【ハイブリッド配信事例】大阪大学よりお届けしたハイブリッド配信。成功の鍵は事前準備

Zoom ハイブリッド配信 オンライン公演 講義

Zoom社公認、Zoom専門オンライン配信代行企業のフリートです。

これまで弊社は、採用イベントや企業総会など。お客様ごとに異なるニーズに寄り添い、オンライン配信を成功に導くご提案・代行を任されてまいりました。

本日ご紹介したい事例は、昨年2021年12月に大阪大学で開催された『第1回 乳幼児療育 カンファレンス 2022』の配信代行です。

未来の早期療育のビジョンをテーマに「医学」「教育学」「心理学」「療育現場」「保護者」、立場や専門分野の垣根をこえ、議論を交わす催しは前例も少なく、革新的な試みとしての意義を見出されておりました。

内容はもちろん、著名人も多く参加する今回のカンファレンスに多くの視聴者が関心を寄せていたことは言うまでもありません。

もちろん、このことは裏を返せば「失敗が許されない」ことをも意味します。

配信のミスは参加者の満足度ばかりか、今後のカンファレンスの方向性自体すら左右させてしまう危険性も孕んでいるため、弊社としても身の引き締まる想いで配信代行に取り組ませていただきました。

それでは早速、今回のイベントに携わらせていただいた弊社の仕事のをご紹介してまいりましょう。

 
 

【大前提】需要を高める「ハイブリッド配信」のおさらい

ハイブリッド配信

Zoomを用いた配信にも種類があります。

本題に入る前の前提として、今回の会議に採用された配信スタイル「ハイブリッド配信」の概要をおさらいすることから始めていきましょう。

Zoom配信における「ハイブリッド」とは、オンラインとオフラインのかけ合わせを意味します。

今回の事例であれば、大阪大学は銀杏会館で実際に進められる議論(オフライン)をリアルタイム配信することで、オンラインからの視聴・参加も可能にすることに、「ハイブリッド配信」の有用性が見出されておりました。

 

(簡単には、新型コロナウィルス蔓延後のテレビ番組を想像されると分かりやすいかもしれません。スタジオに登壇する方とは別に、モニター越しに映る有識者も参加するニュース番組のイメージです。)

ハイブリッド配信

ハイブリッド配信は遠方からの気軽な参加を実現するほか、イベントの格式を損なわないことにも注目を集めています。

大手企業の総会や採用イベントの催しなどにも広く採用されており、日ごと需要を伸ばしている配信スタイルと言っても過言ではありません。

 

しかしながら、参加者全員が自宅やオフィスからオンラインで参加するZoom配信と比較すると、事前準備から当日の進行に至るまで……。

想定しえない難所や注意点が多方向に散在する難しさも持っている配信方法であることも無視できません。

 

イベントごと、状況ごと、会場ごとに着目するポイントも異なります。不用意にチャレンジした結果、失敗に終わってしまうケースだって決して珍しいことではないのです。

 

ハイブリッド配信の成功は、会場設備のチェックから始まる

以上を前提に、大阪大学”ならでは”。Zoom配信を行うにあたり、会場そのものに発見できた問題点を紹介してまいりましょう。

ハイブリッド配信

会場となった大阪大学の銀杏会館は1993年に建てられた施設。

医学部教職員と学友会 会員の交流促進、医療情報の発信地としても機能する本施設のホールは、まさに今回のカンファレンス内容に相応しい風格をたずさえております。

 

とはいえ、会場で完結されるイベントならいざ知れず、銀杏会館は「Zoom配信に適切した施設」ではありませんでした。

 

以下、早期発見できた物理的な不安要素を箇条書きで記してまいります。

 

ハイブリッド配信を失敗に終わらせる物理的要因(1)会場の設備が古く、特殊

ハイブリッド配信

施設のコントロールを司るシステム系統が演題に一極集中しており、フレキシブルな対応が困難に見受けられました。

今回は本番までの日程が迫っているうえ、コントロールシステム自体への干渉は施設全体に関わる問題でもあるため、下手にいじることもできません。

 

ハイブリッド配信を失敗に終わらせる物理的要因(2)ケーブルが1本?

会場音声入力は「HDMIケーブル」1本に任されておりました。

Zoom配信を行う場合には、スクリーン用・登壇者のマイク用と、ケーブルも分岐させる必要があります。

 

ハイブリッド配信を失敗に終わらせる物理的要因(3)視聴者の画面がループ?

