2025.05.29
【大規模イベント】アジア太平洋肝臓学会 （APASL）のハイブリッドサポート事例｜40名以上のスタッフでサポート
2024年に、アジア太平洋肝臓学会 （APASL）でイベントサポートをおこないました。
参加者は、オンライン・オフラインを合わせて総勢約5,000名ほど。
フリートは総勢50名近くのスタッフでサポートしました。
今回は学会サポートにおいての特徴やサポート内容について解説します。
アジア太平洋肝臓学会 （APASL）サポートの概要
フリートがサポートに携わったのは、2024年3月27日～31日にかけて京都国際会館にておこなわれた「APASL 2024 Kyoto -The Center of Hepatology （第33回アジア太平洋肝臓学会年次総会）」です。
今回の学会では、「The Center of Hepatology」をメインテーマにさまざまな講師が登壇されました。
その中でフリートは、Zoomにおけるテクニカルサポートから、会場でのイベントサポートまでをおこないました。
16会場での同時ハイブリッド配信
アジア太平洋肝臓学会 （APASL）では、京都国際会館を貸しきり、16会場同時におこなわれるハイブリッド配信をサポートしました。
16会場すべてに機材を設置し、オンライン・オフラインで参加できるようにしています。
専門的な内容は割愛しますが、参考までに当日の図面図と機材配置の図を以下に掲載します。
Room1
Room2
Room3
Room4
Room5
Room6
Room7
Room8
Room9
Room10
Room11
Room12
Room13
Room14
Room15
Room16
アジア太平洋肝臓学会 （APASL）の特徴的なサポート内容
今回のアジア太平洋肝臓学会 （APASL）サポートの中での、特徴的なサポート内容について紹介します。
特に大きな部分としては、下記の3つがあります。
- 外国語対応
- 機材の手配
- 全ルームへのスタッフアサイン
具体的なサポート内容について、以下で解説していきます。
海外参加者の外国語をフリートが対応
今回の学会では、主な言語が英語でした。
イベントの進行なども、基本的には英語で進んでいきます。
また、各国から参加者が集まるため、オンラインのチャット対応や会場現地での案内なども英語です。
この点について、フリートには英語を使えるスタッフがいるため、問題なく対応できました。
通訳などを挟まずに対応できたため、本部との連携もスムーズでした。
大量の機材を手配
今回の学会はハイブリッド開催で部屋数も多くあるため、機材の数が必要でした。
パソコンだけでも85台を使用し、うち60台をレンタルしています。
このような機材の手配もご依頼があればフリートでおこないます。
当然、イベント当日の配線などもすべて対応します。
全ルームへのスタッフアサイン
今回の学会の中で、一番多い日には16個のZoomを立ち上げる必要がありました。
この16個のZoomの中から、参加者は自分が聞きたい講師のルームに入室します。
ここで重要となったのが、各Zoomのチェック役の存在です。
たとえば、1つのルーム内でトラブルが発生したり、進行が遅れたりした場合に対応・報告できるスタッフが常駐していなければなりません。
そこでフリートは、各ルームにスタッフを配置できるように、およそ40名以上のスタッフをアサインしました。
配置としては、各ルームに2名。さらに、その様子をテクニカルスタッフ本部にて一人4～5台のパソコンでチェックします。
下図のようなイメージです。
ルーム内とルーム外からの監視により、若干の進行トラブルがあった際にも、大きな問題にならずに進行できました。
アサインするスタッフって…信用できるの？
今回、システムを組める人や配信事業をおこなっている人、またはZoomに詳しくなくても英語を喋れる人などをアサインしました。
これらのスタッフをパズルのようにバランスをとって配置して、どのようなトラブルにも対応できるようにしています。
このような人脈があることも、フリートの強みの一つと言えます。
スタッフの管理はどうしてるの？
アサインした総勢40名ほどのスタッフの管理は、すべてフリートでおこないます。
今回も「誰が・どの時間に・どのルームで・何をするか？」を表にまとめて配置しました。
このようにスムーズな配置ができるのは、フリートがイベントサポートとしての実績があるからです。
アサインするスタッフは教育されているの？
上記で解説したように、今回アサインしたスタッフは、基本的にZoomや配信に詳しい方々です。
しかし、学会内容の詳しい流れやトラブル時の対処法については事前に説明する必要がありました。
そこで、参加するスタッフ向けに説明会をおこないました。
また、下記のような内容を記載したマニュアルも事前に配布しています。
- 事前準備
- 配信開始
- メインプログラムについて
- その他進行中での注意事項
- プログラム終了
- トラブル時
- その他
このように、オペレーション手順などを理解してもらい、トラブル防止に努めています。
スタッフ力の強さでイベントそのものをサポート
今回の学会の内容は、とてもシンプルでテクニカル的な要素は少なかったように思います。
ただ、機材の数や関わるスタッフの人数が求められました。
しかし、フリートであればその点も十分にカバーできます。
機材においてもレンタルで用意しますし、必要な人員のアサインもフリートでおこないます。
スタッフのアサインにおいては、必要な知識をもつ人に声かけをして、マニュアルまで制作します。
今回の学会においても、マニュアルがあったおかげで大きなトラブルはありませんでした。
これらすべて対応できるのは、イベント運営の基盤があり、サポート経験が豊富にあるからです。
「大規模なハイブリッドイベントをおこないたい」
「オンラインだけではなく現地対応もしてほしい」
「初めてのイベントで何がどの位必要なのかわからない」
上記のような方は、ぜひフリートまでご相談ください。
また、過去の大規模イベントのサポート事例については、以下の記事も参考にしてください。
- 通常500～1,000人までのZoomで、3,000人の大規模オンラインミーティングを行った事例
- 【大規模ミーティング】労働組合の総会Zoom配信事例
- 【事例】登壇者は世界中から！大規模オンラインイベントのZoom配信を担当しました！
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