2023.02.10

【ディープラーニング協会 オンラインイベント配信事例】ご依頼から開催当日までの流れ！

Fleetでは、2022年にディープラーニング協会「総会・感謝の会」のZoom配信をサポートさせていただきました。

今回の事例では、リアル会場とオンラインでの参加が可能なハイブリッド配信を行っています。

また、会の流れが大きく前半・後半と分かれており、前半はZoomウェビナー、後半はZoomミーティングと分けて配信を行う必要がありました。

今回の記事では、配信において「どのような工夫を行ったのか」と合わせて、「受注から実施までの流れ」も紹介します。

・「Zoom配信を依頼してみたいけど、何をするべきかわからない」

・「Zoom配信の流れがわからなくて依頼するのが不安」

などの方も、ぜひ参考にしてください。

 

オンラインイベント配信事例
ディープラーニング協会配信の概要

今回サポートしたディープラーニング協会の配信は、以下のような流れで進行しました。

1. 第5回社員総会
2. 感謝の会（第一部）

～オンライン終了～

3. 感謝の会（第二部）

上記のように、大きく分けて①②が前半、③が後半という形です。

①②では、登壇者がスピーチをするため、Zoomウェビナーで行っています。

④は、懇親会があったため、参加者全員が会話できるようにZoomミーティングで行いました。

※Zoomウェビナーは視聴者の顔が表示されず、発表者だけの顔出し。視聴者は声も顔も配信されません。ただし、「チャット」「手を挙げる」などのリアクションが可能。

 

オンラインイベント配信事例  ポイント
①ハイブリッド配信によるハウリング対策

ディープラーニング協会の配信は、オンライン参加者とリアル会場での参加者がいる「ハイブリッド配信」で行われました。

ハイブリッド配信においては、まず、音の導線を確保しなければいけません。

会場にいる人に対しては「マイク→スピーカー」で声が届きますが、オンライン参加の人には会場の音をそのまま流すだけでは届かなくなってしまいます。

そのため、「マイク→ミキサー→①zoomへ出力②会場のスピーカーへ出力」という導線を作っておかなければいけません。

また、このときに、とくに注意しなければいけないのが、ハウリングです。

ハウリングとは、音が音を拾ってまわってしまう現象を指します。

わかりやすい例だと、カラオケなどでスピーカーから「キィイイン！」という高音が鳴ってしまうのは、ハウリングによるものです。

これは「マイク→スピーカー→スピーカーから出る音をまたマイクが拾ってしまう」という形で音がまわってしまうために起きています。

これと同様の現象が、ハイブリッド配信では起きてしまう可能性があるのです。

このようなハウリングが起こらないために大事なのは、とくに以下の3つ。

• ミキサーで細かく出力の行先を設定
• マイクの性能・ボリューム調整
• マイナスワンの設定

マイナスワンについては、過去の記事でも解説しているので、以下を参考にしてください。

【Zoomのハイブリッド配信でハウリングしない方法！ Zoomにおいては「マイナスワン」が重要】

上記のポイントを理解して対策を行うには、Zoomだけではなくスピーカーやマイクなどの機器の特性への理解や知識が求められます。

 

オンラインイベント配信事例  ポイント
②Zoomウェビナーとミーティングの切り替え

今回の配信では、前半がウェビナー、後半がミーティングといった形で行い、参加者は参加するイベントを自由に選択できました。

そのため、以下の3つのパターンが予想できます。

• 前半（ウェビナー）のみ参加
• 後半（ミーティング）のみ参加
• 前半後半どちらも参加

ウェビナーとミーティングでは参加URLを分ける必要があったため、事前のアナウンスもチャットやQRコードで行いました。

と……参加者はURLを切り替えるだけで良いのですが、配信側はただURLを切り替えるだけではありません。

ウェビナーからミーティングに切り替える際に、参加者が違和感をもたないように、同じ機材で同じ設定で切り替えなければならないのです。

• 参加者が違和感をもたない音の設定
• スピーディーな切り替え

この2点は、配信会社の腕が試されるポイントでした。

 

オンラインイベント配信事例  ポイント
③画面レイアウト

今回のイベントでは、画面レイアウトにもこだわりました。

オンライン参加者には、以下の3点が見えるように画面レイアウトを行っています。

さらに、今回のイベントでは「表彰」がありました。

単純に参加者への表彰を行うものでしたが、ハイブリッド配信となると、画面のレイアウトが大事になります。

なぜなら、リアルの会場で表彰される人もいれば、オンライン参加者で表彰される人もいるからです。

双方から見てスムーズかつ見やすいようにするには、画面レイアウトにこだわらなければいけません。

Fleetでは、以下のように画面を作成しました。

・リアル会場の参加者が表彰されている場合の画面レイアウト

・オンライン参加者が表彰されている場合の画面レイアウト

また、画面レイアウトによっては、映像が回ってしまう、いわゆる鏡合わせ状態になってしまうので、会場のスクリーンに映す映像と配信に出す映像を考えておかなければいけません。

 

オンラインイベント配信をご依頼いただいた際の、当日までの流れ

Fleetでは、受注から実施までを丁寧にサポートしながら行っています。

依頼を受けてから実施までの期間は、約2カ月です（依頼内容によっても異なります）

大まかな流れに分けると、以下のとおりです。

1. 依頼
2. 打ち合わせ
3. 会場の下見
4. 機材選定後の見積もり
5. 進行表のすり合わせ
6. ウェビナー設定・レクチャー
7. レイアウトの完成
8. 最終見積もり
9. 追加希望の相談
10. 本番前リハーサル
11. 本番
12. 録画データの納品

