2022.08.30
フリートのオンラインイベント企画事例！こんなイベントは配信会社に依頼しよう！
これまでフリートでは、数多くの社内・社外イベントの配信サポートを行ってきました。
会社のイベント自体は昔から行われていましたが、コロナウイルスの影響でオンラインでのイベントに切り替えた企業が多いためです。
しかしなかには「これまでリアルでやっていたイベントをどのようにオンラインで行うのか」「どこまでのイベントをオンラインでできるのか」など悩む企業もあるでしょう。
今回は、実際にフリートがどのようにイベントをサポートしてきたのかについて紹介するので、オンラインイベントを実施する際の参考にしてください。
オンラインイベント事例①マリオカート大会
製薬会社の社内イベントとして、リモートワーク中のコミュニケーションとして実行されたイベントです。
社員とその家族が参加し、総勢30～40名がZoomに参加しました。
イベント自体は、名前のとおり、マリオカートの対戦をZoomでつなぐものです。
マリオカートで走っている画面を1画面で流し、視聴者に見てもらうという方法で行いました。
ただし、一つ工夫した点があります。
通常のゲーム画面というのは、自分主観の映像となるため、全体を見ることはできません。
そこで、マリオカートのプロに参加してもらい、あえて最後尾を走ってもらい、その映像を流すという方法を行いました。
合わせて「世界チャンピオンと対戦しよう」という企画を立て、プロとレースで競い合えるイベントも企画。
その他にも、映像を加工して、レースに参加している人の横顔を映すなどの工夫も行っています。。
結果としてイベントは大盛り上がりとなり、企業がオンラインをとおして社員の子供を楽しませてあげたという事例になりました。
エンプロイーサティスファクション向上のための良いイベントになったのではないでしょうか。
エンプロイーサティスファクションとは
エンプロイーサティスファクションとは、従業員満足度を指します。
従業員が会社や仕事に満足しているかをはかる指標で、略して「ES」とも言われます。
ESの高い企業は、企業としての一体感が生まれやすいです。
昨今ではコロナウイルスの影響により、一体感が生まれにくい環境となっていますが、今回の事例のようにオンラインイベントでESを高めることができます。
オンラインイベント事例②採用イベント
昨今では、採用活動をオンラインで行う企業が増えています。
面接や会社説明会など、オンラインを取り入れている企業が多いです。
フリートでも、採用イベントをサポートしました。
サポートしたのは、山口県で開催された「若旅オンライン2021inやまぐち」(以下「若旅」)です。
若旅は、元々県外や全国の就活生を対象に、1泊2日のバスツアーで各企業を回り、現地での企業見学や社員との交流を行う目的で行われていました。
しかし、2020年にコロナウイルスの影響で企画をオンラインに移す必要があったのです。
そもそもの目的がリアルな交流であったり旅行感を味わってもらったりするのがメインであるため、オンラインで学生に楽しんでもらうのは、多くの工夫が必要でした。
そこで実際にフリートが工夫したのは、以下の点です。
- テレビ番組のようなテロップで飽きさせない
- 中継を使ってライブ感を演出
- クイズ大会やバーチャル観光を挟み場を盛り上げる
元々のバスツアーとは異なる形ですが、学生にも企業にも喜んでいただけました。
フリートではこのように、できるだけ元々のイベントに近い形かつ、オンラインならではの新しい企画を提案することも可能です。
【オンライン採用の具体的な事例はコチラ】
オンラインイベント事例③多拠点ハイブリッド同窓会
これまでリアルで行われていた同窓会も、コロナウイルスの
影響により開催が難しくなっています。
さらに同窓会の年齢層が高くなると、一つの場所に集まるということも難しいです。
紹介する「富岡東高等学校 第６回 東京琴江同窓会の集い」のサポート事例は、さまざまなハードルをクリアした事例と言えます。
同窓会が行われたのは、東京会場と阿南会場の2つ。
この2つの拠点を同時に移し、スムーズに進行する必要がありました。
そのため、フリートが行った工夫は以下の点です。
- それぞれの会場で映したい画面を見せられるようにピン留め表示
- 全体と個人の表情がわかるように2つのモニターを設置
- 全体が見れる360度カメラ「ミーティングOWL」の設置
- 阿南会場への必要機材の郵送
- 全体の声を拾える「Anker power conf」の使用
多少のタイムラグなどが発生したものの、トラブルも合わせて参加者が楽しめるイベントとなりました。
フリートでは、このようなイベントを行う際にも、どのような機材が必要でどのような方法が適切に行えるかを提案できます。
【ハイブリッド同窓会の具体的な事例はコチラ】
オンラインベント事例④オンライン人狼ゲーム開催
