2026.08.15

Zoom Phoneの活用例｜電話業務の効率化・コスト削減・通話データ活用に使える！

Zoom Phoneは、会社の電話環境をクラウド化できる法人向け電話サービスです。スマートフォンやPCで社用番号に対応できるだけでなく、通話内容の録音・文字起こし・要約、通話データの活用にもつなげられます。

固定電話やビジネスフォンの運用では、電話機や回線の管理、通話後の記録作業、営業電話の品質管理など、さまざまな課題が発生します。特に、複数拠点を持つ企業や、営業部門、コールセンター、リモート営業を行う企業では、電話対応の量が増えるほど、通話コストや情報共有の負担も大きくなるでしょう。

そこでこの記事では、電話環境のクラウド化、コスト削減、営業トークの分析、通話データの共有など、企業での具体的な活用方法を紹介します。

電話環境をクラウド化

会社の電話は、本社、支店、営業所など、拠点ごとに管理が分かれていることがあります。それぞれの拠点で電話機や回線を管理していると、「どの番号を誰が使っているのか」「使っていない回線はないか」「代表番号や部署番号をどのように受けるのか」が見えづらいもの。

また、固定電話でしか受けられない番号があると、電話対応のために出社が必要になる場面もあり、リモートワーク中や外出中に、会社宛ての電話へ対応しづらいことも課題です。

Zoom Phoneを活用すると、電話番号やユーザー、着信ルールをクラウド上で管理できます。さらに、スマートフォンやPCから代表番号・部署番号に対応できるため、固定電話に縛られない電話環境をつくれます。

以下では、電話環境のクラウド化によって見直せるポイントを紹介します。

全国拠点のPBX環境の見直し

複数拠点の電話環境を整理したい場合、Zoom Phoneへの移行はPBXや電話回線を見直すきっかけになります。

Zoom Phoneへ移行する際は、本社、支店、営業所などで使っている電話番号や回線を確認し、必要なものと不要なものを分けていきます。クラウドPBXへ移行すれば、電話番号、ユーザー、着信ルールなどを管理画面から設定でき、会社全体の電話環境も把握しやすくなるのです。

拠点ごとにバラバラだった電話環境をまとめたい企業にとって、PBX環境を見直すきっかけになることは一つのメリットになるでしょう。

スマートフォンでも代表番号・部署番号に対応

Zoom Phoneを使えば、代表番号や部署番号への着信をスマートフォンやPCで受けられます。

固定電話でしか受けられない番号があると、電話対応のためにオフィスにいる必要があります。リモートワーク中や外出中に会社宛ての電話へ対応できず、折り返しや引き継ぎが発生することもあるでしょう。

Zoom Phoneなら、部署の代表番号にかかってきた電話をチーム内で受けたり、担当者へ転送したりできます。

電話関連コストの大幅な削減

Zoom Phoneへの移行は、電話関連コストの見直しにもつながります。

従来のPBXでは、機器の設置、保守、回線管理などに費用がかかっていました。拠点ごとに電話設備を持っている場合、使われていない回線や機器が残ったままになっているケースもあります。

Zoom Phoneを導入するタイミングで、電話番号や回線、PBXの利用状況を整理すれば、不要な契約や設備を見直せます。また、クラウドPBXへ移行することで、物理的な機器の管理や保守にかかる負担も減らせます。

通話量が多い営業・コールセンターのコストを削減

通話量が多い企業では、Zoom Phoneによって電話関連コストを見直せます。

営業電話やコールセンターでは、受電・架電の件数が多く、通話料が積み上がりやすいものです。さらに、通話録音データを保存する場合は、ストレージ費用や管理の手間も発生します。

Zoom Phoneでは、プランによって通話料を定額ライセンス内に含められるため、コストの見通しを立てやすくなります。

定額ライセンスで通話コストの見直し

通話量が多い部署では、定額ライセンスを活用することで通話コストを見直せます。

通話時間に応じて費用が増える契約では、架電数や通話時間が増えるほどコストも膨らんでしまうもの。営業活動やキャンペーン対応などで電話件数が増える月は、費用の予測もしづらくなるでしょう。

Zoom Phoneは、プランによって通話料を定額ライセンス内に含められます。電話を多く使う企業にとって、通話コストを固定化しやすい点は大きなメリットです。

通話録音データの保存コストも見直し

Zoom Phoneは、通話録音データの保存や管理を見直したい場合にも活用できます。

営業電話や問い合わせ対応では、通話内容を後から確認するために録音データを保存することがあります。通話量が多いほど音声データも増え、保存コストや管理の手間も課題になるでしょう。

Zoom Phoneでは、通話録音データをクラウド上で管理できます。録音だけでなく、文字起こしや要約を組み合わせれば、必要な通話内容も探しやすいです。

通話後の顧客メモ作成を効率化

Zoom Phoneを活用すると、通話後の顧客メモ作成を効率化できます。

営業電話やコールセンターでは、通話後に「何を話したか」「どのような要望があったか」「次に何をするか」を記録しなければなりません。対応件数が多いほど、この作業は大きな負担になるでしょう。

Zoom Phoneの録音、文字起こし、要約を使えば、通話内容を確認しながら顧客メモを作成できます。

営業トークをデータで分析

Zoom Phoneを活用すると、営業トークをデータで振り返れます。

電話営業では、担当者ごとの話し方や提案の進め方が成果に影響します。ただ、電話は1対1のやりとりになりやすく、成果を出している担当者の会話内容が周囲に共有されにくいものです。