ハイブリッド配信

今回の会場では、設置されていたスライドの”位置”がハイブリッド配信に不向きである発見もありました。

スライドがちょうど登壇者の立つ”ま後ろ”に設置されていたのです。

多くの大学講堂にも散見できるスライドの配置の何が問題か……オンライン参加者のモニター映像を想像してみると理解しやすいかもしれません。

ハイブリッド配信は、会場の様子を映すカメラ映像(A)のほか、カンファレンスに用意された資料やスライド(B)、オンライン参加者の様子やリアクションを映し出すチャンネル(C)など。

複数の映像を切り替えながら進行させていくことが一般的です。

つまり、カメラと登壇者、スライドが直線上に並んでいる場合……登壇者を映すカメラ(A)が背景のスライド画像(B)をも不要にとらえ、視聴者のパソコンに映し出されてしまうのです。

ハイブリッド配信

真に危惧するべきは、会場スライドにオンライン参加者(C)を映し出すケースでしょう。

オンライン参加者のモニター画面には、カメラ映像(A)を通して、スライド画面に映し出される参加中の自分が表示される……まるで”合わせ鏡”のような状況を作り出してしまうからです。

登壇者にスライド画面を映してしまうことはもちろん、対策を講じなければ全ての参加者に大きなストレスを与える要因になります。

 

ハイブリッド配信を失敗に終わらせる物理的要因(4)そもそも電源は大丈夫?

ハイブリッド配信

安定した配信を実現するためには、電源の供給状況、施設に流れるアンペア数値・使用されるコンセントの種類までも把握しておく必要もあります。

本番イベント中は、集中的に多くのパソコンが起動するためです。

たとえば、パソコン1台に用いる電気エネルギーを「150w」としましょう。

10台であれば「1500w」、この数字はちょうど電子レンジに用いるエネルギー量と同じくらいです。

複数のパソコンが密集、いわゆる電源タップが”タコ足配線”状態になっていれば、本番中にブレーカーが落ち、会そのものを台無しにしてしまう可能性だってゼロではありません。

ハイブリッド配信

銀杏会館が建てられてから約30年もの月日が経過していることを考えれば、施設がオンライン配信に対応していないことも無理はありません。

しかしながら、対面形式を得意とするイベント会場が必ずしもオンライン配信に適していないこと。

Zoomを用いたライブ配信を完遂させるためには本番を迎えるより前、会場設備そのものから見直す必要があることをご理解いただけたと思います。

弊社がオンライン配信を代行する際に会場の下見を欠かさない理由は、当日の不安要素を可能な限り洗い出し、未然に対策手段を講じるためです。

イベント当日にブレーカーが落ちてしまう”万が一”の芽すら潰しておく……徹底した用意こそがスムーズな本番を約束するのです。

 

ハイブリッド配信を成功させる機材サポート、全ての機材・配置に意味がある

ハイブリッド配信

以上にあげた施設設備や機材の不安に関し、今回は、弊社が機材を持ち込んで解消する方法をご提案させていただきました。

もちろん、用意する機材全てに、ご納得していただける理由をご説明することができます。

たとえばケーブル。音声を出力するケーブルは、磁気を帯びる電源ケーブルと絡まってしまうことでノイズを発生させてしまう危険性を持っていますが……並行に並べる配置で雑音の混入を避けることが可能です。

マイク・イヤホンは、会場周辺の「周波数」を意識して選定する必要があります。

都内や大学などでは無数の電波が飛んでおり、イベントに関係のない音声までを拾ってしまう可能性があるためです。

有線であれば混線を回避できますが、稼働範囲に制限が出てきますし会場の構造によっては使い勝手が悪い場合もあるでしょう。

加え、最適な機材の選定には、イベント内容や登壇者の希望なども反映させることも大切です。

 

突然の故障に備え、バックアップをとったパソコンも余分に持ち込むほか、今回はスタッフ感のやりとりに「メッセンジャー」のグループ通話を採用しました。

スタッフ間の連携ツールには「業務用インカム」も候補にあがりますが、機材コストが意外に高いことはあまり知られておりません。

同じパフォーマンス・役割を期待できる「メッセンジャー」でこと足りるのであれば、イベント自体のクオリティを下げることもありません。

費用をかけて高い機材を用意することだけが、ご提案ではないはずです。

以上、複雑に思える機材・役割をシンプルに明記した「構成図」はスタッフが確認するほか、クライアント様にも確認できるよう、提示させていただきます。

ハイブリッド配信

当日の流れにとどまらず、設備への対策までもシェアするのは、慣れないハイブリッド配信のご依頼だからこそでもあるでしょう。

クライアント様に不明瞭を残さず、安心してイベントに臨んでいただける環境を整えることも代行業の仕事。と、弊社はとらえております。

 