上記の項目のなかで、重要なポイントについて解説します。

 

Zoomオンラインイベント配信の流れ
①依頼～打ち合わせ

依頼を受けたら、まずは現在把握している部分の打ち合わせ、ヒアリングを行います。

Fleet側から確認しておくべきポイントは、以下の5つです。

• 役割分担
• タイムテーブル
• 会場の大まかな確認
• 登場人物（リモートで登壇するかどうかなども確認）
• イベントで大事にしていることや伝えたいこと

この時点で見積もりを出す配信業者もいますが、Fleetでは、この時点で見積もりは出しません。

実際に会場の下見を行い、必要機材を選定してから見積もりを出します。

そのため、余計なコストをかけず、費用を抑えた配信が可能です。

 

Zoomオンラインイベント配信の流れ
②会場の下見～最初の見積もり

会場の下見では、以下の内容を確認します。

• インターネット設備の確認
• プロジェクターの入出力確認
• 会場音響設備の動画確認
• 駐車場確認（施設に駐車場がない場合、事前に確認が必要）
• 搬入搬出経路確認（搬入経路を確保しないと時間のロスにつながる）
• (機材の)空き箱置き場があるのか確認？（機材の箱を会場に適当に置いてしまうと見た目が悪い）
• カメラの置き位置を決める
• オペ卓設置位置を決める

上記の点は、実際に下見に行ってから伝えるのではなく、下見に行く前にメールでお伝えしています。

下見が終わったら、機材を選定して、最初の見積もりを出します。

Zoomオンラインイベント配信の流れ
③進行表のすり合わせ

Fleetでは、進行表の作成もサポートするケースがあります。

Zoomやイベントが初めての人にとっては、進行表もどのように作って良いかわからない場合があるためです。

進行表をFleetに任せるか、クライアント側で作成するかは、自由に選んでいただけます。

また、依頼があれば、スライドの作成もFleet側で行います。

Zoomオンラインイベント配信の流れ
④ウェビナー設定・レクチャー

Zoomの設定も、Fleetがサポートします。

クライアントによってはZoomの設定が正しくされていないケースがあるためです。

1on1などで使用するZoomミーティングであれば使い慣れているかもしれませんが、Zoomウェビナーとなると設定は異なります。

たとえば、以下のような部分を、画面共有しながらレクチャーします。

• 画質を綺麗にする設定
• レコーディングデータの設定
• チャットのオン/オフ設定
• 共同ホスト設定

設定については、クライアント側での設定が必要なので、ほとんどのケースでレクチャーを行っています。

Zoomオンラインイベント配信の流れ
⑤レイアウト完成～最終見積もり

全体のレイアウトが完成したら、図を共有した上で最終見積もりを出します。

ただし、最終見積もりの時点で決定にならない場合もあります。

たとえば

• 「カメラマンを追加してほしい」
• 「感染症対策をしてほしい」

などの追加希望があれば、その形に合わせて再度見積もりを組みなおします。

 

Zoomオンラインイベント配信の流れ
⑥本番当日～本番後

本番当日は、会場前の2時間ほど前に会場入りをして、リハーサルを行います。

リハーサルは別日でも可能ですが、会場を抑える費用が別にかかってしまうため、費用を抑える点で、当日に行うようにしています。

リハーサルについては、以下の記事でも解説しています。

【Zoom配信リハーサルの重要性！オンライン配信代行の成功の鍵は本番さながらのリハーサル】

リハーサルで問題がなければ本番スタートです。

さらに、Fleetでは、本番後に録画データの納品も行っています。

録画データを納品することで、イベントに参加できなかった人にも、当日の状況を共有できます。

 

FleetがZoomをサポートする上でのこだわり

Fleetは、ただの「配信代行サポート」ではありません。

「配信を成功させる」に重きを置き、クライアントと足並みを揃えることを大事にしています。

そのために、タスクの切り分けや事前の説明を重視しています。

• クライアント側で何をするべきか
• クライアント側で何を用意するべきか
• 会場側に何をしてもらうべきか
• Fleetが何を行うのか

上記の点を明確にしておけば、当日にバタつくことがなく、関わるそれぞれが意識を持って動けます。

一例として、以下の図のように切り分けを行います。

※オレンジ部分がクライアント側で行う内容

 

口頭や文面だけではなく、図にして共有することで、ヒューマンエラーを防ぐように心がけています。

 

徹底サポートでZoom配信を行うならFleetにお任せください

Fleetは「ただ映像を流すだけ」ではなく、クライアントに「成功」と「満足」を感じてもらうための配信をサポートしています。

そのために「タスクの切り分け」や「配信に対する想い」が大事なのです。

必要な部分やわからない部分は、レクチャーしながら進めていくので、クライアントを置いてきぼりにすることもありません。

昨今では当たり前に使われるようになったZoomですが、Zoomウェビナーやイベントなどについては、わからない点がある方も多いでしょう。

しかし、使ったことがないのですから、わからないのは当たり前です。

Fleetは、そんな方に対するサポートを惜しみません。

「外注の配信業者さん」ではなく「パートナー」としてサポートしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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