2025.01.20
Zoomのブレイクアウトルーム設定で「次のセッション」の準備が可能に！【ブレイクアウトルームの機能拡張】
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これまで、Zoomミーティングで何度もブレイクアウトルームをおこなう場合には、毎回下記のように設定をしなければなりませんでした。
1.ブレイクアウトルームの割り当て
2.ブレイクアウトルームを開く
3.セッションの終了
4.新しいブレイクアウトルームの割り当て
このように、何度もブレイクアウトルームが繰り返される場合、Zoomの設定をしている方は手間に感じていたのではないでしょうか。
しかし、ブレイクアウトルームの二段階設定が可能となったことで、この手間が軽減されます。
今回は、その設定方法について解説します。
従来のブレイクアウトルーム設定の問題点
これまでのブレイクアウトルームでは、Zoom操作をしている人間がミーティングに集中できないという問題がありました。
たとえば、下記のような進行をイメージしてみてください。
1.メインルームで表題について話し合う
2.ブレイクアウトルームによるセッション（1回目のブレイクアウトルーム）
3.ブレイクアウトルームを終了し、メインルームで各ルームの話し合いを発表
4.各ルームの発表をもとに、再度、別のメンバーとブレイクアウトルームで話し合う（2回目のブレイクアウトルーム）
このような進行の場合、Zoomの設定をする側は、裏側で下記のような操作をおこなわなければなりません。
| 参加者の行動 | Zoom設定側の行動 |
| 1.メインルームで表題について話し合う | 1回目のブレイクアウトルームの割り当て準備 |
| 2.ブレイクアウトルームによるセッション | セッションの開催と終了 |
| 3.ブレイクアウトルームを終了し、メインルームで各ルームの話し合いを発表 | 2回目のブレイクアウトルームの割り当て準備 |
| 4.各ルームの発表をもとに、再度、別のメンバーとブレイクアウトルームで話し合う | セッションの開催と終了 |
上記のように、Zoomを操作する人間は、メインルームでの話し合いにしっかり参加できなくなってしまうのです。
とくに人数の多いZoomミーティングの場合は、割り当てだけでもかなりの時間がとられるので、ほぼメインルームでの話し合いに参加できませんでした。
Zoomのブレイクアウトルーム二段階設定で便利になることとは？
ブレイクアウトルームの二段階設定が可能となったことで、Zoom操作をおこなう人間も集中してミーテイングに参加できるようになります。
二段階で設定した場合に、Zoom設定側の行動は、下記のようになります。
| 参加者の行動 | Zoom設定側の行動 |
| 1.メインルームで表題について話し合う | 1回目のブレイクアウトルームの割り当て準備 |
| 2.ブレイクアウトルームによるセッション | セッションの開催と終了/次のブレイクアウトルームの準備 |
| 3.ブレイクアウトルームを終了し、メインルームで各ルームの話し合いを発表 | – |
| 4.各ルームの発表をもとに、再度、別のメンバーとブレイクアウトルームで話し合う | セッションの開催と終了 |
上記のように設定できれば、「3」のメインルームや「4」のブレイクアウトルーム時に支障がでません。
これまで割り当てにとられていた時間がなくなり、Zoom操作側の負担を大きく軽減できるようになります。
Zoomブレイクアウトルームの二段階設定方法
Zoomブレイクアウトルームの二段階設定は、下記の流れでおこないます。
1.1回目のブレイクアウトルームを作成
2.ブレイクアウトルームの開始
3.進行中に「ブレイクアウトルーム」メニューを選択すると「次のセッションを編集」が表示される
4.通常のブレイクアウトルームの割り当てと同様にルームを作成する
5.ルームを作成すると、下記のようにボックスが2つ表示される
5.「すべてのルームを閉じる」をすると、自動的に次のセッションのボックスのみになる
以上で、次のセッションのブレイクアウトルームの設定が完了です。
ブレイクアウトルーム二段階設定の注意点
ブレイクアウトルームを2つ作成する際は、「次のセッションを開始」を押さないように気を付けてください。
次のセッションを作成すると、下記のように「次のセッションを開始」のボタンが表示されます。
誤って「次のセッションを開始」を押してしまうと、現在のブレイクアウトルームが閉じて次のセッションに移行してしまいます。（確認画面は表示されます）
「いや、そんな間違いはしないよ」
と思われる方もいるかもしれませんが、次のセッションを作成した場合は、2つのボックスが表示されるため、とくに忙しい進行の場合には混乱しやすいです。
ただし、「ブレイクアウトルーム→別のメンバーとブレイクアウトルーム」と連続で続く場合には、「次のセッションを開始」は便利に使えます。
ブレイクアウトルーム二段階設定の疑問点について調査
今回のブレイクアウトルームの機能拡張によって、従来の方法よりは便利になりましたが、下記のような疑問もあります。
- 次のブレイクアウトルームの分までしか設定できないの？
- ブレイクアウトルーム中でなければ次の設定はできないの？
これらの点について、実際に検証してみました。
次のブレイクアウトルームの分までしか設定できないの？
現状は、次のブレイクアウトルームの分までしか設定できません。
つまり、現状では、「1つ目のブレイクアウトルーム進行中に2つ目を作れる」ようになっています。
このときに、同時に3つ目や4つ目の作成はできないということです。
そのため、ブレイクアウトルームが複数回続く場合には、その都度、次のセッションを作成する必要があります。
ブレイクアウトルーム中でなければ次の設定はできないの？
現状のブレイクアウトルームの機能では、「1つ目のブレイクアウトルームの“進行中”に次のセッションを作成できる」ようになっています。
これを、ブレイクアウトルーム進行中ではなく、事前に2つ設定できたら便利ですよね。
しかし、残念ながら次のブレイクアウトルームの設定は、1つ目のブレイクアウトルームの進行中でなければ作成できません。
Zoomのブレイクアウトルームの機能拡張で多少便利にはなったけれど…
今回のブレイクアウトルームの機能拡張によって、従来よりはZoom操作をおこなう人間の負担が軽減されました。
これにより、従来よりもミーティングに集中できるようになるでしょう。
とはいえ、
「2つ目までしか作成できない」
「作成するとボックスが2つ表示されるので混乱しやすい」
「ブレイクアウトルーム進行時にしか作成できないので、結局ブレイクアウトルームに参加できない」
などの課題もあります。
この課題については、現状のZoomの機能では対応できません。
対策として挙げるならば、内部でZoom操作をおこなう人間をたてるのではなく、外部に依頼するほかないでしょう。
特に人数規模の多いミーティングの場合は、いくら次のセッションを作成できるようになったとはいえ、負担は大きいです。
このような場合には、Zoom操作を外部に依頼してください。
フリートでは、これらの機能を使いながら、大規模人数でブレイクアウトルームが頻発するようなミーティングをスムーズに運営しています。
フリートに依頼することで、参加メンバーが「運営」ではなく「参加者」としてミーティングに集中できるようになります。
ぜひ、Zoomミーティングをスムーズに進めたいという課題がありましたら、一度ご相談ください。
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