2021.06.11

【オンライン記者会見】リアルとリモートの参加者がいるハイブリッドZoom配信代行は何に注意すべき？日本ブロックチェーン様の事例

Zoom配信代行、Zoom配信オペレーションを専門に、様々な企業、団体のオンライン会議・オンラインセミナー・オンライン採用活動をサポートするフリート合同会社です。

1対1のミーティングから社外の商談、何百名も参加するカンファレンスなど、これまで対面形式が用いられてきた様々な分野で、オンライン化が進んでいます。

最近、増えてきたのは、「ハイブリッド配信」です。

ハイブリッドとは、自宅や会社などからのリモート参加者と、会場で聴講する参加者が混じるケースの配信スタイル。2021年現在以降も、ますます需要を伸ばしていくことが予想されております。

リアル参加者とリモート参加者の両者が参加するハイブリッド配信は、リモートからの参加者のみが参加するZoom配信方法、イベントの進行とはまた違うポイントに目を光らせなければなりません。

今回の記事では、メディアでも取り上げられた「日本ブロックチェーン協会」様（以下、敬称略）のハイブリッド配信の事例から、Zoom配信代行の注意点をご紹介いたします！

リアルとオンラインの参加者に配慮したZoom配信代行

日本ブロックチェーン協会は、ブロックチェーンの研究者に金融機関関係者、そして政府・自治体関係者と共に、政府に向けたブロックチェーン普及検討案について内容を検討し、検討内容発表の機会として報道関係者を招き『ブロックチェーンを国家戦略に。』と題した説明会を催しました。

【速報】「ブロックチェーンを国家戦略に。」⾃⺠党国会議員有志によるブロックチェーン推進議員連盟が提言内容を発表

ハイブリッド配信を行うための機材、適切な司会進行の依頼を検討比較された折、Zoom配信代行の対応実績がある弊社にご相談をいただきました。

ご依頼にあたり、説明会会場は、議員会館の会議室が決定しておりました。弊社の仕事は「提言内容の討論から記者会見」まで、全ての会議のZoom配信代行を務めることです。

 

ハイブリッド配信におけるZoom配信代行の大前提

先述の通り、今回はオフラインとオンラインの両方に気を配るハイブリッド配信です。

配信を成功させるポイントを順番にご説明していきましょう。

Zoom配信代行注意点【1】リモート参加者とリアル参加者の場の共有を第一に

ハイブリッド配信を行う上での大前提は、両者の情報受信のタイムラグをなくすことにあります。

リモート参加者とリアル参加者が同じ話題に意見を述べる場では、全ての参加者が同じ情報を同時に受け取る必要があります。

リモート参加者は画面越しに現場の雰囲気を把握しづらく、リアルの参加者もまた、パソコン画面からリモート参加者全員を見渡し難い状況です。

会議室の雰囲気を細かに汲み取ることが困難な状況では、活発な議論を展開することはなかなかできません。

ハイブリッド配信では、「参加者全員が音声をしっかり聞き取れる」ことと、「会議室の様子やリモート参加者の顔を一目でわかるようにする」工夫が成功の秘訣となります。

もちろん、発言が意図とは違う受け取り方をされてしまわないよう、音声や映像が途切れさせない配慮も怠ることは出来ません。

 

Zoom配信代行注意点【2】平等な発言機会の確保

次に気を付けるポイントは、発言機会の「偏り」を軽減させることです。

場にいる人のみで話が盛り上がりすぎしまうことは、リモート参加者が意見を述べるタイミングを失うことにも繋がるためです。

今回のケースは、記者会見の場としての役割を持たされています。

会議を促進させるのみならず、オンラインで参加する記者の方が質問を投げかけやすい環境を作ることも弊社の仕事です。

会場での参加者とリモートからの参加者、両者の発言機会を公平に確保するため、発言のルールをあらかじめ決めること、ファシリテーターもルールに応じた事前準備が不可欠となります。

ハイブリッド配信におけるZoom配信代行の配慮のポイント

以上、ハイブリッド配信における環境作りの前提を念頭においたうえ、機材や参加者の目線をもう少し掘り下げて確認していきましょう。

ハイブリッドZoom配信代行注意点【1】機材準備

会場によっては、機材同士でのハウリングに注意が必要です。

ハウリングとは、マイクに向かって話した音を、別のパソコンが音声を拾うことで、反響音のようなノイズを生み出してしまう現象を指します。

Zoomの操作に不慣れな参加者がミュートの設定をし忘れることで、ハウリングを起こしてしまう。リモート参加者の耳に不快な音声が入ってしまうトラブルは、頻発するアクシデントです。

ハウリングを予防するには、あらかじめ音声入力は特定のマイクやパソコンに絞るなど、音声の拾い先を1つに決めておくことが大切です。

今回は会場の音響システムとZoomを繋ぐことで、そもそもハウリングを起こさない工夫を施しました。

また、会場に備え付けの設備がZoomに適切かどうか、のチェックも前もって行います。

既存のマイクやスクリーンが必ずしもZoom配信に適しているとは限らないからです。

今回、議員会館の会議室には、ワイヤレスマイクやスクリーン、天井のスピーカーなどの機材が既に準備されていました。しかし、それぞれの機材はリアルな対面会議を前提にしており、映像配信のための機材が欠けていました。

そこで、今回は、ハイブリッド配信のために下記機材をご用意させていただきました。

• ビデオカメラ２台
• スイッチャー１台
• 音響ミキサー1台
• プロジェクター1台
• PC2台

会場が既に決まっている場合、希望のZoom配信によって必要な機材を改めてチェックする必要があります。フリートでは、会場に備え付けの機材がなくともZoom配信に最適な機材の貸し出しや持ち込みが可能です。

