2021.11.17
【フルリモート配信代行事例】Zoomウェビナーで新規事業説明会を開催！
お客様の配信を成功へ導く、Zoom専門オンライン配信代行のフリートです。
フリートはZoom社公認の配信サポート企業であり、これまで採用イベントや企業総会など様々なオンライン配信を手がけています。
新型コロナウイルスの感染状況によっては、緊急事態宣言によって会場でのイベントが開催できなくなるなど、以前よりも状況の変化に応じた柔軟な対応が求められています。
フリートではスタジオや会議室からの配信だけではなく、登壇者含め全員がオンラインから参加する「フルリモート配信」も手掛けてきました。
「普段から社内ミーティングでもZoomを利用して慣れているから、自分たちだけで配信を運営しても大丈夫」と思っていると、意外なところでつまずく恐れがあります。
フルリモート配信もプロに任せることで、より凝った演出でトラブルなく配信することが可能です。
今回はフルリモート配信をプロに頼むべき理由とフリートが配信代行した製薬会社様の事業説明会事例をご紹介いたします！
Zoomウェビナーのフルリモート配信とは？
フルリモート配信とは、イベントの出演者や参加者が自宅や社内からオンラインで参加し配信を行うやり方です。
・社内全員が集まるイベントを行いたいが、全国に支社が散らばり一箇所への集合が難しい
・海外にいる人をパネリストとして呼びたい
上記の場合は、場所の制約を超えて参加者も登壇者も呼ぶことができるフルリモート配信がお勧めです。
また、すでに話し手が固定されており、話す内容を参加者が聞くイベントであれば、ウェビナーの使用が最適でしょう。
ウェビナーとは、「ウェブ」と「セミナー」を掛け合わせた単語であり、主に株主総会や商品説明会、セミナーなど様々な場面で活用されています。
Zoomが提供している「Zoomウェビナー」を使えば、手軽に配信することが可能です。
通常、中継生放送では、中継場所ごとに撮影機材、カメラマン、スタッフと送るため、中継設定を行うだけでも高額な機材費と人件費がかかってしまいます。
一方で、Zoomウェビナーであれば、iPhoneでも十分綺麗な画質で撮影でき、登壇者ご自身で機材のセットもできるためコストを抑えた配信がしやすくなります。
社内ミーティングや討論会で利用されているZoomミーティングと基本の操作は同じなので、普段からZoomを利用していれば操作の学習時間も短くなるでしょう。
参加者はパネリストとして指定されなければウェビナー上で話すことはできませんが、投票機能やコメント機能で登壇者とコミュニケーションを取ることが可能です。
Zoomウェビナーを配信代行に頼んだほうが良い理由
Zoomウェビナーを配信代行に頼むメリット【1】
イベントに合わせた演出で参加者を惹きつける配信ができる
プロの配信代行者に依頼することで、配信の格が上がる演出を行うことが可能です。
Zoomは手軽なツールである一方、演出もしっかり準備しておかないと、イベントそのものに素人感や安っぽさが出てしまいかねません。
例えば、出演者の背景に部屋が散らかっている様子や、プライベートなものが映ってしまうと、話の内容よりも背景ばかり気が向いてしまいます。
各登壇者の背後にグリーンバックと呼ばれる機材を使用すれば、登壇者の映像と用意しておいた画像を合成し、自宅や社内の背後を完全に隠すことが可能です。
会社のカラーやロゴに合わせた背景を合成すればオンラインイベントにおいてもブランドイメージの統一感を演出できます。
また、映像そのものにもテロップやタイトルを追加することで、より参加者に伝わりやすい配信ができるでしょう。
他にも、投影資料の映し方や、進行上の演出などイベントの満足度を上げるための細かい工夫は様々。
以上の背景やテロップの合成作業はオンライン配信代行業者が担当するため、登壇者はカメラに向かって話すことだけに集中できます。
お客様のイベントをよりオフィシャルなものへと印象づけるためにも、配信イベントの運営はオンライン配信代行業者に任せた方が安心と言えます。
Zoomウェビナーを配信代行に頼むメリット【２】
Zoomの知識を基に適切な機材、操作ができる
オンライン配信代行業者であれば配信に合わせた適切な機材が準備できる上、トラブルが発生した時にも即座に対処が可能です。
各登壇者の映像や音声を配信用のパソコンへ送ったり、画面を切り替えたりするにはミキサーや音響ケーブルなど専用機材の扱いに長けている必要があります。
加えて、配信中にトラブルが起きた時には、Zoomの問題なのか、機材の問題なのか的確に判別して解決させなければなりません。
機材と配信ツールの両方に詳しい知識が必要になるため、社内のイベント担当者のみで対応しきることは難しいでしょう。
フリートはアメリカのZoom本社から発表されるZoom機能の最新情報を常にチェック。
新規機能については自社で必ず試してからお客様へ提案するほど理解を深めています。
