2023.03.07
【事例】登壇者は世界中から！大規模オンラインイベントのZoom配信を担当しました！
今回は事例紹介です。
参加申し込み約2500名、登壇者はいずれもビッグネーム…！
昨年秋に行われた株式会社エクサウィザーズ主催の
「ExaWizards（エクサウィザーズ） Forum 2022〜Web3時代にAIで未来を切り開く」
の配信を弊社で担当いたしました。
公式ページ：https://dx-lp.exawizards.com/exawizards-forum-2022
イベントは準備が９割と言われているように、当日までの入念な打ち合わせがイベントの成功に直結します。準備のこと、そしてイベント当日のこと、じっくりとお話しします！
登壇者と世界中からZoomで繋がる！リアルとオンラインのハイブリッドウェビナー配信
今回フリートが配信を担当したのは「ExaWizards（エクサウィザーズ） Forum 2022〜Web3時代にAIで未来を切り開く」というリアルとオンラインのハイブリッド大規模イベントです。
イベントを主催したのは、AIを利活用したサービスによる社会課題解決に取り組む株式会社エクサウィザーズ。
イベントのテーマであり目的は「Web3時代のAIやDXの戦略から経営へのインパクト、活用事例まで1日で知る」というもの。
なかなか盛りだくさんな内容ですが、注目すべきは今話題沸騰中のゲストの方々です。
自由民主党 衆議院議員
デジタル社会推進本部 本部長代理
web3PT座長 平将明氏（登壇当時）
株式会社ディー・エヌ・エー 代表取締役会長 南場智子氏
米イェール大学助教授（経済学）成田悠輔氏
女優・経営者・研究者 いとうまい子氏
Astar Network ファウンダー 渡辺創太氏
など、総勢10名近くの豪華ゲストが登壇しました。
登壇者の数名は海外に拠点を置いている方。
そのためゲストの登壇形式も、またハイブリッドです。
また、驚くべきことに、これだけの豪華な内容のイベントを参加費無料で開催されました。
これには主催者であるエクサウィザーズの、「AIを用いた社会課題解決を通じて幸せな社会を実現する」という理念が表れています。
利益を得るためではなく、一人でも多くの人にAIの可能性とAIの活用事例を周知させたいという純粋な想いがカタチになったイベントです。
オンラインイベントをプロに頼む理由
企業のオンライン配信イベントは近年急増しております。
社内に配信プラットフォームに詳しい人材がいる、または情報システム部などがある場合には外注費がかからない、自社配信もあり得るかもしれません。
しかし、配信時の演出にこだわりたい、あるいは参加者とのコミュニケーションの取り方を工夫したいというケースでは、専門の配信会社に相談することが多いようです。
オンライン配信のイベントは「大きなトラブルもなく終わったから成功」ということではありません。参加者の興味をいかに惹きつけ持続させられるかが腕の見せ所です。
大規模なオンラインイベントは珍しいものではありませんが、今回は登壇者が著名人であり、ビジネスの第一線で活躍されている方々ということが一つのポイントと言えるでしょう。
登壇者との限られた打ち合わせの時間で伝えるべきことを伝え、安心してスピーチに入っていただくためのスムーズな段取りが求められました。
オンラインイベント、「Zoomアカウントの契約プラン」をどうするか
今回のイベントはZoomウェビナーを使用した配信でした。
事前の打ち合わせは先方の「Zoomアカウントの契約プラン」の確認から。
法人契約プランにも様々あり、参加者の上限は何人までなのかをきちんと確認しておく必要があります。
もし、想定参加人数が上限より上回る場合にはプランを変更していただきますが、プラン変更は直前でOK！
Zoomは契約プランによって金額が大きく変わりますので、参加者の見通しが立ってきてからでも十分に間に合います。
また、各セクションの時間配分はもちろん、登壇者が使用する資料の形式、画面共有の有無、動画共有、チャットやO&Aなど、想定している機能をあらかじめ確認しておくことでタイムロスやオペレーションの不手際がなくなります。
Zoomでのオンライン配信イベントは準備が９割。ロケハンで大切にしていること
主催者との打ち合わせの後に、会場下見（ロケハン）を行います。
ロケハンでは会場に用意されている設備や機材の確認を行い、何を借りて何を持ち込むかを洗い出します。
今回はリアルとオンラインのハイブリッドイベントなので、マイクやスピーカーなど通常のイベントで使う機材も一通り必要になります。
さらに、登壇者の動きをシミュレートして入退場の段取りや動線、話すときの体勢（着席か起立か）、カメラのレイアウト、カメラの位置なども確認。
人物を下から撮った映像は「圧」を感じます。
できるだけテージと同じ高さ、もしくは少し上から撮影するよう心掛けています。
