2024.07.28
【リアルタイム共有可能】Zoomの「Notes」とは？使い方やメリットを解説
Zoomを定例会議などで使用している際に
「この前どこまで進んだっけ？」
「この前の内容、誰かメモしている人いない？」
といったような経験はありませんか？
そんなときにおすすめなのが、Zoomの「Notes」機能です。Notes機能を使えば、Zoom画面のままでメモができたり、メンバーにリアルタイムで共有できたりします。
普段からZoomでミーティングを行う方にとっては、効率性を上げるために利用すべき機能だと言えるでしょう。
そこで本記事では、Zoom Notesの特徴や状況別の使い方についてわかりやすく解説します。
Zoom Notesの使い方をマスターして、ミーティングでの生産性を向上していきましょう。
Zoom Notesはリアルタイム共有ができる機能！
Zoom Notesは、Zoomのミーティング中にメモや議事録を作成し、リアルタイムで共有・共同編集できる機能です。
この機能を使えば、Wordや他のメモツールに画面を切り替える手間もかかりません。
また、Zoom Notesでメモをした内容は、Zoomに参加していないメンバーにも簡単に共有できます。
オンラインミーティングやチームで行うプロジェクトを効率化したいときにおすすめです。
【状況別】Zoom Notesの使い方
Zoom Notesの使い方を3つの状況別に解説します。
- Zoomでミーティング中の場合
- ミーティング時間外の場合
- スマホアプリで使用する場合
上記にあるように、ミーティング中だけではなく、ミーティング外の時間にもメモした内容を確認・編集できます。
以下で具体的な使い方を解説するので、参考にしてください。
Zoomでミーティング中の場合
Zoomでミーティング中にNotesを使う手順は、以下のとおりです。
- 1.画面下にある「ノート」または「詳細」をクリックする
- 2.画面右サイドにノート画面が開く
- 3.ノート画面の右上にある「新規」をクリックする
- 4.ノートが開いてメモが可能になる
メモをしたNotesを共有する場合は、以下の流れです。
1.ノート画面右上にある矢印をクリックする
2.「Share to Meeting」をクリックする
3.「Share Note」をクリックして共有完了
この際、Zoom参加者に編集権限を与えたい場合は「Collaborating」を選択する必要があります。
また、一番下の「Allow persistent access to verified meeting participants after closing the document.」を選択すると、ドキュメントを閉じた後でも永続的にアクセス権限を与えられます。
上記画像を翻訳すると、以下のように記載されています。
- How would you like to open the note?/メモをどのように開きますか？
- Collaborating/コラボレーション中
Meeting participants are granted edit permission./会議の参加者には編集権限が与えられます。 - Viewing…見る
Meeting participants are granted view permission./会議の参加者には表示権限が与えられます。 - Allow persistent access to verified meeting participants after closing the document./文書を閉じた後、検証済みの会議参加者に永続的なアクセスを許可します
ミーティング時間外の場合
ミーティング時間外にNotesを使う手順は、以下のとおりです。
1.Zoomのマイアカウントにログインする
2.マイページ左メニューにある「ノート」をクリックする
3.新規でメモを作る場合は「新規（画像赤枠）」、編集する場合は編集したいメモ（画像黄色枠）をクリック
4.ノートが開いてメモが可能になる
また、Zoomのデスクトップアプリで使用する手順は、以下になります。
1.Zoomアプリの上部にある「詳細」をクリックする
2.「ノート」をクリックする
3.新しく作成する場合は「新規」を、編集する場合はタイトルをクリックして開く
ミーティング時間外に作成したNotesも、Zoomのメンバーに共有できます。
スマホアプリで使用する場合
スマホアプリで使用する場合の手順は、以下のとおりです。
- 1.Zoomアプリを起動する
- 2.画面下部の「詳細情報」をクリックする
- 3.追加された機能の中にある「ノート」をクリックする
- 4.新しく作成する場合は「新規」を、編集する場合はタイトルをクリックして開く
- 5.入力が完了したら左上の「閉じる」をクリックする
パソコンと同様に編集したり、画像を挿入したりもできます。出先でチームメンバーに共有したいアイディアが浮かんだ際は、活用してみてください。
Zoom Notesのメリット3つ
Zoom Notesを使用するメリットは、主に以下の3つです。
- リアルタイムで共有ができる
- ミーティングをスムーズに進行できる
- さまざまな編集機能が使える
上手く活用するために、それぞれ確認していきましょう。
リアルタイムで共有ができる
Zoom Notesを使用することで、ミーティング中にメモした内容をリアルタイムで共有可能です。
アクセス権限を付与すれば共同で編集もできるため、メンバーそれぞれのアイディアを即座に共有し認識を統一できます。
また、Notesにメモした内容はいつでも確認できるため、メンバーが重要なポイントを見逃す心配もありません。
チーム内の認識を統一化して効率良く話し合うために、Zoom Notesを活用すると良いでしょう。
ミーティングをスムーズに進行できる
ミーティングをスムーズに進行するうえで、Zoom Notesは効果的です。