人狼ゲームの事例を解説する前に、そもそもの人狼ゲームについて少し補足しておきます。
人狼ゲームとは、参加者が市民と狼に分かれ、いかに生き残るかを推理していくゲームです。
狼は夜な夜な市民側を襲い、最終的に狼の数が多くなれば勝ちとなります。
市民側は狼をあばくために、日中に全員で相談を重ね、狼だと指定されてしまうと処刑。無事に狼をあばき、市民側が最終的に多くなれば、市民の勝ちです。
しかし、日中の相談のなかには、市民に扮している狼もいるため、狼は嘘でかく乱させたりします。
また、市民側には、霊媒師や騎士、占い師などの特殊な能力を持った役もあり、特殊能力は以下のとおりです。
- 霊媒師……処刑された参加者が狼か人間かわかる。
- 騎士……選んだ市民を1日守れる。狼が襲撃に来ても生き残れる。
- 占い師……参加者から一人選び、市民か狼かを判断できる。
その他、役職や役職の呼び方は、人狼ゲームによっても異なりますが、基本的な役職は上記のとおりです。
オンライン人狼ゲームのサポート
オンライン人狼ゲームでは、ブレイクアウトルームをメインに使いました。
ブレイクアウトルームで役職ごとの部屋を作ることで、リアルタイムにトークができます。
人狼も同じように人狼だけの部屋を作り、会議してもらう形です。
それぞれがどこのブレイクアウトルームに飛ばされているかは把握できないので、もちろん人狼が誰だかはわかりません。
実際に参加したのは、人狼ゲームの適正人数である9～15人ですが、その様子を配信していたので、視聴者もいました。
オンラインイベント事例⑤オンラインビジネス交流会
東京商工会議所にてビジネス交流会のサポートを行いました。
参加人数は30～40名で、元々商工会議者が主体となり、リアルで行われたいたイベントです。
タイムテーブルは、自己紹介とブレイクアウトルームでの交流の2つ。
ブレイクアウトルームは、5～6名に分けて15分を、3回ほど行いました。
本イベントで工夫した点は、ファシリテーターの派遣です。
これまでリアルで行われていたイベントであるため、ファシリテーターがいないとブレイクアウトルームが盛り上がらない可能性があったためです。
また、限られた時間で一人の参加者が一方的に話してしまうというリスクもあります。
ファシリテーターは、自社の強みや今の課題などのテーマ振りをするなどして、各ブレイクアウトルームを盛り上げました。
フリートでは、このようにファシリテーターの派遣から請け負うことも可能です。
オンラインイベント事例⑥京セラパワーポイント講義
京セラで行われた「社内向けパワーポイント講義」をサポートした事例です。
本イベントは、京セラの社員であれば誰でも参加できるイベントで、多いときでは70名もの社員が参加します。
集まった社員に対して、パワーポイントのプロ「トヨマナ」さんが講義を進めていく流れです。
本イベントの中で、フリートが工夫した点は、以下の3つ。
- まんべんなくブレイクアウトルームの人数が2～3名になるようにブレイクアウトルーム作成タイミングを調整
- 参加者からの質問をホストと共同ホストのみに届くよう設定
- 動画アーカイブの作成
イベント自体はシンプルでしたが、スムーズに講義が進むよう、細かい部分に配慮しながらサポートしました。
上記のような工夫をしなくても、イベント自体は行えますが、工夫をしなければ、小さなトラブルでスムーズに進行できなかったでしょう。
フリートはこのように、どのようなリスクがあるかを先回りして考え、提案します。
オンラインイベント事例⑦クエストカップ
クエストカップとは、全国36都道府県320校、約6万1,000人の中高生が取り組む探求学習プログラムです。（https://questcup.jp/）
参加する学生が、一つのテーマについて深掘りしたり、企業とタッグを組んで一緒に新商品を開発したりします。
2022年2月までに5回行われており、フリートでは過去4回サポートを行いました。
主なタイムテーブルは、以下のとおりです（開催日によって多少異なる）。
- オープニング（開会式）
- 各学生のプレゼン
- 休憩
- 各学生のプレゼン
- 休憩
- 賞投票
- 表彰式
- 閉会式
フリートでは、Zoomの中継でテロップを入れたり、審査員と学生の双方向で見れるように設定したりしました。
また、プレゼンをする各校の数が多いので、オープニングで一つのZoom、プレゼンで2つのZoom、表彰式でまた一つにまとめるという形にしています。プレゼンを2つに分けることで、発表が多くても時間内に終わるようにしたのです。
オンラインイベント事例⑧ジャイス国際カンファレンス「スポゴミ」
スポゴミとは、ゴミ拾いをスポーツと捉え、ゴミにポイントをつけながらゲーム感覚で行うゴミ拾いです。
ジャイス国際カンファレンスで、日本を伝える内容として「スポゴミ」を取り上げました。
本イベントでフリートが工夫した点は、以下のポイントです。
