2024.11.24
Zoomの機能「Zoom Canvas（旧Zoom docs）」の使い方や特徴を解説！
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Zoom docsは、Zoomが新しくリリースしたコラボレーションツールです。
AIを活用して文章を書いたり、チームメンバーと情報を共有したりするためのプラットフォームともいえます。
便利な機能ですが、詳しい機能や使い方について分からない方が多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、Zoom docsの機能性や使い方について詳しく解説します。
本記事を参考にしながら、Zoom docsを日々の業務で活用していきましょう。
Zoom docsはドキュメントを共有できる新しいツール
Zoom docsは、2024年8月5日にリリースされた、Zoomの新しいコラボレーションツールです。
AIによるサポートとさまざまなコラボレーション機能によって、ビジネスシーンでの生産性向上が期待できる機能として、注目を集めています。
ここでは、Zoom docsの利用条件や基本的な機能を紹介します。
利用するうえでの前提条件
Zoom docsを利用するには、下記いずれかのZoomアカウントを開設する必要があります。
- ベーシック
- Pro
- Proプラス
- ビジネス
- ビジネスプラス
- エデュケーション
- エンタープライズ
また、Zoom Workplaceデスクトップ・モバイルアプリのバージョン6.1.6以降でのみ利用可能です。
基本的な機能
Zoom Docsの基本的な機能は、以下のとおりです。
- AI Companion
- ドキュメントの共同編集
- 高度な編集機能
- 他メンバーとの共有と権限管理
Zoom Docsでは、AI Companion機能を活用して、会議内容を自動的にドキュメントへ記載したり、その内容を要約したりできます。
会議後に要約したドキュメントをメールやチャットを通して、メンバーに共有も可能です。
また、作成したドキュメントは、リアルタイムで共同編集できます。
タグ付けやコメント機能を活用すれば、メンバーへの指示や情報の共有も効率良く行えるでしょう。
その他にも以下のような編集が可能です。
- 自動翻訳
- コンテンツの文法やスペルチェック
- 表やグラフの挿入
- 箇条書きや番号付きのリスト挿入
- YouTubeやX、Google DriveファイルなどのURL埋め込み
Zoom docsは、メンバーとのリアルタイムな共同編集や、AI機能を活用した効率的なドキュメント作成・編集が可能なコラボレーションツールだと言えるでしょう。
Zoom docsの使い方
Zoom docsはさまざまな機能があり、操作方法を理解していない状態で利用すると、上手く活用しきれない可能性があります。
ここでは、Zoom docsの以下のような操作における操作手順を解説します。
- /コマンドで編集する
- テキストエディタツールバーで編集する
- 新しいドキュメントページを作成する
- docs内のレイアウトを変更する
- 他の人にドキュメントを共有する
- ドキュメント内でコメントを追加する
それぞれを把握したうえで、Zoom docsを使いこなしましょう。
/コマンドで編集する
Zoom Docsでは「/コマンド」を使用して効率的に文書を編集できます。/コマンドで編集可能な一例は、以下のとおりです。
- テキストの太さや大きさを変更する
- 文章の見出しや配置を変更する
- ヘッダーを挿入する
- 箇条書きやリストを挿入する
- 表やグラフを挿入する
- ユーザーや日付などをメンションする
- YouTubeやXなどのURLを埋め込む
- AI Companionで操作する
ドキュメント内で新しい行を開始し「/」（スラッシュ）を入力すると、以下のようなコマンドのリストが表示されます。
リストの中から使用する操作を選んだら、矢印キーで選択するか、続けて文字を入力してドキュメント内で使用します。
テキストエディタツールバーで編集する
Zoom docsでは、テキストエディタツールバーでの編集も可能です。
テキストエディタツールバーの編集例は、以下が挙げられます。
- 直前の操作を取り消す
- テキストを太字にする
- テキストを斜体にする
