらったうえで、

「2021年〇月〇日の代表ブログで『〇〇』へ行き『△△』の資格を取得した」といった問題を出します。

仕事で必要な資格、全てネットに書いてある通りに書かないと正解にならない課題も出しました。問題は毎年ブラッシュアップを重ねています。

古里:宿題形式は面白いですね!就職希望者の興味関心は上がりそうです。

本田:興味関心の部分だけでなく、参加者自身の調べる力が鍛えられるとも思っています。

大事なことは何度も伝えようという想いで、テストや説明会にも答えを散りばめています。

また、このような方針を敷く背景には、近年問題解決能力が低い方が増加している体感も理由にあげられます。

古里:問題解決能力が低いとはどういうことでしょうか?

本田:「教えてくれればやる、教えてくれなかったらやらない」と言った受動的な姿勢です。

3年前に内定者研修を行った際、『ONE PIECE』『キングダム』と内定者に話題を振ったにもかかわらず誰1人反応しなかったことがありました。

「せっかくスマホを持っているんだから、その場で調べて、情報に行き着いてくれれば会話ができるのに」と、いう経験が今のテスト形式へ繋がっています。

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他にも、選考過程のショートカットを目的に、期日を決めてレポート提出を課題としたこともあります。

提出できなかった場合にも、どう対処すべきかを経験してもらう思惑もあります。

ちょうど、この座談会の前にも面接をしましたが、次の選考内容は、選考者から会社の代表や面接担当者に面接をする「逆面接」を予定している旨を伝えてあります。

質問内容を考えるなかで、会社を深く知るきっかけにもなってくれればと思います。

古里:今後はオンライン採用を続けるか、リアルに戻していくか、方向性は決まっていますか?

本田:応募者からは「オンライン面接なら参加します」といった連絡が増えています。

会社説明会で1度お会いしましょうとすると、その段階で応募者もふるいにかかってしまいます。

今後、オンライン採用を望む応募者に対応できるようにはしたいです。

穴埋め方式、書類そのもののテスト形式も見つめ直し、検討しているところです。

会社説明会もリアルタイムではなく、誰でも視聴・参加することができるうえで、飽きさせないコンテンツを用意できないか、取り組んでいきたく思います。

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古里:ちなみに、オンライン対応や配信準備は社内では誰が担当されているのですか?

本田:私ですね。私も元々ITに強いわけでは無いので、オンライン配信中の問題が起きたときのトラブルシュートが一番大変です。

古里:オンライン採用を強化していく場合、トラブルシュートできる人は必要です。

参加者が何で困ったか、通信がなぜ落ちてしまったか、状況に応じて適切なアドバイスをできる人が1人でもいないと、会社で大規模オンライン説明会を回せないでしょう。

何より、慣れていないITの対応では、担当者のストレスも並大抵ではないと思います。

ある程度トラブルはパターン化されているので、勉強すれば短期間で操作や解決力は習得できると思います。

私の場合は、オンライン配信を死ぬほどやっているから、失敗の勘所がわかり知識も溜まっているというだけです。採用担当者の方々は、いきなり本番をやらざるを得ず、失敗できる場面が少ないと思います。

トラブルの起こるパターンを事前に知って、何回かOJTとかロールプレイを通してサポートの練習ができると良いですね。

手前味噌ですが、オンラインミーティング推進協会の講座では練習の場を沢山提供しています。

例えば、ブレイクアウトルームの実戦として、ガヤガヤした人が入ってきたらミュートにする、通信が切れて落ちた人をサポートするなど擬似体験を受講生にさせています。講座の中でできる限り、失敗する経験をして欲しいのです。

Zoomの操作練習も1人でできることは限られていて、ある程度大人数いないと試せないこともあります。画面で15人いる状態で操作することにまず慣れてもらえるように講座全体を設計しています。講座自体は動画視聴、宿題、講座参加も含めて3万円ぐらいですね。

Zoomで面接、会社説明会をやらねばならなくなったと慌てている採用担当者がいたら、ぜひこういった機会にオンラインのコミュニケーションに慣れてもらっていただきたいです。


 

いかがでしたでしょうか?

今回の座談会では、オンライン採用に対応しながらも、応募者も企業もやり方に模索している様子が伺えました。

  • オンライン採用を進めているが、会社説明会で今一つ手応えがない
  • そもそも適切なツールや配信内容がわからない
  • オンライン採用にどこから手をつければ良いわからない

上記でお悩みの方は是非フリートまでお気軽にご相談ください。

フリートでは「オンライン配信によって、距離や時間の制約を打破し、企業や学生、日本中の人々に『情報』を届けることで、自由に人生を選べる選択肢と可能性を最大化」することを目指し、Zoom配信に特化して、オンライン採用の説明会企画から配信まで様々なサポートをしています。

御社の感じる課題に寄り添いつつ、オンライン配信を最大限活用できるようにサポートいたします。

今回の記事でもご紹介したように、採用担当者が知っておくべきミスやポイントを知ることができる研修もご提供していますので、オンライン採用に課題を感じた方は是非一度お問い合わせください。

 

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