- 様々な国からの参加者がいるため、配信環境のチェック
- 様々な国からの参加者がいるため「逐次通訳」での対応
- 通訳者さんが入ることによるタイムラグに合わせたスライドの切り替え
- スムーズなリアルタイム中継
実際に「東京にどんなゴミがあるのか」を伝えるために、実際のゴミ拾いの現場を中継でつなぐといったことも行いました。
電波環境の徹底とディレクターとのスムーズなやり取りなど、中継ならではの工夫ポイントも多かったです。
本イベントの例のように、中継はZoom一つで完結できます。
これまでは中継をするとなると多額の費用がかかりましたが、現在はZoomさえあれば可能です。
このようなコストパフォーマンスを出す提案も、フリートでは行っています。
【ジャイス国際カンファレンスの具体的な事例についてはコチラ】
オンラインイベントを配信会社に依頼する基準
オンラインイベントを配信会社に依頼する基準として、以下の画像を参考にしてください。
水色枠内が、自社でもできるようなイベント、水色枠外が配信会社に依頼するべきイベントです。
わかりやすい判断基準は3つあります。
- 社内で行うイベントなのか社外で行うイベントなのか
- イベントの参加人数
- どこまでの内容がオンラインでできるかわからない
それぞれの判断基準について、以下で具体的に解説します。
社内で行うイベントなのか社外で行うイベントなのか
社外イベントの場合は、配信会社に依頼した方が良いです。
社内の内輪で行うイベントであれば、多少の失敗があっても問題はないでしょう。
しかし、株主総会であったり外部に向けたセミナーだったりと、ブランディングイメージ
が変わるときには失敗はできません。
もし失敗してしまえば、自社へのイメージがマイナスになってしまう可能性があります。
これは「Zoomを使い慣れているか使い慣れていないか」は関係ありません。
どれだけZoomを使い慣れている会社でも、慣れているのと「成功させる」では大きく異なります。
社外に向けたイベントは、ただ進行できれば良いものではなく「成功」させなければいけません。
だから、配信会社に依頼した方が良いのです。
イベントの参加人数
イベントの参加人数が多い場合には、配信会社に依頼した方が良いです。
たとえば、社内研修やレクリエーションなどです。
もちろん自社の社員がZoomのオペレーションができるといった場合もあるかと思います。
しかし、慣れていない社員がオペレーションを行う場合、時間も手間もかかってしまい、機会損失に繋がってしまうでしょう。
配信会社に依頼した方が、総合的な目線で見たときに、費用対効果が高くなります。
また、レクリエーションの場合は、本来であれば社員を参加させるべきです。
社員のためのレクリエーションなのに、社員がZoomオペレーションを担当して参加できなければ、本末転倒になってしまいます。
社員の満足度を高めるためにも、配信会社へ依頼してください。
どこまでの内容がオンラインでできるかわからない
初めてのオンラインイベントなどを行う場合や、企画を考える際にも、配信会社を頼ってください。
Zoomの知識がない場合では、どのような企画がオンラインで可能であり、どのような企画が不可能なのかがわかりません。
フリートは、Zoomの機能を隅々まで知っているので、何ができて何ができないかがわかります。
たとえば「こんなイベントがやりたい」と相談いただければ、まず「可能か不可能か」を判断。
もし不可能であっても「どの機能を使ってどう組み合わせればやりたいイベントのイメージに近づけられるか」を考え、提案できます。
これは、これまでフリートが多くのイベントをサポートした経験があるからできることです。
また、オンラインならではの新しい取り組みの提案まで可能です。
イベントを”リアルよりも”楽しく真剣に行うなら配信会社に依頼
配信会社にオンラインイベントを依頼するのは「成功」のためです。
今回の事例のなかには、実際に配信会社に依頼しなくてもできるイベントもありました。
しかし、もし自分達でスマートフォンやパソコンを立てただけの環境だったら、音の途切れやハウリング、映像の見やすさなどは整っていたでしょうか。
小さいトラブルが重ねり、最終的に「オンラインよりもリアルが良いよね」となっていたのではないでしょうか。
「オンラインよりもリアルが良い」のではなく、自分達でオンラインでやってしまうから満足できるイベントにならないのです。
フリートは、オンラインイベントの満足度を高めるためにイベントをサポートしています。
Zoomの配信や設定はもちろん、企画段階の提案からも入っていけます。
現在オンラインイベントを検討しているのであれば、満足度の高いイベントになるように、ぜひフリートにご相談ください。
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