 

ハイブリッドZoom配信代行【2】共通の場づくりに重要な聴覚と視覚

ハイブリッド配信での議論をスムーズに進めるために、両者が同じ情報を同時に共有できている状態を作り出すことが重要です。

特にリモート参加者は情報の入り口が目と耳に制限されているため、リアル参加者に比べて情報をよりわかりやすく伝える工夫が必要です。

双方の参加者の発言内容を聞き取りやすい音声で届けることがハイブリッド配信において大変重要なポイントです。

どちらか一方で音声の乱れが発生すると、参加者が遠慮して発言を控えるようになってしまったり、意見を組み込むことができなかったりと議論の進行に支障をきたします。

日本ブロックチェーン協会では、良好な通信環境を整えることはもちろん、会場の発言者に対してはマイクでお話ししていただくことで、リモート参加者に会場の声を良い音質で届けることができました。

リモート参加者の音声も、会場のスピーカーを使って会議室全体に音声を流したことで、タイムラグを生むことなく両者ともに議論を進めることができました。

 

次に視覚的工夫として、リモート参加者に向けて会議室全体を撮影し、会議室の雰囲気がわかるようにしました。

加えて、リアル参加者に焦点が当たるようにカメラも設置します。

会場全体のみの映像だけだと、発言者が小さく映るため「誰が話しているのか」と発言者の特定に集中力が割かれてしまい、会議に集中できなくなります。

発言中の姿が映ることで、発言者が誰なのかリモート参加者にとって一目でわかるようになり、表情や身振りから発言のニュアンスも汲み取りやすくなります。

リアル参加者に向けても、同じ情報、同じ画面を全員が同時に共有できるように、スクリーンにZoom画面を投影しました。参加者の状態をわかりやすく伝えることで、発言しやすい場づくりに繋がっていきます。

 

司会進行も重要！ハイブリッドZoom配信代行におけるオペレーションの重要性

通常の会議にも言えることですが、ハイブリッド配信において議題と会議の進行準備は会議の成功を左右する要素となります。

会議を始める前に、会議の進行の仕方を参加者全員にアナウンスしましょう。

議題の説明や事前資料の共有は会議が始まる前に済ませておきます。

もし、前日まで説明する機会が得られない場合は、当日の入室時間を利用して会議の注意点を説明します。

また、リアル参加者とリモート参加者の両者に公平に質問ができるように、「手を挙げればミュートを解除する」「質問はチャットに書き込む」など、質問の仕方もルール決めをしておくとトラブルの回避につながります。

 

ハイブリッド配信では、会議全体の進行に目を配る第三者が必要です。

会議のファシリテーターを決めておかないと、リアル参加者同士で議論が白熱してしまい、リモート参加者が議論から置き去りになって終始沈黙してしまう状況が発生してしまいます。

討論をする人とは別にファシリテーターを据えることで、質問や論点を両者から拾い上げることができます。

もし、ファシリテーターが用意できない場合は、チャットに書き込まれたコメントを拾いつつ議論を進めるというのも一つの方法です。

チャットにコメントが残っていれば、議論の後からでも意見や疑問をピックアップしやすくなります。

 

ハイブリッド配信における司会進行の基本的な注意点をご紹介しましたが、もちろん会議や記者会見のスタイル、そして参加者のITリテラシーによっても注意すべき点は異なってきます。

フリートでは参加者の様子も考慮して、最適な司会進行や企画を打ち合わせ時からご提案させていただきます。

 

不特定多数が参加するZoom配信にはZoomウェビナーも有効

ハイブリッド配信の中でも、不特定多数の視聴者が参加される場合、議論進行にさらに注意が必要です。

例えば記者会見など、事前に面識のない人々が参加することが前提の場合、不適切な発言や会見の趣旨とは異なった営業の売り込みが入ってくる恐れがあります。

参加者が把握しきれないため、事前にルールのアナウンスが徹底しきれないという難しさもあります。

ある程度質問を取捨選択したい、大人数すぎてZoomの使い方を一人一人サポートする時間が無い場合には、Zoomウェビナーを活用しましょう。

 

Zoomウェビナーは主催者側で参加者のZoom画面操作を制限したい時に便利な配信方法です。

通常のZoom配信では、参加者は誰でも好きなタイミングで発言し、カメラのON /OFFを切り替えることができます。

一方、Zoomウェビナーであれば、手を挙げた参加者のみに発言を許可したり、見せる画面をあらかじめ選択したりと、主催者で操作をコントロールできます。

参加者にとっても、音声と自分の姿を共有しなくて済み、匿名で質問をすることが可能になります。

記者会見やパネルディスカッションなどある程度進行が決まっており主催者が主に話す割合が多いイベントであれば、Zoomウェビナーを利用することを検討したほうが良いでしょう。

フリートでは、お客様の目的を伺った上で、最適なZoom配信代行案をご提案いたします。

 

ハイブリッド配信の場合は、機材や設備の準備から司会進行、配信ツールまで注意すべき点が多くあります。

日本ブロックチェーン協会の事例では、司会進行から当日使用する機材まで、細やかな打ち合わせを重ねて配信環境を整えさせていただいたことにより、スムーズに議論を進めることができました。

フリートでは、事例のようなハイブリッド配信での議会進行や記者会見のZoom配信代行も承っております。

また、人数が多すぎるイベントや学生向けの就活イベントなど、ケースによって企画内容含めて適切な配信方法を打ち合わせできます。

 

Zoom配信代行であれば、数々の配信実績をもち、お客様の配信の成功を第一に考えるフリートへぜひご相談ください。

▽メールで問合せ