Zoom Notesでは、事前に作成したNotesをミーティングのメンバーに共有できます。
議論する内容を事前に記載したメモを共有すれば、メンバーはミーティングの進行を即座に把握できるでしょう。
また、Zoomのみで完結するため、他の画面を行き来する手間がかかりません。
さまざまな編集機能が使える
Zoom Notesでは、以下のように多くの編集機能が搭載されています。
- フォントの変更
- フォントサイズの調整
- 太字・斜体・下線などのスタイル適用
- テキストの色変更
- 箇条書き（順序付きリストと順序なしリスト）
- 見出しの設定
- 画像の挿入
- リンクの挿入
これらの編集機能を使えば、より整理された、読みやすいメモや議事録を作成できます。
また、画像や図表を挿入することで、テキストだけでは伝えきれない情報やアイディアを視覚的にわかりやすくまとめられます。
Zoom Notesにメモした内容は自動で保存される
Zoom Notesにメモした内容は、自動で保存されます。そのため、メモする度に保存ボタンを押す手間がかからないだけでなく、後から簡単に内容を振り返れます。
また、保存忘れで意図せずデータを失うリスクを減らせられます。
Zoomの会議は急な中断やトラブルが発生する場合もあるので、常に最新の状態が保存されることは大きなメリットになるでしょう。
Zoom Notesとホワイトボードの違いは？
ZoomNotesに似ている機能として、ホワイトボード機能があります。
Zoom Notesとホワイトボードの大きな違いは、「テキストメモ」か「図・イラスト」による情報共有のどちらに優れているかです。
Zoom Notesは、フォント・スタイル・箇条書きなどの編集機能があり、主にテキストベースのメモ作成や議事録作成に適しています。
一方、ホワイトボードは、図やイラストによる視覚的な情報共有をする際におすすめの機能です。
ホワイトボードは自由度が高いですが、テキストの編集機能は少なくテキストメインの使用には向いていません。
また、クラシックホワイトボードは「ミーティング時間外で使用できない」「PNG形式またはPDF形式でエクスポートして保存する必要がある」などのデメリットがあります。
テキストメインでメモ・情報共有したい場合はNotesを、図やイラストを活用して視覚的に見やすくまとめたい場合はZoomホワイトボードを利用しましょう。
Zoom Notesを使う際に注意すべきポイント2つ
Zoom Notesを使う際に注意すべきポイントは、以下の2つです。
- 編集されたくない場合はアクセス権限設定を変更する
- 重要な内容はZoom Notes以外にも保存しておく
上記を意識して、Zoom Notesを利用する際のトラブルを無くしていきましょう。
編集されたくない場合はアクセス権限設定を変更する
Zoom Notesでメモした内容を編集されたくない場合は、アクセス権限設定を変更しましょう。
アクセス権限には「編集者」と「閲覧者」があり、メンバーの役割を変更できます。
重要な情報が意図しない形で変更されることを防ぎ、会議の進行をスムーズに保つために、共有する前にアクセス権限を確認しましょう。
重要な内容はZoom Notes以外にも保存しておく
ミーティング内でメモした重要な内容は、Zoom Notes以外でも保存しておきましょう。
現状（2024年7月時点）では、作成したNotesを整理するフォルダ機能はないため「重要なNotesがわからなくなる」「間違えて消してしまう」などの問題が起こる場合があります。
また、バグの影響で、急にZoom Notesにアクセスできなくなる可能性も考えられます。
過去の会議内容や重要な決定事項を振り返れなくなる事態を防ぐために、Zoom Notes以外のプラットフォームにも保存しておくと良いでしょう。
Zoom Notesに関するよくある質問
Zoom Notesに関するよくある質問とその回答について紹介します。
- Zoom Notesは無料で使えますか？
- ZoomのNotesを共有しない（自分だけに表示）ことはできる？
Zoom Notesを使用する前に、疑問を解消しておきましょう。
上記のほか、ZoomNotesの使い方や活用方法で疑問点があれば、ぜひお気軽にフリートまでご相談ください。
Zoom Notesは無料で使えますか？
Zoom Notesは、追加料金なしで全ユーザーが利用できる機能です。
無料ライセンスを含むすべてのZoomプランで利用可能なため、個人ユーザーから企業ユーザーまで、誰でも手軽に便利なメモ機能を使用できます。
ZoomのNotesを共有しない（自分だけに表示）ことはできる？
ZoomのNotesを共有しない（自分だけに表示）ことは可能です。
ミーティング内でNotesを作成した際に、共有オプションを選択しなければ、他のメンバーには自動的に共有されません。
また、一度共有した後でも、停止ボタンをクリックしたり、アクセス権限を変更したりすることで、メンバーへの共有を解除できます。
Zoom Notesを活用してオンラインミーティングを効率化させよう！
Zoom Notesは、ミーティング中にメモや議事録を作成し、リアルタイムで共有・共同編集できる機能です。
さまざまなテキスト編集機能や画像・図表の挿入を活用することで、メンバー内における情報の共有を効率化できます。
追加料金なしで誰でも利用できるため、Zoom Notesを活用して、オンラインミーティングやチームでのプロジェクトを効率化していきましょう。
フリートでは、このように常にZoomの機能について実践・調査しています。
オンライン配信やハイブリッド配信をよりスムーズに使える機能があればどんどん共有していくので、ぜひ今後もブログを参考にしてください。
また、今回紹介したZoomNotesの他にも、Zoomの機能や使い方に関するご質問等があればお気軽にご相談ください。
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