- テキストに下線を引く
- 選択したテキストを取り消す
- テキストの色を変更する
- 選択テキストにハイパーリンクを追加する
- 選択テキストをコードブロックに変更する
- テキストを左揃え・右揃え・中央揃えに変更する
テキストエディタツールバーの設置場所は、下記画像の位置です。
ツールバーの青いプラスマークを押すと、高度な編集ツールにアクセスできます。
新しいドキュメントページを作成する
Zoom Docsのドキュメントは、Zoom WebポータルやZoomミーティング、Zoom Workplaceモバイルアプリなどで簡単に作成できます。
ここでは、それぞれで新しいドキュメントページを作成する方法を解説します。
Zoom Webポータル
Zoom Webポータルで新しいドキュメントを作成する手順は、以下のとおりです。
- Zoom Webポータルにサインインする
- 左側のサイドバーで「ドキュメント」をクリックする
- 「今すぐ始める」をクリックする※
- 「新しいドキュメント」をクリックする
※ 初回時のみ
Zoom Workplaceデスクトップクライアント
Zoom Workplaceデスクトップクライアントで新しいドキュメントを作成する手順は、以下のとおりです。
- Zoom Workplaceデスクトップクライアントにサインインする
- 「ドキュメント」タブをクリックする
- 「新しいドキュメント」をクリックする
Zoom Workplaceモバイルアプリ
Zoom Workplaceモバイルアプリで新しいドキュメントを作成する手順は、以下のとおりです。
- Zoom Workplaceモバイルアプリにサインインする
- 右下にある「･･･」をクリックする
- 「ドキュメント」をクリックする
- 右下の「＋」をクリックする
Zoom Webアプリ
Zoom Webアプリで新しいドキュメントを作成する手順は、以下のとおりです。
- Zoom Webアプリにサインインする
- 「ドキュメント」をクリックする
- 「新しいドキュメント」をクリックする
Zoomミーティング
Zoomミーティングで新しいドキュメントを作成する手順は、以下のとおりです。
- Zoomミーティングを開始または参加する
- 会議ツールバーで「ドキュメント」をクリックする
- 「Zoom Docs共有」ウィンドウを開く
- 「+新規」をクリックする
docs内のレイアウトを変更する
Zoom Docsのオプションページにアクセスすることで、レイアウトを変更できます。
また、オプションページウィンドウで下記いずれかを選択して、レイアウトを変更していきます。
- ヘッダー
- アイコン
- タイトル
- 作成者
- 最終更新
- アウトライン
- フォントスタイル
- フォントサイズ
- ページ幅
さらに、ドラッグ＆ドロップ機能を使えば、ドキュメントページ内のテキストや画像、その他のオブジェクトを簡単に配置可能です。
操作方法は、テキストや画像、その他のオブジェクトの左上にあるドラッグアイコンをクリックして、移動させるだけです。
他の人にドキュメントを共有する
Zoom docsは、他の人と簡単に共有でき、共同での編集も可能です。
操作手順は、ドキュメント内の右上にある「共有」をクリックして、共有したい連絡先、チャンネル、またはメールアドレスを入力します。
次に、共有する相手に以下いずれかの権限レベルを付与したら完了です。
- 共同オーナー：共有・編集・コメント・削除など、ドキュメント所有者と同じ権限を許可
- 編集者：担当者がドキュメントに変更を加え、必要に応じてコメントを許可
- コメンター：担当者にドキュメントへのコメントのみを許可
- 閲覧者：担当者にドキュメントの閲覧のみを許可
また「リンクアクセス」をクリックして以下いずれかを選択すると、ドキュメントにアクセスできるユーザーを限定できます。
- あなただけがアクセスできます
- コラボレーターのみ
- アカウント内の任意ユーザー
- リンクを持つ人全員
ドキュメントの共有は、リンクをコピーして他のユーザーに送ることでも可能です。
ドキュメント内でコメントを追加する
Zoom docsでは、ドキュメント内でコンテンツに対してコメントを追加できます。
コメントを追加する手順は、以下のとおりです。
- ドキュメントを開く
- ドキュメント内のテキストを選択して表示されるツールバーのコメントアイコンをクリックする