機能も機材も熟知しているからこそ、お客様への予算に合わせた企画提案もできます。
テレビ番組並みの映像を配信したい場合は金額をかければかけた分だけ実現可能にはなりますが、お客様の予算には限度があることも承知です。
Zoomを使えばテロップ、背景の画像合成をすると演出のレベルは上がる一方で音ズレが発生する可能性があるなど、オンライン配信ツールの利点と欠点をご説明し、お客様のイベントの目標と費用感のバランスを見ながら妥協点を提案します。
一番大切なのはお客様が理想とする配信を実現すること。
フリートはどうやったらお客様のイベントが成功できるのかを起点に、イベントの目的に適した配信方法をご提案させていただきます。
Zoomウェビナーを配信代行に頼むメリット【３】
オンライン配信のプロだからこそ突発的なトラブルにも対応可能
オンライン配信代行業者であればトラブルが発生した際に、慌てずすぐに配信を立て直すことができます。
オンライン配信はリアルタイムで流れるため、画像遅延や乱れの対応に手間取ると後々の進行にまで影響し、イベント内容に関わらず参加者に失敗した印象を与えてしまいます。
配信者だけでなく参加者のログイン状況や映像がクリアに視聴できているかまで確認せねばならず、対応すべき範囲が広いのもオンライン配信イベントの特徴です。
突然画像が乱れる、音が聞こえなくなった、映像が参加者に届いていないなど。
トラブルが起きた際にはすぐに問題を解消し復旧させることがオンライン配信では鉄則です。
フリートではスタッフの一人一人がZoomのプロフェッショナルであり、配信の機材、音響、システムについて幅広く把握し現場の撮影、画面のスイッチング、入退室管理までマルチに対応。
兼務を前提とした配信体制を組んでおり、万が一特定の機材や音響でミスが発生しても、その場のスタッフ同士でフォローし合えるので、少人数でも十分クオリティの高い配信ができます。
Zoomウェビナーを配信代行に頼む時の注意点
配信ツールに詳しいオンライン配信代行業者を選ぼう
配信代行業者を選ぶ際の注意点として、ZoomやTeamsなど使用するツールについて詳しく知っているか確認しましょう。
現在、テレビ中継や映像編集に強みを持つ映像制作会社、貸しスタジオ会社までオンライン配信事業をはじめていますが、実はテレビの生中継とオンライン配信は、配信スタイルが全く異なります。
テレビの生放送の現場では、カメラや音響など機材ごとにスタッフが専門化されており、自分が担当する機材以外を操作することはありません。
スタッフがそれぞれ専業化してしまうとオンライン配信で突発的なトラブルが起きた時に、スタッフ同士でカバーできずに体制を整え直すことが難しくなります。
また、専業のソフトや撮影機材については詳しいけれども、オンライン配信ツールについてはわからない会社も未だ多く、ZoomミーティングとZoomウェビナーの違いをわからないままに配信を担当していることもあります。
オンライン配信の勝手がわかっていなければ、機材についてもテレビ番組で利用されるような高額な撮影機材や音響機材を提供しがちです。
しかし、Zoomは映像配信時に画像が圧縮されてしまうため、テレビ中継並みの高画質な撮影機材は必要ありません。
オンライン配信ツールの理解がないままに、お客様へ必要以上の高額な機材レンタル費や作業代を見積もる恐れがあります。
フリートはZoom社公認の配信サポート企業であり、全スタッフがツールも機材も熟知しているからこそ、お客様に最適な見積価格を提供することができます。
新規事業説明会をZoomウェビナーで配信！フルリモート配信事例
先日行われたZoomウェビナーのフルリモート配信の事例をご紹介し、フリートのオンライン配信へのこだわりや配信のポイントを解説いたします。
Zoomウェビナーで新規事業説明会 フルリモート配信事例【1】
緊急事態宣言で会場をキャンセル フルリモート配信へ急遽切り替え
フリートがサポートさせていただいたのは製薬会社様の新規事業説明のフルリモート配信です。
元々は大きな会議室を借り、登壇者を会場に集めてその場からオンライン配信を行う予定でした。
ところが、緊急事態宣言が発令され大規模な集会自体を開催することができなくなります。
事業説明会の日時を変更することはできず、急遽、登壇者も視聴者も全員オンラインから参加するフルリモート配信に切り替えることとなりました。
・主に登壇者が事業内容や詳細について視聴者に伝える
・登壇者も操作感に慣れており扱いやすい
・リモート配信のためにカメラマンと撮影機材を各登壇者に送るコストと時間はない
上記を理由に弊社でZoomウェビナーを採用することに決定し、切り替えに伴ってフリートで改めて準備を進めることとなりました。
Zoomウェビナーで新規事業説明会 フルリモート配信事例【2】
演出には手を抜かない フリートの配信へのこだわり