課題の多かったハイブリッド配信、成功をアシストする当日の動き

ハイブリッド配信

上記は、イベントを成功させるための下準備です。しかしながら、物理的問題の解決のみが弊社に求められている品質ではありません。

本番当日は弊社もクライアント様のイベントを自分ごとにとらえ、配信のクオリティ・参加者の満足度を少しでも上げるため、入念に練られた計画のもとスタッフが奔走します。

たとえば、イベント構成全体への助言であれば……

スライドと配信映像の効果的な切り替え

最初の話題にもテロップを入れ、視認性をあげる

協賛企業のCMを途中に挟み、参加者が疲れないようにする

アイデアは、弊社が進言させていただき、本番に採用された試みです。

 

また、当日に用意したカメラは3台。

イベント全体を映すメインカメラのほか、ズーム機能や機動性に優れたカメラも用意することで、オンライン参加者を飽きさせない工夫を「画変わり」からもアシストしました。

ハイブリッド配信
登壇者を多く映すメインカメラを担当するスタッフが、全体を俯瞰でとらえ、ほかカメラマンへの指示や、配信画面の切り替えタイミングを担当のスイッチャーに伝える……。

状況に応じた臨機応変な対応やスタッフ間の連携は、更新頻度の早いZoomの仕様変更のチェックを毎日怠らない姿勢と、多くの現場経験より学んだ”イベントそのもの”への理解の合わせ技。

一朝一夕で培えない強みとも、弊社は自負しております。

 

大阪大学からお届けするハイブリッド配信、次回に活かせる反省点

ハイブリッド配信

本日は、大阪大学で催された『乳幼児療育 カンファレンス 2022』の配信代行事例をお届けしてまいりました。

最後に今回の反省点に関して記述し、本記事を終わりにしたいと思います。

反省の中心は「リハーサル時間を満足に確保できなかった」ことにあります。

先に、ハイブリッド配信を成功させるための「イベントごと、状況ごと、会場ごとの問題点に着目する」必要性を書きました。

しかしながら、今回は会場自体に課題が多く散見できたため、イベントの設備設営が終わったのは本番前日のことでした。

本番の擬似練習を通して初めて見えてくる課題に対し、対応策を考える時間が満足に取れなかったのです。

ハイブリッド配信

もちろん、多忙な著名人が参加するイベントに時間的な猶予が持てないことは仕方のないことですし、(仮に)細かい箇所を弊社に丸投げ、ぶっつけで本番を迎えたとしても成功に導くノウハウを持っている自信も持っています。

とは言え、参加者全ての方を満足させることはもちろん、クライアント様が思い描かれていた120点を叩きせる配信をお届けしてこそ代行会社に依頼する価値が認められると言えるのではないでしょうか。

 

完成度を高めるためにも「ハイブリッド配信」ご依頼のご連絡はお早めに!

ハイブリッド配信

弊社へご依頼されるお客様は「Zoom配信に不慣れ」であることを動機にされる方が珍しくありません。

一般化したツールとは言え、まだまだZoomを不得意に感じられる方が多くいらっしゃるからです。

 

もちろん、ご依頼に、本来であれば対面形式を採用したかった希望や、代替案を失敗させたくない。消極的な意向をお持ちである方も少なくありません。

しかしながら、リアルのイベントをZoom配信に落とし込むうえで、オンラインの得意を活かした「プラスα」のご提案をできることにもご依頼の意義がある。

と、弊社は考えております。

冒頭の繰り返しになってしまいますが、弊社は”代行”ではなく、Zoomを用いて、お客様のイベントを”成功”させることにご好評をいただいている会社です。

内容はもちろん、見せ方、費用、ご意向……全てを汲みとったうえで捻り出すご提案は「フリートに頼んでよかった」よりもっと先「オンライン配信を選んで良かった」と言ってもらうための努力と言っても過言ではないのです。

オンラインイベント、Zoomを用いた「ハイブリッド配信」を二人三脚で成功させるためにも、ご依頼は早いに越したことはありません。

極端な話…

「ハイブリッド配信って何? そもそもZoomって何?」

と言った状態からご相談をされるお客様も多くいらっしゃいます。

早期の準備が成功につながることは繰り返し書いてまいりましたが……お客様自身、早めにご相談していただくことで、課題が浮き彫りになり、想定されているイベントの輪郭が浮かび上がることにご利用していただくこともできます。

失敗できないZoom配信に、是非弊社を頼ってください。

一緒にイベントを成功させるため、経験・知識を余すことなく反映させていただきます!

 
 

 

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