2024.12.16
Zoomが参加者100万人まで対応｜Zoomを用いた大規模イベントはどうやるの？
Zoomの新ライセンスにより、最大人数の変更点がありました。
- 最大1,000人のパネリストによるプレゼンテーションへ対応
- 参加者規模1万人～100万人まで（ライセンスによって異なる）
このZoomの新ライセンスにより、大規模イベントの可能性が大幅に変わるのではないか！？
という見方もできるのですが、フリートではこれまでも大規模イベントや長時間イベントのサポートをおこなってきています。
そこで今回は、今回のZoomの新ライセンスによる変更ポイントとあわせて、フリートのこれまでの活動についてもご紹介します。
Zoomの新ライセンスによる大きな変更点
冒頭でも解説したように、Zoomの新ライセンスでは、参加者規模が1万人～100万人まで対応できるようになりました。
さらに、米国内でのイベントごとに契約可能で、25万人以上の規模であればZoomから専門のイベントコンサルタントが派遣されます。
オーディやビデオ、イベント開催コンサルティングまで提供されるそうです。
ZoomグループプロダクトマネージャーのJohn Beckmann氏は「小規模のオンラインワークショップから100万人の出席を見込むコンサートのブロードキャストまで、すべてZoomがお手伝いできます」と語っています。
イベントのコンサルタント派遣はフリートでおこなっています
今回のZoomの新ライセンスでは、「25万人以上の規模であればZoomから専門のイベントコンサルタント派遣される」とありました。
しかし、専門のコンサルタント派遣はフリートでもおこなっています！
さらに、フリートは規模に関係なくコンサルタントを派遣可能です。
極端な例で言えば、一人で開催するイベントでも専門コンサルタントを派遣できます。
フリートの大規模イベントのサポート例
フリートでは、これまでも数々の大規模イベントをサポートしています。
直近では、5,000人規模のZoomイベントをおこないました。
このイベントでは、Zoomを双方向でおこなう必要性があったのですが、双方向の場合は1,000人までと制限があります。
そこで、1,000人規模のZoomを5本同時に進め、各Zoomでやりとりできるようにしました。
このように、フリートではどのようなイベントにも対応できるように工夫をしながらイベントを進めます。
以下では、同様の大規模イベントをサポートする際のポイントや注意点について解説します。
事前マニュアル等の準備を徹底
参加者が大人数になれば、それだけトラブルも起きやすいです。
「Zoomに入室できない」
「音声が聞こえない」
など、基本的なZoomの使用方法についても全体に周知しなければなりません。
そのために、フリートでは参加者へのサポートとして以下の取り組みをおこないました。
- 事前マニュアルの準備
- 参加者向けサポートダイヤルの設置
- 事前の講習会
- 事前テスト
このほか、発言する際には必ず手を挙げてもらうなど、細かい部分までマニュアルに落とし込み、進行が滞ってしまわないようにしています。
イベントの目的を重視したサポート体制
上記のように、参加者に対してのサポートは必要ですが、どうしても当日にネット回線等のトラブルでZoomから落ちてしまうなどのトラブルもあります。
このような場合の対応は、イベントによって異なります。
たとえば、「何がなんでも常に全員に参加してもらわなければならない」という趣旨であれば、徹底的に一人ひとりの参加者をサポートします。
反対に「イベントをスムーズに進行させることが最優先」ということであれば、サポートの優先度は変わります。
この点については、事前にイベント主催者と話し合い、目的を明確にした上で対応を検討します。
スムーズに進行するための業務分担
Zoom運営は、スポットライトの設定、ブレイクアウトルームの準備、参加者の名前の変更など、業務が多岐にわたります。
これらの業務を円滑にできるように、フリートでは個々に役割を振り分けています。
ただし、ただ振り分ければ良いわけではありません。
たとえば、進行の流れでスポットライトの設定とブレイクアウトの準備がかぶってしまうケースがあります。
