2022.05.27
Zoom配信の円滑さを左右する！Zoom配信の鍵を握る配信構成図
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Zoom社公認、Zoom専門オンライン配信代行企業のフリートです。
Zoom配信は、1対1ではなく、1対複数など、ウェビナーやイベントでも使われています。
そこで大事なのは、何よりも事前準備です。
スムーズな進行を妨げてしまうようなことがあれば、参加者のモチベーションを下げてしまいます。
そのために、どこまで事前に予測し用意し、トラブルを回避できるかが重要になるでしょう。
私達フリートでは、よりZoom配信を円滑に行うために「配信構成図」を用意しています。
本日は「配信構成図」がなぜ必要で、どのような役にたっているのか、弊社の対策をご紹介してまいります。
またZoom配信の事前準備に関しては、以下の記事もご参考にしてください。
- 【チェックシート付】Zoomオンライン配信イベント、企画ガイドラインのチェックポイントはここだ！
- オンライン配信代行事例：Zoomウェビナーの活用例 当日のトラブルを回避する心構え
- Zoom配信リハーサルの重要性！オンライン配信代行の成功の鍵は本番さながらのリハーサル
Zoom配信イベントなどにおけるよくあるトラブル
Zoom配信を行う上で、以下のようなトラブルがよくあります。
- 使いたい映像が使えない
- 表示させたい映像を理想通りに表示させられない
- Zoom配信イベントに必要な機材が足りない
- 人手が足りない
- イベント中の「こうしてほしい」が伝わるまでに時間がかかる
1対1のZoomミーティングでは起こらないトラブルかもしれません。
しかし、Zoom配信を使ったウェビナーやイベントに関しては、上記のトラブルはありがちです。
このようなトラブルを解決するために大事なのが、やはり事前準備。
とくに多くの人が関わるようなZoom配信では、事前準備があるかないかで、進行のスムーズさが大きく異なります。
Zoom配信のトラブル解決策「関わる人が内容を把握する」
Zoom配信のよくあるトラブルの原因のほとんどは、関わる人が「何をどのようにどう配信するのか」を把握していないことです。
たとえば、イベントで何を行うのか、どんな図や絵を表示させたいのかをスタッフが把握していないと、以下のようなやり取りが発生してしまいます。
お客様「え？これってできないの？」
スタッフ「それやるなら他の機材が必要になるので、先に言ってもらえないとできないですよ」
お客様としては、当日予想していた進行ができなくなってしまい、満足のいくZoom配信ができなくなってしまいます。
もし当日可能だったとしても、急なことでスタッフの対応も遅くなってしまい、進行を妨げてしまうのです。
このような事態にならないために必要なのが、配信構成図。
配信構成図を事前に共有しておけば、お客様の満足できるZoom配信が可能となり、スタッフ側もスムーズな進行のために事前用意ができるのです。
フリートがZoom配信で事前に用意する内容
フリートでは、見積もり前に配信構成図をお客様に共有します。
ある程度の配信構成図を見て頂いた後に「カメラが何台必要か」「カメラをどこに置くか」などを詰めていきながら、会場レイアウトを作っていきます。
図を共有しながら作っていくため、お客様とスタッフでのすれ違いを防ぎながら、何が必要かをしっかり決めていけるのです。
また、見積もり前に共有することで、予算に応じてどの範囲までできるかを提案・相談できます。
会場レイアウトとは？
会場レイアウトとは、実際の会場を図にしたものです。
- 会場のどの位置にカメラを置くのか
- どの位の規模の会場だからカメラが何台必要になるのか
上記のような内容は、会場レイアウトで詰めていきます。
とくに昨今では、Zoom配信と対面両方のハイブリッド配信が多くなっているため、会場レイアウトが重要です。
たとえば、会場に来る参加者の人数によってカメラの置く位置は変わってきます。
もし会場パンパンにお客様を入れるとなると「カメラはここにしか設置できないですよね」と相談できるのです。
このようなやり取りは、口頭だけではすれ違ってしまう場合もあるので、図や絵でわかりやすく説明するように心がけています。
また、フリートでは、会場レイアウトを作るために、必ずロケハンに行きます。
会場の図や規模などは、会場の公式サイトを確認すれば出てくるものですが、それだけでは実際のイメージが作れません。
そのため、会場を下見して、どの位置に何が置けるかを見ておく必要があるのです。
Zoom配信をスムーズにする配信構成図とは？
配信構成図とは、機材がどのように接続されていて、どのスタッフが何を担当しているかを図にしたものです。