イベントは準備が９割と言われるほどロケハンは重要なので、ここは本当に念入りに行うべきところです。
私たちはZoom配信のプロとして
・適切な機材
・当日使える会場備え付けの設備
を見積もることができますが、お客さま（主催者）だけで判断することは困難です。
なぜこんな話をしているのか。
これはオンラインイベントあるあるなのですが、主催者が「会場さん」と直接話して段取りを進めてしまうと、実は…
・不要なものまで借りてしまう（コスト増）
・必要なものが借りられていない（冷や汗）
ということが起こる可能性があります。
また、お客さまだけでは、当日どういう風にセッティングをしてほしいのか、など希望をうまく会場さんに伝えられないこともあります。
このようなことを防ぐために、また、お客さまに本来不要なコストを掛けないため、お客さまの多忙な時間をムダにしないために、フリートでは会場との打ち合わせにも参加させていただいています！！
Zoomオンラインイベントは予算＝成功ではない
お金をかければ良いイベントができるかというと、必ずしもそうとは限りません。
高額な機材を採用しても、そもそもZoomというプラットフォームでは配信できるクオリティには限界があります。
また、Zoomの基本機能だけでも実は十分すぎるくらい様々なことができます。ハイエンドな機材、演出へのこだわりは「本当に必要か！？」とよく検討することを勧めています。
たった数秒の演出のために何十万、何百万の費用を掛けることになってしまう可能性があるからです。その費用で、例えば参加者特典のノベルティをプレゼントすることもできるでしょう。
私たちフリートが大切にしているのは、イベント参加者の体験価値を上げることです。
今回のように無料で開催するオンラインイベントでは尚更。
開催費用が全て主催者の負担となるため、「コスト」を掛けるのではなく、「知恵」を絞って質を上げるのです。
イベント本番！登壇者の入退場には細心の注意を！
今回のように登壇者が海外在住で、なおかつ著名人の場合は気をつけなければならいことがあります。
それは、入退場の段取りとミュート設定です。
日頃から分刻みで行動している著名人たちは、ずっとウェビナー上で待機してくれるわけではありません。登壇直前に入室し、自分の出番が終わったらすぐに退出されます。
登壇者は、入室後、紹介されるまでは必ずミュート設定にしておきます。
もしミュートになっていない場合、当段者のマイクから万が一音が入ってしまうと、フォーカスされるメイン画面が登壇者に切り替わってしまい、紹介する前に写ってしまう可能性があります。
それでは進行が台無しになってしまいますので、要注意です！！
そのような心配をよそに、今回はスピーカーの皆さんがZoom慣れしている方ばかりだったので、何ら問題なく講演いただけました。
プロによる動画再生はここが違う！
スピーカーの方々の多くは、何らかの資料を使って話をします。
その際、「画面共有」という機能を使って、登壇者が用意したパワーポイントや動画などを全員で見ることができるように設定します。
日頃からビジネスでZoomを使っている方なら画面共有をしてから動画を再生する操作がわかるかもしれませんが、実は、画面共有から動画再生を行うときにはちょっとした裏ワザがあります。（裏ワザというと少々大袈裟ですが…）
「全画面ビデオ クリップ用に最適化」にチェックを入れること。
これをやることによって、サイドバーなどがない状態でより高画質で動画を見せることができます。
ただし、送信側・受信側両方でより多くのネットワーク帯域を消費するので、十分なネットワーク帯域を確保できる場合に限って実行するとよいでしょう。
オンラインイベントでのZoom配信はお気軽にご相談ください！
フリートは、Zoomを専門的に扱う配信会社でありながら、スタッフには「イベント企画会社」でキャリアを積んだ者が多数おります。
私たちがお客さまに関わっていくスタンスが、
△ 滞りなく配信すること
ではなく
◎ イベントを成功させること
にあるのは、
Zoom配信業務だけではなく、数々のイベントを企画・制作・進行してきたノウハウがあるからです。
仕事の目的が違えば、そこから見えてくる「やるべきこと」も全く違います。お客さまと一体となって同じゴールを目指す道のりに、「配信会社」「イベント会社」という垣根は存在しないと考えています。
このような理由から、フリートでは「イベント開催をまるごと任せてしまいたい」というご要望にも対応可能です。
全国対応しております。お気軽にご相談ください。
主催者の方々が “主催者のやるべきこと” に集中できるよう全力でサポートしています。
参加者に最高の体験を提供しましょう！！
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