- コメントボックスにコメントを入力する
- 右下の送信アイコンをクリックする
また、単なるテキストでのコメントだけではなく、ファイルを添付したり、絵文字を挿入したりできます。「＠」を選択すれば、ユーザーのタグ付けも可能です。
Zoom docsを使用するうえでの注意点
Zoom docsは便利なツールですが、下記2つに注意する必要があります。
- Basicユーザはドキュメント数に制限がある
- AI Companionを有効活用するためには設定を変更する必要がある
それぞれについて、以下で具体的に解説します。
Basicユーザはドキュメント数に制限がある
Zoom docsは、有償ライセンスユーザか、無償ユーザかによって作成可能なドキュメント数が異なります。
| ライセンス | AI Companionの利用可否 | 作成可能なドキュメント数 |
| ・Pro ・Proプラス ・ビジネス ・ビジネスプラス ・エデュケーション ・エンタープライズ |
〇 | 無制限 |
| Basic | × | 個人ドキュメント：無制限 共有ドキュメント：10個まで |
Zoom docsを他のメンバーと利用する前提の方は、有償ライセンスに登録するのが良いでしょう。
AI Companionを有効活用するためには設定を変更する必要がある
AI Companionを有効活用するためには、AI Companionのミーティング要約をユーザに許可する必要があります。
設定手順は、以下のとおりです。
- Zoomのアカウント設定を開く
- AI Companionをクリックする
- ミーティングをクリックする
- 「AI Companionによるミーティング要約」にチェックする
また、アカウント設定のZoom docsタブから、Zoom docsに関する各種トグルをオンにしておくと、スムーズに操作できるでしょう。
Zoom docsのAI Companionでは何ができる？
Zoom docsでは、AI Companionとの連携ができます。
AI Companionでできることは、以下のとおりです。
- ブレインストーミング
- ミーティングから作成する
- 要約
- ページのQ&A
- ミーティングアジェンダ
- メールアドレス
- ブログ投稿
- 提案
- チェックリスト
- 営業トーク
- ソーシャルメディア用字幕
- 報道発表
- ニュースレター
- 業務内容
- 従業員ハンドブック
- オンボーディングドキュメント
- ケーススタディ
- 分析レポート
これらの内容については、まだ未検証ですが、上記にあるようにZoomミーティングの内容をもとにした記事の作成も可能となりそうです。
このあたりは、改めて検証して記事を公開しますのでお待ちください！
Zoom docsとGoogleドキュメントは何が違うの？
Zoom docsとGoogleドキュメントはとても似ています。
正直なところ、文章を作成するだけであればどちらも同じように使えます。
GoogleドキュメントでもURLを共有している特定のユーザーであれば同時に編集できるので、その点でもZoom docsの方が優位性が高いとは言えません。
また、GoogleドキュメントにはあってZoom Docsにはない機能もあります。
たとえば、以下の機能です。
- 単語カウント
- オフライン編集
- 音声入力
- 目次設定
- ヘッダー・フッター
ですから、単に文章作成として使用するのであれば、Googleドキュメントで十分かもしれません。
ただ、AI Companionに関してはZoom docsならではの機能です。
AI Companionを使いこなせるようになれば、Zoom docsの優位性が見えてくるはずです。
ZoomユーザーはZoom docsを使い倒してみましょう！
Zoom docsは、AI Companionやその他の編集機能によって、ビジネスシーンでの生産性向上が期待できる機能だと言えます。
現状でもさまざまな機能が利用できますが、今後もAIの発達にともなって、より便利なツールに進化すること間違いないでしょう。
フリートでは、今後もZoom docsの使い方について検証していきますので、ぜひ今後も参考にしてください！
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