2021.06.04
主催者と参加者の不安を万全のサポートで解消！MDRT明治安田生命分会様のZoom配信代行事例
コロナパンデミックの収束に見通しが立たない2021年6月現在、ソーシャルディスタンス・”三密回避”の意識の高まりから、これまでリアルで催されてきた数百人が動員するイベントや会議は、オンラインへと場を移行させております。
伴って、主催者が頭を悩ませる課題も輪郭を帯びて参りました。
- 何百人も参加するような会議をオンラインでやったことがない
- 参加者がITツールやパソコンに不慣れ、当日のトラブルに対応できるか不安
本日は、「未経験で挑む課題に対し、『配信代行会社』への依頼を検討しているものの、何を基準に会社を選定して良いか分からない」お客様に向け、弊社の事例をご紹介します。
対象となるご依頼は、「MDRT明治安田生命分会」様よりご依頼いただいた、大人数が参加する、オンラインイベントのZoom配信代行です。
「みんなオンラインに苦手意識あり」からスタートしたZoom配信代行ご依頼
MDRT明治安田生命分会様は、およそ300名の会員をホテルに集める総会を、毎年の恒例行事として開催しておりました。
例に漏れず、新型コロナウイルスの流行から大勢の人が一同に集まるイベントの自粛を余儀なくされることになったのですが……活動の報告をする場としても機能する総会は、MDRT明治安田生命分会様の活動の中でも特に重要なイベント。
集まれないことを理由に中止することもできません。
そこで、Zoomを利用する「オンライン総会」を催す代替案が持ち上がったのです。
とは言え、総会をオンラインで開催するのは初の試み。
無論、主催者は、約300名もの参加者が集うオンラインの会議を主導した経験もありません。特に、
- 適切な撮影機材、配信のための設備準備
- 総会を進めるための司会進行に求められているスキル
が、分からないことに心配が集中していたようです。
参加者全員が普段からZoom操作に慣れている保証もありません。
弊社フリートへご依頼をいただいた背景には、挙げ出せばキリがない、主宰者の不安がありました。
配信当日だけじゃない！フリートの徹底的なZoom配信代行サポート
弊社フリートは、これまで数多の大規模オンライン会議を成功させてきた実績と、サポート力に定評を持っています。
今回の事例でいえば、オンライン総会をトラブルなく催すことは大前提。
その上で、代替案としてのオンライン開催でなく、例年以上の盛り上がりを期待できるものを提供したい思いもありましたので、事前準備から徹底的にフォローをさせていただきました。
Zoom配信レクチャーとマニュアル準備で主催者と参加者の迷いを無くす
MDRT明治安田生命分会様では主催者、参加者ともに不安を抱えていたため、別日にリハーサルを設けただけでなく、Zoom操作に慣れていただくためのレクチャーを参加者に行いました。
レクチャーではログインのためのID、パスワードの入力方法から、総会当日に使う挙手ボタンや反応ボタンの操作を一通り丁寧にご案内。
今回は参加される皆様が保険業に携わっていることから、実際の業務や商談でもZoomが使えるように、画面越しでの話し方のコツや資料の共有の仕方などのちょっとしたコツもお伝えすることができました。
主催者にとっても、リハーサルを通してZoom配信を体感することができるため、当日慌てることなく落ち着いて準備ができるようになります。
レクチャーに加えて、フリートでは当日に操作に迷ってログインができずイベントに参加できないことを防ぐために、お客様ごとに専用のマニュアルを作成しています。
また、インターネットに慣れていない参加者のために、電話で操作を問い合わせることができるサポートダイアルも準備。
Zoomの機能と画面を熟知したプロが対応させていただくので、まるでその場で一緒に画面を操作しているかのようにご案内することが可能です。
通信環境もチェック！当日に向けて万全なZoom配信代行体勢を整える
フリートがリハーサルを行う理由は、イベントの進行をチェックするだけではありません。
オンライン配信において、フリートが特に気をつけているのが通信環境です。
音声や映像の乱れ、回線が落ちて再ログインを何回もすることになると、参加者の集中力は下がりストレスが増大します。
安定した通信を整えることは、オンライン配信を成功させる上では基本中の基本です。
会議室から配信を行う際に見逃されがちなのが、社内の通信環境の確認です。
社内の個別会議や通常業務上での利用には耐えられていたとしても、大人数で同時にアクセスが集中すると回線が落ちてしまうことがあります。
また、社内のインターネットのセキュリティ設定が厳しすぎてZoomが使えない場合もあるので、その時には事前に別の回線を用意してあげることも必要です。
フリートでは電波が届きにくい場所でも安定した通信ができる「マルチSIMレーター」を利用し、インターネットが不安定な環境でも配信を行うことが可能です。
発信側だけの通信環境を整備するだけではなく、参加者の通信環境のチェックも大切です。
オンラインイベントでは、自宅、社内、外出先のカフェなど、様々な環境から参加する可能性があります。
たとえ、発信側の通信環境を整えたとしても、参加者側のインターネット通信環境が不安定では、画像の停止や音声の遅延が発生します。
今回は、リハーサル日に接続不安定であった参加者をリストアップして主催者に手渡し、当日までに参加者自身のインターネット環境を改善していただくようにお願いいたしました。
撮影機材、照明も準備できるので、Zoom配信代行をお任せしやすい！
自前でカメラ、照明機材や音響を持っていても、それぞれがZoom配信に適していない場合もあります。
機材や設備がない場合でも、フリートでは会議やイベントの目的に合わせた機材をご用意できるので、改めてご準備いただく必要はありません。
リハーサル時には、映像や音響、照明も本番さながらに練習させていただきます。
今回の総会では企画に合わせて、お話しされる方の目の前にスクリーンも用意し、主催者がお話している間も、参加者のお顔がわかるように配置しました。
フリートでは、当日の配信のみ対応するのではなく、必ず事前の練習を設けてZoom配信の懸念点や不安を解消します。
当日も、予想外のトラブルが起きてもすぐに対応できるようにフリートのスタッフも現場で配信をフォローいたします。
参加者の皆様が総会に集中できるような環境づくりを行うことを念頭に置いているからこそ、あらゆる面から徹底してサポートしております。
Zoom配信代行を活かして例年以上のイベントにする
当日は、事前にリハーサルで練習したおかげか、リアルで開催していた時と同じような熱気で総会を開催することができました。
万が一のトラブルに備えてバックアップ機材も準備した上でフリートも配信をサポートさせていただきましたが、進行上でも、通信環境上でも大きなトラブルは起きませんでした。
嬉しいことに、Zoomレクチャーのおかげで、総会に参加された方の中には、普段の商談でもZoomを利用するようになった方々もいらっしゃるそうです。
主催者からは、初のオンライン総会を無事に終えられたと感謝のお言葉をいただきました。
オンラインならではの特徴を活かして、リアルで開催する時よりも更に盛り上がる良い会議にして欲しい。
そのためにフリートは、機材や通信環境面からの支援はもちろん、企画や進行までお客様の要望に寄り添ったご提案をさせていただきます。
当日の配信をただ作業として代行するだけ、良い映像が取れることに集中してしまう配信代行者もいる中、事前の準備から当日までスムーズな会議進行のために万全なサポート体制を組ませていただいています。
フリートでは、今回のような何百名も参加される大規模イベントだけでなく、学生向けの採用イベントのZoom配信代行も承っております。
Zoomに慣れていないお客様でも、ツールの使い方から機材準備までサポートいたしますので、安心です！
Zoom配信代行をお考えでしたら、ぜひフリートへご相談ください！
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