通話や商談内容を録音・文字起こしすれば、どのような質問をしたのか、どの説明に顧客が反応したのかを確認できます。

通話や商談内容を録音・文字起こし

営業トークを改善するには、通話や商談内容を見える形で残すことが必要です。

電話営業では、会話が終わると内容が担当者の記憶やメモに頼りがちです。そのため、どの説明が伝わったのか、どの質問で顧客の反応が変わったのかを後から確認しづらくなります。

Zoom Phoneでは、通話内容を録音・文字起こしできます。会話の流れがテキストで残るため、営業活動の振り返りもしやすいです。

新人教育やトークスクリプト改善

通話データは、新人教育やトークスクリプト改善にも活用できます。

新人に営業を教えるとき、抽象的な説明だけでは実際の会話をイメージしづらいものです。また、トークスクリプトを作っていても、実際の顧客反応に合っていなければ改善が必要になります。

成果につながった会話を共有すれば、新人は実際の話し方を参考にできます。よくある質問や断り文句への対応を整理すれば、営業資料やトークスクリプトの見直しにもつながるでしょう。

ウェビナーから電話営業、商談まで一気通貫

Zoom Phoneは、ウェビナー後の電話フォローやWeb商談まで含めた営業フローにも活用できます。

ウェビナーでリードを獲得しても、その後の電話対応や商談記録が別々のツールに分かれていると、情報共有に手間がかかります。担当者ごとにメモの残し方が違うと、顧客対応の質にも差が出やすいです。

Zoom Webinars、Zoom Phone、Zoom Meetingsを組み合わせれば、リード獲得から電話、商談、記録までを一連の流れとして管理しやすくなります。

Zoom Webinars・Zoom Phone・Zoom Meetingsを組み合わせる

Zoomの各機能を組み合わせることで、営業活動の流れをつなげられます。

ウェビナー、電話、Web商談を別々に管理していると、顧客がどこで興味を持ち、電話で何を話し、商談で何を確認したのかが追いづらくなります。

Zoom Webinarsでリードを獲得し、Zoom Phoneで電話フォローを行い、Zoom Meetingsで商談につなげれば、顧客接点を同じZoomの流れで管理できるのです。

CRMや社内ツールとの連携

Zoom Phoneは、CRMや社内ツールと連携することで営業メモ作成の負担を減らせます。

電話や商談のたびに内容を整理し、CRMに入力し、チームへ共有する作業は手間がかかるもの。対応件数が増えるほど、入力漏れや共有遅れも起こりやすいです。

Zoom Phoneの通話データや要約をCRMに登録したり、商談後の要点を社内チャットへ共有したりすれば、手作業でのメモ作成や報告を減らせます。

顧客対応や施設運営の電話業務を効率化

Zoom Phoneは、営業部門だけでなく、顧客対応や施設運営にも活用できます。

店舗、宿泊施設、クリニック、サロン、受付窓口などでは、電話対応が現場スタッフや特定の担当者に集中しがちです。担当者が不在だったり、現場が忙しかったりすると、対応が遅れることもあります。

Zoom Phoneを活用すれば、問い合わせや受付電話をクラウド上で管理し、離れた場所からでも対応できます。

インターホンや問い合わせ対応をZoom Phoneへ

インターホンや問い合わせ電話をZoom Phoneにつなげることで、電話対応の自由度が上がります。

受付電話や問い合わせ窓口が特定の電話機に固定されていると、その場にいるスタッフしか対応できません。現場が忙しいときや担当者が不在のときには、対応が遅れる可能性があります。

Zoom Phoneを活用すれば、インターホンや受付電話をスマートフォンやPCで受ける運用も可能です。電話対応を固定された場所から切り離せるため、施設運営や顧客対応の柔軟性が高まります。

問い合わせ内容を分析し、業務改善

Zoom Phoneで通話内容を記録すれば、問い合わせ内容を業務改善に活用できます。

電話対応がその場限りで終わっていると、どのような問い合わせが多いのか、どの拠点で同じ質問が発生しているのかを把握しづらいです。顧客の声が蓄積されず、改善の材料として使いにくい状態になります。

Zoom Phoneの通話記録や文字起こしを活用すれば、よくある質問、予約変更の相談、クレームの傾向などを確認できます。

Zoom Phoneは電話業務を効率化し、通話データ活用にもつなげられる

Zoom Phoneは、固定電話をクラウド化するだけでなく、電話業務の効率化やコスト削減、通話データの活用にも役立ちます。

• PBX環境の見直し
• スマートフォンでの代表番号対応
• 通話後の記録作業の削減
• 営業トークの可視化
• CRM連携

など、さまざまな活用方法があります。

しかし、メリットが多い一方で、Zoom Phoneを業務に取り入れる際は、現在の電話番号や回線の整理、着信ルールの設計、社内ツールとの連携、運用ルールの整備なども必要になります。単に電話をクラウド化するだけでなく、自社の業務フローに合わせて活用方法を考えることが大切です。

フリートは、Zoom社認定パートナーとして、Zoomを活用したオンライン配信やウェビナー運営をサポートしています。また、Zoomのより良い使い方を伝える「Zoomコミュニティリーダー」としても活動しており、Zoomの基本的な使い方から、目的に合わせた活用方法まで相談いただけます。

Zoom WebinarsやZoom Meetingsとあわせて、Zoom Phoneをどのように活用すればよいか知りたい場合は、ぜひフリートへお問い合わせください。

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