このとき、一人のスタッフがどちらも担っていると、スポットライトまたはブレイクアウトの準備に遅れが生じてしまうのです。
ですから、進行に合わせて業務がかぶらないようにバランスを見て振り分けていきます。
大規模イベントをスムーズに進行するための参加者ができるワンポイント
大規模イベントのZoomの運営は、基本的に私たちフリートが担います。
しかし、一点だけ参加者の方にご協力いただきたいことがあります。
それは「Zoomにサインインする」ことです。
なぜなら、参加者が大人数の場合、名前の変更がされていないときの作業がとても大変なのです……。
名前で出てくるならまだしも「iPhone」という表示になっている場合もあります。
しかし、名前を変更するとなると「名前の変更の仕方がわからない」ということもありますよね。
ですから、サインインしておいてほしいのです！
サインインしておけば必ず名前は出てきますし、Zoomの機能も限定されません。
フリートでサポートする際はもちろん、他のイベントに参加する際にもサインインしておきましょう。
なぜフリートが大規模イベントのサポートができるのか？
フリートが大規模イベントのサポートを担えるのは、これまでの実績が多くあるからです。
参考までに、これまでのフリートの活動について紹介します。
配信サポート事例多数
フリートは、これまで世界的な会議やスポーツイベントなど、いくつものオンラインイベントをサポートしてきました。
以下は配信サポートの一例ですので、ぜひそちらも参考にしてください。
- 東京都×スタートアップ『UP GRADE with TOKYO』イベントサポート事例
- 旅行業界の国際会議「WiT JAPAN & NORTH ASIA 2023」イベント制作事例
- 【eスポGOMI 2022 横浜大会】Zoom配信事例｜中継配信ならではの工夫や費用を抑えるためのポイントも紹介
そのほかの配信事例については、以下のページからご確認ください。
数百人以上の定例会を毎週サポート
フリートは、スタッフ一人ひとりのレベルが高いです。
上記で解説した5,000人規模のオンラインイベントも、一つのZoomあたり（1,000人）を1名のスタッフが担当しています。
これは、大規模イベントの慣れや経験が豊富だからできることです。
参考例でいうと、フリートはBNIという経営者コミュニティのZoom運営サポートを毎週おこなっています。
フリートが担当しているのは、BNIのなかでも世界で最も人数の多いチャプター（約500人）です。
このように、毎週大規模な会議をサポートしているので、自然とスタッフのレベルが上がっていきます。
ですから、1,000人のZoom運営も一人に任せられるのです。
長時間イベントはフリート代表の古里が実践
フリートは、大人数の大規模イベントだけではなく、長時間のイベントにも対応可能です。
「Zoomで長時間イベントって可能なの？」
と疑問をもつ方もいらっしゃるかもしれませんが、その点はご安心ください。
フリート代表の古里が、数年に1回Zoom耐久イベントと称して実践しています。
検証により、以下のことがわかりました。
- 30時間まで問題なくZoomを繋いでいられる
- 30時間経過するとホストが終了させたような形でパツっとZoomが切れる
ちなみに、代表の古里になぜ耐久イベントをやり始めたか聞いてみたところ
「Zoomの連続使用時間までやったらどうなるんだろう？と興味からやり始めた。誰もその壁を見たことがないだろうから、みんなでZoomの壁を見にいこう！という目的」
だそうです。
こういった遊び心も、フリートの業務に活かされています。（さすがに30時間のイベントをやる方は少ないと思いますが…）
大規模オンラインイベントはフリートにお任せください
今回紹介したように、大規模オンラインイベントのサポート経験が豊富にあります。
豊富な経験があるからこそ、さまざまなトラブルや事前の注意点まで気を遣い、スムーズに進行ができるのです。
また、フリートは、イベントの企画提案から会場レイアウト、役割分担に進行台本の作成に進行アシスタントまで、すべてをおこなえます。
ぜひイベントを共につくりあげるパートナーとして、フリートにご相談ください。
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