会場を借りた配信からフルリモート配信への変更により、機材、スタッフ、投影資料などあらゆる変更が発生しました。
会場配信で使用予定だったカメラ、マイク、ミキサーなどの配信機材一式が必要なくなり、担当するスタッフ人数を減らし借りていた会場も縮小します。
一方で、フルリモート配信になると、登壇者はご自宅や会社のデスクから説明会に参加することになります。
背景に私物やプライベートな空間が映ってしまっては、新規事業説明会にも関わらず会社の事業への熱意が参加者に伝わりません。
また各参加者の私物のカメラでは、登壇者によって画質のばらつきも出てくる恐れがありました。
そこで、フリートではよりフォーマルな場であることを演出するため、Zoomで話している登壇者の映像に投影資料やテロップをリアルタイムで合成することに決めました。
まず、登壇者へはiPhone、リングライト、グリーンバックを送付。
事前にリハーサルで各登壇者の顔の映りかたや画角を調整します。
フリートでは映像をリアルタイムに合成するためのパソコンを20台ほど会場に準備。
当日に登壇者の背後にグリーンバックを設置いただき、フリート側に送られてきた映像に資料と背景をその場で合成し参加者へ配信しました。
画面の切り替え操作もフリートが全て行います。
事前にオープニングや概要説明を撮影し、進行に合わせて登壇者映像と録画を切り替えます。
参加者からも質問を募るQ&Aセッションでは、返答するタイミングで回答者を視聴画面に登場させました。
登壇者は普段通りZoom上で話しているだけなので、一切負担はかかっていません。
投影資料の切り替えやテロップ付きの映像が流れることで、テレビ番組を見ているような印象を参加者に与えることができました。
Zoomウェビナーで新規事業説明会 フルリモート配信事例【3】
トラブル回避のための会場準備も入念に
映像合成用に20台もパソコンを用意することになったため、今回は電源の確保できる環境を整えました。
登壇者がいない分、狭いスペースでも配信できますが、数多くのパソコンを繋ぐために電源数とワット数が十分に確保できる現場が必要となります。
特にウェビナー配信であれば、一つの画面しか視聴者は見ていないため、パソコンの電源が落ちてしまうと配信が止まる恐れがありました。
パソコンごとにどの電源を繋げるのか事前にレイアウトを構成し、電源確保と快適な配信環境を整えることに努めました。
電源確保に併せて、パソコンの突然の故障に備えたバックアップ用の機材、パソコンも用意します。
万が一、本番用のパソコンの調子が悪くなったとしても、すぐに予備のパソコンに切り替えることで配信が途切れないような体制を築きました。
もちろん、電源だけでなく通信環境の確認も大切です。
フリートでは毎回配信会場の通信速度を計測し、十分な配信環境なのかチェックをしています。
また、弊社より電波の届きにくい場所でも安定した通信環境を整える「マルチSIMルーター」をバックアップ機材として準備。
突然の回線切れが起きたとしても、配信を途切れさせない体制を築いています。
Zoomウェビナーで新規事業説明会 フルリモート配信事例【4】
入念な準備により新規事業説明会を無事に終える
本番当日には、配信会場にも関係者や配信依頼いただいたお客様も来ていただき、視聴者にどのような画面が見えているのかを大型モニターで確認してもらいました。
社長もログインできているか、Zoom上でパネリストが正常に映っているか確認モニターでフリートスタッフもチェックします。
抜かりない準備をしたおかげで、当日は大きな事故もなく事業説明会を終えることができました。
少人数ながら優秀なスタッフを適切なポジションに配置できたことで、フリートのチームワークも発揮され無事に配信ができたことに、お客様からも安心とお喜びの声をいただきました。
フリートはこれまで、2000名以上参加の大規模ミーティングから、会社採用説明会、同時通訳、記者会見など様々なオンライン配信を担当してまいりました。
100名以上の大規模なオンラインイベントを開かれる際には、お日にちも前もってご依頼いただけますと、リハーサルや当日までの準備に十分な時間を確保できます。
ハイクオリティな配信を目指すのであれば、3ヶ月前から2ヶ月前までにご連絡ください。
個人のセミナー配信など小規模な配信であれば本番の2週間前でもご相談可能です。
・Zoomでオンラインイベントを開きたいがノウハウがない
・社外向けの重要なオンライン配信なのでクオリティを高くしたい
・最適な費用感でオンライン配信を行いたい
上記のお悩みございましたら、Zoom専門のオンライン配信代行業者であるフリートにぜひお問い合わせください。
お客様のイベントの目的・目標に合わせたオンライン配信をご提案させていただきます。
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