配信構成図の作り方については、各社で異なるかもしれません。
フリートに関しては、機材の接続から各機材を扱う担当者、担当者がどの位置にいるかまで構成図として記載しています。
Zoom配信で配信構成図を作るメリット①スタッフ間でのイメージ共有
Zoom配信でウェビナーやイベントを行い場合、チームで行うことが多いです。
チームで行う場合、構成配信図があるとないでは、当日の進行はもちろん、準備などのスピードも大きく変わります。
- どういうシステムでどんなカメラでどんなマイクを使っているの
- ウェビナー・ミーティング・youtubeなど、どんな配信を行うのか
上記の内容をスタッフが理解しているだけでも、とてもスピーディーになります。
配信構成図を用意することで、当日「これどうするんだっけ？」というような小さいミスもなくなり、時間も無駄になりません。
また、初めて参加するスタッフや事前打ち合わせができなかったスタッフでも、配信構成図があれば、ある程度の準備ができます。
複数人が関わるZoom配信においては、必須と言えるでしょう。
Zoom配信で配信構成図を作るメリット②小さな抜け漏れがなくなる
配信構成図が用意されていると、小さい抜け漏れを減らせるメリットがあります。
たとえば配信構成図を作成した際に、カメラを扱うスタッフが記載されていないとします。
そのような場合、配信構成図を見たときに「カメラは誰がやるの？」など、スタッフが気づき、指摘できるのです。
もし共有していなければ、当日にスタッフの人手が足りないなど、進行を妨げる原因となってしまうでしょう。
また、お客様への説明や確認においても重要です。
配信構成図を事前に共有することで、お客様から「これを画面に映したい」と言われた際に「今回はこのような接続になっているので、今回はここまでできます」と説明できます。
その他にも「演者さんへのモニタースピーカーは、この位置にあります」など、細かい説明もできるようになるのです。
Zoom配信で配信構成図を作るメリット③お客様のコストを抑えられる
配信構成図は、毎回ゼロから作るものではありません。
1つでも作っておけば、次に同じようなZoom配信を行う際に、スタッフのスピードが速くなります。
結果的に稼働が減り、お客様にお支払い頂くプロジェクトも減らせるのです。
お客様の予算内で、どのように配信を行うかの相談も、しやすくなります。
Zoom配信で配信構成図を作るメリット④コミュニケーションエラーをなくせる
配信構成図は、ただ機械の接続を見るものではありません。
オペレーションの卓にどのように機材を乗せて、スタッフをどのように配置するかまで記載します。
これらを記載しておかないと、当日に「機材が卓に載りきらない」「コミュニケーションがとりづらい」といったトラブルの原因になるのです。
とくに大事なのは、コミュニケーション。
たとえば、以下の3名のスタッフがいたとします。
- A（オペレーション能力が高い）
- B（クライアントとのコミュニケーションがメイン）
- C（オペレーションにまだ慣れていない）
この場合、Aさんを真ん中に配置するように考えるのです。
Aさんが真ん中にいることで、Bさんの意見を聞きやすく、Cさんのフォローができます。
しかし、Aさんが端に寄ってしまうと、Bさんからクライアントの意見を聞くのが遅くなり、Cさんのフォローもできなくなってしまうでしょう。
このようなコミュニケーションエラーを減らすためにも、配信構成図は役立ちます。
Zoom配信で配信構成図を作るメリット⑤他社との連携を行いやすい
Zoom配信を行う際、配信チームと進行チームが分かれる場合があります。
フリートは主に配信を行うため、進行チームから質問を頂くことがあるのです。
そのときに、配信構成図があると、連携しやすくなります。
進行チームと配信構成図を共有することで、配信チームが何をどこまでできるのかを把握してもらえるからです。
進行チームによっては、配信構成図がないと、上手く台本や進行表を書けないこともあります。
チームで分かれる際や、イベント制作会社と一緒に行う際にも、配信構成図の共有は大事になります。
フリートがZoom配信の配信構成図を作成する際のポイント
フリートがZoom配信の配信構成図で重要視しているのは、どれだけお客様のリクエストに応えられるかというポイントです。
配信構成図は、作業の正確さや時間短縮に繋がります。
つまり、お客様の求めるZoom配信においての、パフォーマンスの最大化です。
フリートでは、構成図を作ってから見積もりをだすため、双方ともに納得して進めていけるメリットがあります。
フリートで最初に用意する配信構成図は、あくまで最低限のものになります。
そこから「こういうことがしたい」という要望があれば、構成図を元にして追加していく形です。
最低限の配信構成図を共有していると、追加の要望でどのような機材が増えてなぜ予算が増えるのかも、納得して頂けます。
「お互いにとって納得できる形でパフォーマンスを最大化するための配信構成図」と考えてください。
ただ、スタッフ間で作業効率を良くするだけではなく、あくまで軸にあるのはお客様の理想です。
配信構成図は事前シミュレーション
配信構成図を作成するというのは、Zoom配信の事前シミュレーションにもなっています。
フリートでは、お客様の理想とするイベントを、チーム内でシミュレーションします。
だからこそ、事前準備としての配信構成図が必要になるのです。
シミュレーションができていなければ、どんな機材が必要でどれ位の数の機材が必要かわかりません。
配信構成図を作ることは、言うならば事前シミュレーションです。
Zoom配信を円滑にするためには、必要な作業と考えています。
配信構成図は台本作りにも必要
配信構成図があると、台本作りにも役立ちます。
実際に、文字だけの原稿であれば、配信構成図がなくても書けるでしょう。
しかし、多くのZoom配信では「このタイミングのこのセリフでZoomでこの絵を使う」というような進行を記載しています。
配信構成図がないと、このようなタイミングを書くのが難しいのです。
文字だけの原稿では、オペレーターは、そのタイミングで何をして良いのかわかりません。
オペレーターと協力して舞台を作り上げるためにも、配信構成図が必要になります。
フリートはZoom配信の進行台本も作成
フリートでは、Zoom配信の進行台本まで作成します。
Zoom配信に限らず、舞台には大きく分けて2つのスタッフがいます。
- オペレーター……作られた舞台を配信する人
- 進行……出演者の管理・台本の制作・合図出し
イベントによっては、進行が別会社になる場合もありますが、フリートは両方を行うことも可能です。
フリートだけで行う場合ももちろんですが、進行を別会社に依頼している場合は、より配信構成図による共有が必要になります。
台本と進行表の違いとは？
台本と進行表については、各社で呼び方が異なります。
そのため、一概に「こういうものが台本、こういうものが進行表」とは言えません。
フリートにおいては、以下のような認識です。
- 台本……文字（シナリオ）のみ
- 進行表……台本+時間（どのタイミングで何をするべきか）
フリートがなぜ進行台本まで用意するのか
Zoom配信を円滑に行うために、フリートでは進行台本まで用意する場合があります。
作成して頂く進行台本でよくあるのが、Excelの種類がいくつも分かれている例です。
しかし、資料がいくつもあると「どれを見ればいいのか？」「どの資料が最新のものなのか」が把握できなくなってしまいます。
これらをすべて1つにまとめることで、資料を探す手間が省けますし、情報伝達の正確性もあがります。
また、打合せを減らすメリットにも繋がるのです。
イベントの度に毎回事前ミーティングを行う場合、フリートスタッフ・主催者・外注スタッフでミーティングを行わなければいけません。
しかし、全員が予定を合わせてミーティングを行うのは、現実的に難しい場合もあります。
進行台本までこちらで用意しておけば、関わる全員がミーティングに参加しなくても、ある程度把握できる状態になるのです。
Zoom配信において進行台本も重要
配信構成図と同様、進行台本もお客様とスタッフとのイメージ共有のために必要です。
進行台本がないと「ここってこうじゃないんですか？」「私はこう思ってたんですけど、違うんですか？」といったすれ違いが起きてしまいます。
そのようなすれ違いや抜け漏れを防ぐために、進行台本も必要になるのです。
フリートでは、台本を出すときにほとんどの場合、進行まで作成しますので、ご相談ください。
Zoom配信におけるフリートの強みは事前準備の徹底
Zoom配信は、事前準備が重要です。
事前準備があるかないかで、お客様の求めるZoom配信ができるかどうかが変わってきます。
事前準備の一つの方法として、私たちフリートは、配信構成図や進行票の作成をしているのです。
もし少しでも、これまでのZoom配信イベントなどで失敗した経験があるなら、ぜひフリートにご相談ください。
お客様のご予算内で、パフォーマンスを最大化する提案をさせて頂きます。
また、フリートはZoom配信における専門家なので、わからないことがありましたら、お気軽になんでもご相談ください。
弊社は、お客様に合わせた提案を実現し、配信を成功に導いてきた実績を持っています。
- こんな配信がしたい
- どんな機材が必要かわからない
- どのように準備を進めればいいかわからない
ぜひ上記のような方は、一度フリートまでご相談ください。
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